Formularze PG

Aplikacja Formularze PG (Forms PG) dostępna jest pod adresem https://forms.pg.edu.pl/ dla uprawnionych pracowników. Usługa umożliwia tworzenie formularzy do zbierania odpowiedzi od użytkowników. W prosty sposób można utworzyć formularz, w którym użytkownicy mogą m.in. odpowiedzieć na zadane pytania otwarte (możliwa krótka lub dłuższa odpowiedź), wybrać jedną (lub kilka) z możliwych opcji, zaznaczyć właściwą odpowiedź, czy też napisać opinię. Uczestnik, który wypełni formularz może otrzymać maila z potwierdzeniem. Dane z wypełnionych formularzy zbierane są w bazie aplikacji, do której dostęp mają tylko uprawnione osoby. Aplikacja pozwala stworzyć unikalny adres do danego formularza, link ten można przesłać mailem lub udostępnić na stronie internetowej.

Od dnia 16.11.2022 możliwość tworzenia, edytowania formularzy oraz dostęp do odpowiedzi dostępna jest dla wszystkich pracowników PG – po zalogowaniu danymi jak do Moja PG.

Panel do zarządzania formularzami dostępny jest bez ograniczeń z poziomu publicznej sieci Internet (nie wymagana jest sieć politechniczna, brak wymogu zestawiania VPN). Wystarczy zalogować się do usługi.

Uwaga!

Jeśli tworzony formularz będzie zbierał dane osobowe, dodatkowo prosimy o skonsultowanie się z uczelnianym Inspektorem Ochrony Danych.

Aby utworzyć formularz należy zalogować się na stronie https://forms.pg.edu.pl/

Aby utworzyć formularz kliknij Utwórz Formularz, otworzy się kreator, który składa się z następujących części:

Ustawienia formularza- w tej sekcji należy uzupełnić informacje związane z ogólnymi ustawieniami formularza
Edycja formularza- w tej sekcji będą pojawiały się dodawane bloki (moduły odpowiedzi) będące bezpośrednio elementami formularza

Zbuduj formularz- dostępne bloki z których można budować formularze

Ustawienia formularza

W tej sekcji należy ustawić podstawowe informacje:

podać tytuł formularza,
wybrać wersję językową formularza; zaznaczając checkbox EN pojawią się w formularzu dodatkowe pola, w których należy uzupełnić angielskie tłumaczenie,

opcjonalnie można ustawić opis dla formularza,

decydować czy każda odpowiedź ma przychodzić na podany adres e-mail (np. do osoby przypisanej do obsługi formularza). Jest możliwość dodania kolejnych osób, do których mają przychodzić odpowiedzi poprzez kliknięcie dodaj kolejny email.
Kolejne adresy mailowe wklejamy bądź „wpisujemy z palca” – nie ma tu opcji wyszukiwarki.
Najechanie myszką na pole z adresem mailowym „odkrywa” krzyżyk na końcu pola, który umożliwia również usuniecie danego adresu
również można zdecydować czy użytkownik musi podać swój adres e-mail i po wypełnieniu formularza przesyłać mu potwierdzenie z podsumowaniem jego odpowiedzi

zdecydować czy ustalamy obieg odpowiedzi dla danego formularza, innymi słowy czy jest wymagana ścieżka akceptacji zgłoszonych przez formularz informacji (nie jest to opcja obligatoryjna). Przygotowane dla użytkownika obiegi znajdują się w liście rozwijanej.

Uwaga!

Obiegi akceptacji przygotowywane są przez zespół Helpdesk na wniosek administratora formularza.

Można wybrać dwa sposoby akceptacji obiegu:

dowolna kolejność – formularz do każdej wybranej osoby będzie wpływał w tym samym czasie i akceptacja będzie się odbywała dla tych użytkowników niezależnie
zachowaj kolejność – formularz przechodzi przez kolejno zdefiniowane osoby w obiegu

Autor formularza zawsze może zarządzać formularzem i go edytować. Autor może dodać kolejne osoby (może ich być kilka), które będą miały dostęp na poziomie przeglądający lub edytujący. Osoby dodajemy poprzez wpisanie od nazwiska w polu Wybierz osoby, które będą miały dostęp do formularza – tutaj jest już opcja wyszukiwarki.

Po wybraniu osoby mamy możliwość zadecydować czy dana osoba ma mieć dostęp tylko do podglądu czy również do edycji (checkbox edycja)

Edycja formularza i zbuduj formularz

Kolejny etap tworzenia formularza to dodawanie, edycja, usuwanie, zmienianie kolejności, duplikowanie elementów, z których składać ma się formularz. Korzystając z dostępnych opcji przystępujemy do tworzenia formularza. Przy dodawaniu kolejnych pól formularza można zdecydować, czy uzupełnienie danego pola jest opcjonalne czy obowiązkowe. Po wybraniu odpowiedniego rodzaju pytania, należy wypełnić jego pola oraz kliknąć Zapisz.

Do wyboru są pola(kliknij żeby rozwinąć):

Krótka odpowiedź - należy wpisać pytanie oraz opcjonalnie dodatkowy opis do pytania, na które ma odpowiedzieć użytkownik. W polu Domyślna wartość można wpisać gotową odpowiedź, jeśli możemy założyć jaka odpowiedź będzie najczęściej udzielana (np. pytanie kierowane do Studentów Na jakiej uczelni studiujesz?, domyślna wartość - Politechnika Gdańska. Zakładamy, że w 95% wypełnionych formularzy padnie taka odpowiedź więc wpisujemy ją. Osoby, które wypełniają formularz mogą usunąć gotową podpowiedź i wpisać swoją uczelnie).