Oświadczenia o ochronie danych osobowych
Zgodnie z przepisami prawa oraz z ZR 20/2018, dostęp do systemów zawierających dane osobowe wymaga wcześniejszego złożenia oświadczenia do przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym. Istnieje kilka różnych zbiorów danych - dane studenckie, pracownicze, dane o stypendiach, dane kandydatów na studia itp. Każdy ze zbiorów wymaga osobnego oświadczenia o ochronie danych osobowych. W przypadku rozszerzania dostępów w danej aplikacji, jeżeli przetwarzane dane należą do tego samego zbioru, nie ma potrzeby składania nowego oświadczenia (np. w momencie, kiedy pracownik Dziekanatu otrzymuje dodatkowe uprawnienia w ramach Dziekanatu), ale jeżeli dane należą do innego zbioru (np. pracownik Dziekanatu ma otrzymać dostęp do systemu rekrutacyjnego), należy złożyć oświadczenie.
Od 27 maja 2025 r., zgodnie z Zarządzeniem Rektora PG nr 37/2025, upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, dla których odrębne przepisy nie wymagają formy pisemnej, są realizowane w systemie Moja PG i archiwizowane wyłącznie w postaci elektronicznej w systemie EZD. Zmiana ta nie wpływa na zasady przyznawania lub anulowania uprawnień, a jedynie na sposób ich obsługi i archiwizacji.
Oświadczenie wystawia KJO1) w Moja PG → Rejestry ODO
następnie oświadczenie jest przekazywane systemowo do właściwego GUZ2), który po wydaniu zgody przekazuje wniosek do IOD3), skąd trafia on do pracownika, dla którego to oświadczenie jest wystawiane (ścieżka akceptacji oświadczenia przez pracownika: Moja PG → Pracownik → Regulaminy/Umowy → Upoważnienia).
Na samym końcu podpis składa ASI4).
Nadanie uprawnień odbywa się na podstawie zgłoszenia wysłanego na Helpdesk przez KJO.
1) KJO - Kierownik Jednostki Organizacyjnej
2) Główny Użytkownik Zbioru; Najczęściej używane zbiory:
Dane Studentów (eDziekanat, eRekrutacja) - Agnieszka Krysiak;
Dane obcokrajowców (Erasmus+) - Bartosz Wiśniewski;
Dane stypendialne (eStypendia) - Barbara Wikieł;
Dane Pracowników ( HR) - Joanna Zielińska;
Oświadczenia B+R - Mariusz Madajczyk;
Studia Podyplomowe - Dziekan (każdy Wydział ma osobnego GUZ w postaci Dziekana danego Wydziału).
3) Inspektor Ochrony Danych - Paweł Baniel
4) Administrator Systemów Informatycznych
Tomasz Boiński
eDziekanat
eRekrutacja
Erasmus+
eStypendia
HR
B+R
Hurtownia Danych
Radosław Brendel
Polisy
Teta HR
Łukasz Konieczny
Teta FK