Jak ustawić reguły w Outlooku Web & Outlooku desktopowym

Tworzenie reguł w Outlooku to efektywny sposób na zarządzanie pocztą elektroniczną.
Jest też bardzo korzystne z kilku powodów:

1. Automatyzacja zarządzania wiadomościami

Reguły pozwalają na automatyczne sortowanie i organizowanie przychodzących wiadomości e-mail. Na przykład, możesz ustawić regułę, aby wiadomości od konkretnego nadawcy trafiały bezpośrednio do wybranego folderu.

2. Oszczędność czasu

Dzięki regułom, nie musisz ręcznie sortować i przeglądać każdego e-maila. Automatyzacja wielu zadań związanych z zarządzaniem skrzynką odbiorczą pozwala zaoszczędzić cenny czas.

3. Poprawa produktywności

Zorganizowana skrzynka odbiorcza pozwala skupić się na najważniejszych zadaniach. Reguły mogą pomóc w oddzieleniu ważnych e-maili od mniej istotnych, co ułatwia preorientację pracy.

4. Lepsza organizacja

Reguły mogą pomóc w utrzymaniu porządku w skrzynce odbiorczej. Możesz tworzyć foldery tematyczne, projekty lub grupować wiadomości według różnych kryteriów, co ułatwia późniejsze ich odnalezienie.

5. Automatyczne odpowiedzi i powiadomienia

Możesz skonfigurować reguły, aby automatycznie odpowiadały na wiadomości lub wysyłały powiadomienia o ich otrzymaniu, co może być szczególnie przydatne podczas nieobecności w pracy.

6. Filtrowanie niechcianych wiadomości

Reguły pozwalają na automatyczne filtrowanie i usuwanie spamu lub innych niechcianych wiadomości, co pomaga utrzymać czystość skrzynki odbiorczej.

7. Poprawa komunikacji zespołowej

Reguły mogą być używane do automatycznego przekierowywania wiadomości do odpowiednich członków zespołu, co poprawia komunikację i przepływ informacji w firmie.

8. Śledzenie ważnych wiadomości

Możesz ustawić reguły, aby ważne wiadomości były oznaczane jako przeczytane, oznaczane flagą lub kopiowane do specjalnych folderów, co ułatwia ich śledzenie.

Tworzenie reguł w Outlooku to prosty sposób na zwiększenie efektywności zarządzania e-mailami, co przekłada się na lepszą organizację i wyższą produktywność w codziennej pracy.

Poniżej instrukcja:

Jeśli chcesz uporządkować wiadomości, możesz tworzyć nowe foldery, przenosić i usuwać istniejące foldery albo zmieniać ich nazwy. Możesz również skonfigurować reguły, aby automatycznie przenosił wiadomości do folderów w zależności od określonych warunków.

Outlook Web

1. Zaloguj się do Outlook on the Web:

• Otwórz przeglądarkę internetową i przejdź do strony logowania Outlook Web https://outlook.office.com

2. Otwórz ustawienia:

• Kliknij ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu, aby otworzyć menu Ustawienia.

• wybierz Poczta po lewej stronie, a następnie Reguły z menu rozwijanego.

3. Kliknij przycisk + Dodaj nową regułę .

Open

3. Konfiguracja reguły:

• Nazwa reguły: Wprowadź nazwę dla nowej reguły.

• Warunki: Wybierz warunki, które muszą być spełnione, aby reguła została zastosowana. Na przykład, Od , Do , Temat zawiera określone słowa.

• Działania: Określ działania, które mają być wykonane na wiadomościach spełniających warunki. Na przykład, Przenieś do , Oznacz jako , UTWÓRZ NOWY FOLDER, Usuń .

Open

4. Możesz dodać więcej warunków lub działań, klikając Dodaj warunek lub Dodaj działanie .

5. Ustawienia zaawansowane (opcjonalnie):

• Możesz dodać wyjątki do reguły, aby określone wiadomości były wykluczone z reguły.

6. Po skonfigurowaniu reguły kliknij Zapisz , aby zatwierdzić ustawienia.

Już po zapisaniu w każdej chwili możesz wrócić do ustawionej reguły i dokonać zmian.

Nadal potrzebujesz pomocy?
Zarządzanie wiadomościami e-mail przy użyciu reguł w programie Outlook - Pomoc techniczna firmy Microsoft