⚙️Jak skonfigurować osobistą stronę rezerwacji - utwórz typ spotkania

🔧 Otwórz Bookings

1. Przejdź do Bookings (zaloguj się kontem Microsoft 365 Microsoft 365).

2. Po otwarciu zobaczysz ekran z dwoma zakładkami:

• Publiczne typy spotkań – widoczne dla każdego, kto ma link do Twojej strony.

• Prywatne typy spotkań – tylko osoby z linkiem do konkretnego spotkania.

➕Utwórz nowy typ spotkania

3. Kliknij + Dodaj typ spotkania

   Open

   

4. Wprowadź dane spotkania:

• Nazwa spotkania (np. dostarczenie dokumentów do zakończenia rekrutacji 10 minut)

• Opis - opcjonalny tekst wyjaśniający cel spotkania (np. 🎓 Konsultacje ze studentami)

• Czas trwania (np. 30 minut, 1 godzina)

• Lokalizacja – wybierz:

• fizyczne miejsce,
  
  

  Open

  

• Microsoft Teams (jeśli chcesz spotkanie online),
  
  

  Open

  

  Pole edytowalne

  Open

  

• lub zostaw pole do uzupełnienia przez osobę rezerwującą.

Zakładka: kategoria Praca na skrzynkach współdzielonych

Open

Zakładka: Dołącz osobistą stronę rezerwacji do podpisu e-mail

Ta opcja pozwala automatycznie dołączać link do Twojej strony rezerwacyjnej Bookings w stopce Twoich e-maili Outlook. Dzięki temu każda osoba, która otrzyma od Ciebie wiadomość, będzie mogła szybko i łatwo zarezerwować termin spotkania.

Open

5. 🕒Dostosuj dostępność

Możesz ustawić:

• Godziny dostępności dla tego typu spotkania (niezależnie od Twojego kalendarza),

Open

Open

Użyj domyślnej dostępności (z kalendarza i godzin pracy) - zobacz zwykłe godziny spotkań
Nastąpi przekierowanie do Godziny pracy w Outlooku
Przy tej okazji proponuję od razu Synchronizacja Strefy Czasowej w Outlook

Open

6. 🕒Dostosuj dostępność
   Podczas tworzenia lub edycji typu spotkania w Bookings with me możesz określić dokładne przedziały czasowe, w których spotkania tego typu są możliwe do rezerwacji.
   
   

   Open

   
   Open

   

    

⏳ Buforuj czas po spotkaniu

Opis: Określa czas przerwy po zakończeniu spotkania – na przykład na odpoczynek, notatki, uzupełnienie formularzy lub przygotowanie do kolejnego spotkania.

Przykład:

• Spotkanie trwa 30 minut, ale ustawiasz 15-minutowy bufor po. Czyli łącznie w kalendarzu blokowane jest 45 minut.

📍 Ogranicz czas rozpoczęcia do interwałów

Opis: Określa, w jakich odstępach czasowych mogą zaczynać się spotkania (np. co 15 min, co 30 min, co 1h).

Przykład:

• Jeśli ustawisz interwał co 30 minut, to dostępne godziny będą: 9:00, 9:30, 10:00, 10:30 itd.

• Jeśli spotkanie trwa 20 minut i interwał wynosi 30 minut, kolejne możliwe terminy to co pół godziny.

Zastosowania:

• lepsza organizacja dnia,

• uniknięcie przypadkowego „rozjeżdżania się” terminów.

⏱️ Minimalny czas wyprzedzenia rezerwacji

Opis: Ile wcześniej (najmniej) trzeba zarezerwować spotkanie. Chroni Cię przed nagłymi, niezapowiedzianymi rezerwacjami.

Przykład:

• Ustawione 4 godziny → jeśli ktoś chce się umówić na 15:00, to najpóźniej może to zrobić o 11:00 tego samego dnia.

Zastosowania:

• gdy chcesz mieć czas na przygotowanie,

• gdy nie sprawdzasz skrzynki co chwilę.

📆 Maksymalny czas wyprzedzenia rezerwacji

Opis: Jak daleko w przyszłość można zarezerwować spotkanie.

Przykład:

• Jeśli ustawisz 30 dni – osoba rezerwująca nie zobaczy terminów po tej dacie.

• Pomaga ograniczyć harmonogram do krótkoterminowego planowania.

Zastosowania:

• przy zmieniających się planach dydaktycznych,

• w przypadku konsultacji otwieranych z miesiąca na miesiąc.

Open

📧 Dodaj przypomnienie e-mail (dla rezerwujących)

Podczas tworzenia lub edycji typu spotkania możesz ustawić, aby osoba rezerwująca otrzymała automatyczne przypomnienie e-mail przed rozpoczęciem spotkania. To doskonały sposób na:

• zwiększenie frekwencji,

• przypomnienie o ważnych szczegółach,

• udostępnienie materiałów lub lokalizacji https://campus.pg.edu.pl

Open

📢 Inne przykłady:

🎓 Konsultacje ze studentami

Twórz typy spotkań: Konsultacje 15 min, Konsultacje 30 min itd. Studenci sami rezerwują dostępne terminy, a Ty decydujesz o godzinach, buforach i limitach rezerwacji.

• ✅ Integracja z kalendarzem Outlook

• ✅ Brak nakładających się terminów

• ✅ Oszczędność czasu na e-mailach

🧪 Spotkania naukowe (promotorzy, zespoły badawcze)

Ułatwione planowanie indywidualnych spotkań z magistrantami, doktorantami lub zespołami projektowymi.

• 📄 Przykład: Seminarium magisterskie 60 min, Konsultacja publikacji

• 🔒 Możliwość udostępniania tylko wybranym osobom (spotkania prywatne)

🏢 Spotkania administracyjne (np. dziekanaty, biura)

Idealne do umawiania się na:

• 📋 konsultacje ws. dokumentów, wniosków, grantów,

• 🧾 pomoc techniczną (MojaPG, USOS, eDok),

• 📆 spotkania organizacyjne.

🧑‍🎓 Rozmowy z kandydatami lub partnerami zewnętrznymi

Możesz ustawić spotkania typu:

• 🤝 Rozmowa informacyjna 20 min

• 🏭 Spotkanie z partnerem przemysłowym

Działa świetnie przy rekrutacji i promocji uczelni.

🔗 Współpraca naukowa i międzywydziałowa

Bookings to szybki sposób na:

• 📅 umawianie spotkań z innymi badaczami lub grantodawcami,

• 🔄 planowanie cyklicznych rozmów bez potrzeby wysyłania wielu e-maili.