Kalendarz i planowanie spotkań w Aplikacji MS Teams NEW

Uruchamiamy Microsoft Teams NEW image-20240627-103706.png na komputerze.

Wybieramy pozycję Kalendarz po lewej stronie aplikacji.

kalendarz

Aby zaplanować spotkanie klikamy Nowe spotkanie w prawym górnym rogu.

nowe spotkanie

Pojawi się formularz planowania spotkania gdzie uzupełniamy wszystkie pozycje

Można wprowadzić tytuł spotkania

Dodajemy użytkowników wymaganych, rozpoczynając wpisywanie od imienia lub nazwiska. Tutaj pojawią się osoby z organizacji Organizatora planującego spotkanie.

Jednakże Aplikacja MS Teams NEW image-20240627-103706.png umożliwia zapraszanie również osób spoza organizacji, w tym osoby, które nie mają licencji usługi Teams NEW image-20240627-103706.png . W tym celu używamy opcji Opcjonalni  i wpisujemy pełny adres e-mail danej osoby (np. adam.przykladowy (at) gmail.com)

Ustalamy datę i zakres godzinowy spotkania bądź wybieramy opcję spotkania całodniowego.

Wybieramy opcję cykliczności spotkania/spotkań.

i Możemy ustawić kanał spotkania oraz lokalizację.

Wpisujemy szczegóły planowanego spotkania. Niezależnie od tego czy to pole będzie uzupełnione czy nie, uczestnicy spotkania otrzymają wiadomość skonfigurowaną automatycznie o treści:

Mamy tu wszystkie niezbędne informacje dotyczące spotkania i umożliwiające dołączenie do spotkania.

Po uzupełnieniu pól zapisujemy spotkanie, co spowoduje zamknięcie formularza planowania i automatycznie zostaną wysłane zaproszenia do wybranych użytkowników.


W górnej belce formularza planowania spotkania widoczne są dodatkowe opcje, które można, nie trzeba, definiować

Aplikacja MS Teams domyślnie ustawia wartość Pokaż jako na Zajęty przy spotkaniach zaplanowanych przez Organizatora. Jako Organizator możesz ustawić stan Pokaż jako dla danego spotkania.  Gdy użytkownicy (uczestnicy) otrzymają potwierdzenie uczestnictwa, ich status będzie automatycznie odzwierciedlał stan ustawiony przez organizatora.

 

Użytkownik (uczestnik) może ustawić swój indywidualny status spotkania za pośrednictwem opcji Pokaż jako niezależnie od statusu ustawionego przez Organizatora. Zaktualizowany stan będzie widoczny w kalendarzu.

 

W kolejnej zakładce mamy możliwość zdefiniowania kategorii kolorystycznej spotkania/spotkań 



Jeżeli strefa czasowa planowanego spotkania różni się od aktualnej, można ją zmienić

Od użytkowników (uczestników spotkania) możemy wymagać potwierdzenia obecności na spotkaniu. Również możemy zezwolić lub zablokować opcję przesyłania formularza spotkania do innych użytkowników.

W ostatniej zakładce ustawiamy opcje dotyczące rejestracji na spotkanie

Spotkanie możemy również zaplanować z poziomu czatu z użytkownikiem wybierając pozycję Zaplanuj spotkanie poniżej pola z nową wiadomością.

 

Centrum Usług Informatycznych Politechniki Gdańskiej 2024