Utworzenie zasobów do rezerwacji w kalendarzu Microsoft Outlook

Instrukcja dla użytkowników: Utworzenie zasobów do rezerwacji w kalendarzu Microsoft Outlook

W celu utworzenia zasobów (np. sal konferencyjnych/plac główny/komputery/basen) do rezerwacji w Microsoft Outlook, należy zgłosić odpowiednie zapotrzebowanie za pomocą:

Wyślij e-mail na adres: helpdesk@pg.edu.pl, w którym przekażesz szczegóły zapotrzebowania.

Proszę pamiętać, że nie składamy wniosków dostępowych dla samego Siebie.
W związku z tym, zgłoszenie może wymagać formalnego zatwierdzenia, bezpośredniego przełożonego np. Kierownik/Dyrektor Jednostki/Wydziału.
W przypadku braku zatwierdzenia zgłoszenie może zostać odrzucone lub wstrzymane do momentu jego akceptacji.
Uprzejmie informuję, że rezerwacje salek są dostępne wyłącznie dla osób należących do organizacji Politechniki Gdańskiej (PG).
Osoby spoza organizacji PG, które zostaną zaproszone do wydarzenia, będą miały dostęp do informacji o salkach zawartych w szczegółach zaproszenia. Dzięki temu będą mogły dodać takie wydarzenie do swojego kalendarza w Outlooku. Niemniej jednak, osoby spoza organizacji PG nie będą miały bezpośredniego dostępu do samej rezerwacji salki ani możliwości jej modyfikacji.
Każdy może dodać salę do kalendarza w outlooku dodawanie kalendarza.
Jednak bez odpowiednich uprawnień nic nie zobaczy

Informacje potrzebne do zgłoszenia

Aby umożliwić poprawną konfigurację zasobów, w zgłoszeniu należy zawrzeć następujące szczegóły:

Proszę określić, jaki zasób ma zostać utworzony. Czy ma to być lokalizacja, np. hol, sala konferencyjna, sala wykładowa, czy też sprzęt, taki jak komputer, mikroskop, projektor, drukarka?
Lokalizacja wskazujemy z Mapa Kampusu :

Podaj dokładne informacje o salach, które mają zostać dodane jako zasoby:
- Nazwa, dziedziniec, hol, sala, plac
- Numer budynku
- pojemność sali

Podczas tworzenia wydarzenia można filtrować dostępne sale według ich pojemności, co ułatwia wybór odpowiedniego pomieszczenia w zależności od liczby uczestników.

poziom/piętro
- numer pomieszczenia/pokoju
  Przykład nazwy: ALFA-Sala Konferencyjna CUI-NWETI (DUŻA)
  Przykład lokalizacji: Sala-B42-p346
- Proponujemy ustawić widoczność sal tak, że domyślne osoby nic nie widzą ale sala jest wyszukiwana w globalnym katalogu
- Proponujemy zostawić konflikty (odrzucenie przy konfliktach)

3. Uprawnienia

Określ, kto będzie widział jedynie statusy „wolne/zajęte” bez dostępu do szczegółów. (wszyscy lub wybrane osoby)
Wskaż osoby, które będą miały pełny dostęp do szczegółowych informacji o wydarzeniach np. tytuł, uczestnicy, opis (wszyscy lub wybrane osoby)
Kto może mieć dostęp do jej kalendarza (wszyscy lub wybrane osoby)
Wskaż osoby, które będą mogły dodawać wydarzenia do kalendarza (usuwanie zdarzeń, edytowanie, zmienianie terminów) (wszyscy lub wybrane osoby)
Podaj maksymalną ilość osób, która może się zmieścić w salce, na dziedzińcu, holu
Czy użytkownicy i jacy mogą zapraszać sale?
Czy wymagana jest akceptacja spotkań? Wskaż kto akceptuje spotkania.
Kto może wysyłać prośby o rezerwacje?

4. Informacje o osobach wymagających dostępu

Dostarcz następujące dane:

Imię i nazwisko osoby lub osób, które mają uzyskać dostęp.
Numer pracownika lub krótki login, aby jednoznacznie zidentyfikować użytkownika.

Dostarczając wszystkie wymienione informacje, przyspieszysz realizację zgłoszenia i zapewnisz prawidłową konfigurację zasobów w kalendarzu Microsoft Outlook.

Dziękujemy za współpracę!
Zespół CUI