Praca na skrzynka współdzielonych

Skrzynki współdzielone są prawdziwymi skrzynkami, więc mają swój status, a nie status użytkownika.
Korzystanie ze skrzynek tak jak zostały zaprojektowane - jako narzędzia pracy zespołowej, gdzie każdy może oznaczać wiadomości jako nie przeczytane, nadawać im flagi, kategorie, autoresponder itp.

Logowanie do ustawień/konfiguracji skrzynek współdzielonych
Klikamy na swoje imię i nazwisko. Wpisujemy nazwę skrzynki współdzielonej – jeśli mamy dostęp. Dostaniemy się na odpowiednią skrzynkę, która otworzy się w nowym oknie.

Do organizacji poczty wykorzystaj foldery, etykiety oraz kolory
Automatyczne oznaczanie wiadomości
Automatyczne kopiowanie, przenoszenie, kategoryzowanie
Masz możliwość zdefiniowania reguł na podstawie odbiorcy Jak ustawić reguły w Outlooku Web & Outlooku desktopowym, nadawcy, tematu lub treści wiadomości

Dla efektywnego zarządzania pocztą elektroniczną oraz zarządzaniem pracą można skonfigurować foldery, kategorie i flagi.

Prawym przyciskiem myszy kliknij na wiadomość, którą chcesz kategoryzować.
Z rozwijanego menu wybierz Kategoryzuj
Następnie wybierz kategorię, którą chcesz przypisać do wiadomości, lub utwórz nową kategorię.

Oznaczanie wiadomości flagami i kolorami ułatwia szybkie rozpoznawanie, które zadania są aktualnie w toku, a które już zostały zakończone.
Teraz Kierownik wie, że musi podjąć decyzję w sprawie maila, aby jak najszybciej odpowiedzieć na pytania zespołu/zgłaszającego.
W związku z tym zamierza dokładnie przeanalizować treść wiadomości, zebrać potrzebne informacje i odpowiedzieć. Ewentualnie po swojej odpowiedzi przekazać innemu pracownikowi.
Oczywiście osób, które muszą zająć się korespondencją może być więcej

Jeśli chcesz stworzyć nową kategorię, w menu kategorii wybierz Zarządzaj kategoriami
W nowym oknie kliknij Nowa kategoria , nadaj jej nazwę i kolor, a potem zapisz.

Organizacja wątków (konwersacji) i przypisywanie priorytetów w Outlooku to kluczowe elementy zarządzania pocztą, które pomagają w efektywnym śledzeniu i reagowaniu na wiadomości.

Można też ustawić Outlooka tak, by nie zaznaczał wiadomości jako przeczytanej
W tym celu wejdź w ustawienia POCZTA → OBSŁUGA WIADOMOŚCI → OZNACZ JAKO PRZECZYTANĄ dalej jak na screenie → zapisz