Generowanie cyfrowej decyzji zgodnie z KPA w Dziekanacie

W widoku spraw konkretnego studenta mamy podgląd na wszystkie sprawy jakie były obsługiwane elektronicznie. W kolumnie Akcje mamy możliwość bezpośredniego pobrania wygenerowanego przez Studenta dokumentu i DW (Dowodu wysłania).

Open

W naszym przykładzie przejdziemy proces generowania decyzji w obliczu złożenia przez Studenta eOświadczenia o rezygnacji ze studiów (analogicznie generujemy decyzje do wcześniej wystawionych zawiadomień). Przechodzimy do Generuj decyzję:

Open

Następnie wybieramy (na samym dole) eDecyzja o skreśleniu 2023/2024 (tradycyjnie, w momencie wydania nowych szablonów decyzji, będzie tworzona nowa pozycja z właściwym rokiem - należy zwrócić uwagę na to, by wybierać aktualne decyzje):

Zbędne pozycje z decyzjami zostaną ukryte w momencie zakończenia obsługi dotychczasowych decyzji we wszystkich Dziekanatach.

Tak jak do tej pory, po wybraniu rodzaju (eDecyzja o skreśleniu) pojawia się wybór właściwej decyzji. W naszym przypadku wybieramy eDecyzja - skreślenie - rezygnacja ze studiów - oczywiście w przypadku gdy to Dziekanat inicjuje wydanie decyzji i powód skreślenia jest inny, wybieramy adekwatną do sytuacji pozycję z listy:

W kolejnym kroku, jako że ten typ decyzji do odpowiedź na pismo Studenta, wybieramy powiązaną sprawę (w praktyce będziemy mieli tu o wiele mniej dokumentów do wyboru, ale zorientowanie się na liście może pomóc numer i rok, jaki widać w symbolu sprawy):

Po wybraniu sprawy kierunek uzupełni się automatycznie, ponieważ system wie, w kontekście jakiego kierunku Student złożył wniosek. Po stronie operatora w Dziekanacie pozostaje jeszcze wybranie osoby podpisującej w ramach danego Wydziału wniosek danego typu:

W przypadku zawiadomień podpisującym jest pracownik Dziekanatu i podpis składa się w EZD (w przypadku decyzji jest to przedstawiciel Władz Wydziału).

Po wybraniu właściwej osoby możemy wygenerować decyzję:

Jak do tej pory, tak samo w przypadku nowych decyzji, zalecamy aby w pierwszej kolejności generować podgląd, dzięki czemu będziemy w stanie wyłapać ewentualne błędy.

Dokument został utworzony i widać go na liście, ale ten dokument nie został jeszcze wysłany! Łatwo możemy się w tym zorientować patrząc na Status dokumentu KPA - w tym przypadku Nowy:

W tym przypadku Data złożenia to tak faktycznie data wytworzenia tego dokumentu po stronie Dziekanatu. Tak wytworzony dokument należy przesłać do podpisu korzystając z ikony w kolumnie Akcje:

Jest to jeszcze czas, kiedy możemy się po raz kolejny upewnić, że wygenerowany dokument jest prawidłowy i wówczas przesłać go do podpisu. Rozważana jest opcja wprowadzenia automatycznego przesyłania do podpisu dokumentów wygenerowanych w poprzednim kroku, bez konieczności klikania.

Po kliknięciu Prześlij do podpisu dokument jest transferowany do EZD - należy cierpliwie poczekać aż zniknie komunikat Ładowanie… (może on być widoczny nieco dłużej niż w pozostałych miejscach w Moja PG).

Status dokumentu zmienia się po chwili na Oczekuje na podpis:

Podpisy są składane w EZD przez osoby do tego upoważnione. Z jednej strony dla zawiadomień jest to pracownik Dziekanatu, z drugiej strony dla decyzji są to Władze Wydziału i czas podpisu zależy ściśle od reakcji osoby podpisującej, zatem na tym etapie Dziekanat ma “przerwę” w obsłudze decyzji. Po podpisaniu decyzji przez właściwą osobę, koszulka w EZD zostanie w ciągu kilku minut przekazana do osoby obsługującej sprawę w Dziekanacie, zatem otrzymamy z EZD maila (otrzyma go pracownik obsługujący sprawę na imienną skrzynkę pracowniczą) informującego o podpisaniu decyzji.

Po kolejnych kilku minutach eDecyzja zostanie automatycznie przekazana Studentowi i będzie miała wówczas status Oczekuje na odbiór:

W momencie, kiedy pojawi się ów status, w kolumnie Akcje dostępny jest do pobrania dowód wysyłki (DW), bo w domyśle my, jako Dziekanat, wysłaliśmy decyzję Studentowi (powyżej w kolumnie Akcje widzimy plik, którego przed chwilą nie było).

Student otrzymuje powiadomienie o oczekującym na odbiór dokumencie, powiadomienie jest ponawiane po 7 dniach wraz z informacją, że nieodebrany dokument zostanie uznany za odebrane zaocznie.