🛠️ Instrukcja: Jak stworzyć stronę rezerwacji w Microsoft Bookings

Uwaga: Informacja dotycząca dostępu do Microsoft Bookings

Uprzejmie informujemy, że Microsoft Bookings nie jest dostępny w ramach bezpłatnego planu edukacyjnego Microsoft 365 A1. Aby móc korzystać z tego narzędzia, konieczne jest posiadanie jednej z wyższych licencji – Microsoft 365 A3 lub A5. Oznacza to, że:

w przypadku wydziałów – odpowiednią licencję zakupuje Administrator wydziałowy Administratorzy USK PG | Politechnika Gdańska
w przypadku jednostek centralnych – licencję może zakupić CUI po odpowiednim zgłoszeniu i zgodzie dysponenta środków

Przed przystąpieniem do pracy z Microsoft Bookings prosimy o upewnienie się, że Twoje konto posiada właściwe uprawnienia licencyjne. W razie wątpliwości zachęcamy do kontaktu z lokalnym administratorem IT lub Działem Informatycznym PG.

Zaloguj się na swoje konto uczelniane przez portal.office.com.
Jak logować się do zasobów o365 Microsoft 365
Jeśli aplikacja nie jest widoczna:

Skontaktuj się z administratorem IT na swoim wydziale Administratorzy USK PG | Politechnika Gdańska lub w przypadku pracowników z jednostek centralnych z CUI/HD Wsparcie techniczne | Politechnika Gdańska uczelni w celu sprawdzenia możliwości rozszerzenia licencji do A3/A5.

Otwórz aplikację Microsoft Bookings

➕ Utwórz stronę rezerwacji. Wprowadź nazwę kalendarza (np. Konsultacje Dziekana WETI, Szkolenie MS Bookings) oraz określ typ działalności (można wybrać dowolny, np. Edukacja, Problemy IT).
Następnie decydujesz czy:

Stworzysz stronę od podstaw - To opcja dla tych, którzy chcą mieć pełną kontrolę nad konfiguracją od zera
Sklonujesz istniejącą stronę - Jeśli w organizacji PG istnieją już inne strony rezerwacyjne, możesz je sklonować jako szablon. Ta funkcja pozwala; zduplikować strukturę i ustawienia istniejącego kalendarza (np. godziny, typy usług, przypomnienia); zaoszczędzić czas przy tworzeniu podobnych stron (np. dla różnych działów lub pracowników),

🛑 Uwaga:

Możliwość klonowania może być dostępna tylko dla użytkowników posiadających uprawnienia Administratora
Przy klonowaniu warto dokładnie przejrzeć wszystkie elementy — niektóre dane, jak przypisani pracownicy lub e-maile powiadomień, mogą się skopiować automatycznie i trzeba je ręcznie zaktualizować. Z doświadczenie na chwilę obecną proponuję tworzyć nowe rezerwację podczas klonowania jest więcej błędów niż wykonać nową rezerwacje i powtórzyć nadane uprawnienia.

Docelowo wszystkie dane będzie można zmienić po utworzeniu strony rezerwacji — w kolejnych etapach pojawi się również więcej opcji.

Dlatego na tym etapie proponuję skupić się na stworzeniu core'u rezerwacji we wszystkich krokach, mając na uwadze, że całość będzie elastyczna i możliwa do dostosowania w przyszłości.

Na tym etapie wskazujesz np. osobę która będzie Cię zastępować podczas Twojej nieobecności. Dlatego dobrym pomysłem jest aby przynajmniej dwie osoby w na wydziale, biurze, jednostce posiadały wyższą licencję.
Twórca rezerwacji decyduje o uprawnieniach do utworzonej strony rezerwacyjnej.
Osoba, która tworzy stronę rezerwacji, automatycznie zostaje jej Administratorem. Może samodzielnie zarządzać stroną lub przyznać odpowiednie uprawnienia innym Pracownikom, delegując im określone role i dostęp.

Przy tej okazji przypominam, że każda osoba, która ma mieć dostęp do utworzonej strony rezerwacyjnej (poza samym Twórcą), musi posiadać odpowiednią – wyższą – licencję A3/A5.

Dotyczy to zarówno Administratorów, jak i innych Pracowników, którym zostaną nadane uprawnienia do zarządzania stroną rezerwacji.

Ta opcja pozwala określić, 🔐 kto ma dostęp do Twojej strony rezerwacyjnej i może umawiać się na spotkania. Dzięki temu możesz kontrolować, czy strona ma charakter wewnętrzny (np. tylko dla studentów & pracowników uczelni), czy zewnętrzny (np. dla interesantów spoza PG).

🛑 Brak samoobsługi

Klienci nie mogą samodzielnie dokonywać rezerwacji online. Strona nie jest opublikowana.
Terminy są dodawane ręcznie przez pracownika – np. w imieniu interesanta/studenta/pracownika przez panel administracyjny Bookings.
Rezerwacje wewnętrzne, umawianie VIP-ów, wydarzenia zamknięte.
Stosowane najczęściej, gdy potrzebna jest pełna kontrola nad grafikami lub np. rezerwacje odbywają się tylko telefonicznie lub mailowo.
Strona rezerwacji może być tworzona i konfigurowana bez konieczności jej publikowania.
W trakcie tworzenia lub edycji strony rezerwacyjnej możliwe jest zapisanie wszystkich ustawień bez ich natychmiastowego udostępniania. Oznacza to, że możesz swobodnie pracować nad stroną, testować różne opcje i wrócić do niej w dowolnym momencie – aż do momentu, w którym zdecydujesz się ją opublikować.

👩‍💻 Osoby w mojej organizacji

Tylko użytkownicy posiadający konto w tej samej domenie Microsoft 365 (@pg.edu.pl) mogą korzystać z systemu rezerwacji.
Wymagane jest zalogowanie się przed dokonaniem rezerwacji.
System sprawdza tożsamość i przypisuje rezerwację do konkretnego konta użytkownika.

🔒 Zaleta jest zwiększone bezpieczeństwo i kontrola nad tym, kto korzysta z usług.

🌐 Dowolna osoba

Strona rezerwacyjna jest publiczna i dostępna dla każdego, kto dysponuje linkiem – niezależnie od tego, czy jest częścią organizacji.
Użytkownik nie musi się logować do Microsoft 365 – wystarczy imię, nazwisko i e-mail.
Przydatne w przypadku wydarzeń otwartych, dni otwartych, spotkań rekrutacyjnych itp.

✅ Zastosowanie:

rejestracja interesantów spoza uczelni,
otwarte konsultacje,
zapisy na wydarzenia promocyjne lub konferencje.

⚠️ Uwaga: w tym trybie mogą pojawić się rezerwacje spamowe lub od osób niepowiązanych z uczelnią – warto wtedy włączyć ręczne zatwierdzanie rezerwacji.

Docelowo wszystkie powyższe ustawienia będzie można zmienić po utworzeniu strony rezerwacji - w kolejnych etapach pojawi się również więcej opcji oraz możliwości
⚙️ Konfiguracja strony rezerwacji – kluczowe zakładki - Usługi

Dlatego na tym etapie proponuję skupić się na stworzeniu core'u rezerwacji we wszystkich krokach, mając na uwadze, że całość będzie elastyczna i możliwa do dostosowania w przyszłości.

Teraz tworzy się strona rezerwacji. Może to chwile zająć.
Podczas tworzenia każdej nowej strony rezerwacji w Microsoft Bookings, system automatycznie generuje dedykowaną 📬 skrzynkę pocztową i linku rezerwacyjnego.
Skrzynka ta pełni kluczową rolę w obsłudze rezerwacji – umożliwia:
1. Wysyłanie potwierdzeń rezerwacji do klientów i pracowników,
2. Przesyłanie przypomnień mailowych i SMS-ów (jeśli włączone),
3. Przekazywanie informacji o anulowaniu, zmianach terminów i odpowiedziach,
4. Synchronizację terminów z kalendarzami pracowników i klientów.

🛑 Nie publikuj linku przed pełną konfiguracją!

Na tym etapie strona rezerwacyjna może nie być jeszcze gotowa do użycia – domyślne ustawienia mogą:

zawierać testowe godziny pracy lub przypadkowe terminy,
nie mieć przypisanych usług lub pracowników,
nie uwzględniać reguł anulowania, limitów rezerwacji ani powiadomień,
pozwalać na dostęp niepowołanym osobom, jeśli nie ograniczono widoczności strony.

🛠️ Moje rekomendacje:
Przed udostępnieniem linku:

Skonfiguruj usługi, godziny, pracowników.
Przetestuj stronę jako użytkownik końcowy.
Skonfiguruj powiadomienia i upewnij się, że skrzynka działa poprawnie.
Dopiero wtedy rozsyłaj link do zainteresowanych osób/publikuj na stronach.