⚙️ Konfiguracja strony rezerwacji – kluczowe zakładki - Usługi

Zakładka 📋 Usługi to serce Twojej strony rezerwacyjnej – tutaj definiujesz konkretne typy spotkań, wizyt, konsultacji lub szkoleń, które będą dostępne do rezerwacji przez klientów (np. studentów, pracowników, kandydatów, gości z zewnątrz).

📋 Usługa to zdefiniowany typ wydarzenia/spotkania, który zawiera:

nazwę,
czas trwania,
lokalizację (np. numer sali, link do Teams),
dostępnych pracowników,
szczegółowe zasady rezerwacji.

Przykłady usług na uczelni:

💼 Konsultacje z promotorem (30 min),
📑 Wizyta w dziekanacie – sprawy stypendialne (15 min),
🎓 Spotkanie rekrutacyjne,
🧪 Szkolenie z obsługi aparatury (2 godz.),
📚 Rezerwacja sali do pracy grupowej (1 godz.).
📅 Rezerwacja sali tylko w piątki 10:00–12:00 – ustaw własną dostępność dla usługi.
👨‍🏫 Konsultacje raz w tygodniu z limitem 4 osób dziennie – ustaw bufor, limit rezerwacji i własne godziny.
🎓 Dyżur dziekanatu tylko do końca sesji – ustaw maksymalną datę przyszłej rezerwacji.

🧩 Główne elementy konfiguracji usługi:

🏷️ Nazwa i opis

Nadaj czytelną nazwę (np. „Konsultacje z dr Nowakiem”).
Opis może zawierać zasady, przygotowanie do spotkania, linki itp.

⏱️ Czas trwania

Określasz, ile trwa jedna rezerwacja (np. 15, 30, 60 minut).

📍 Lokalizacja

Adres fizyczny, numer sali (lokalizacja) lub link do spotkania online (Teams).

👤 Pracownicy przypisani do usługi

Możesz wybrać jedną lub kilka osób – np. tylko danego wykładowcę, albo cały zespół dziekanatu.
System przydziela terminy automatycznie lub klient sam wybiera osobę.

🕒 Godziny dostępności (harmonogram usługi)

Domyślnie dziedziczy ogólne godziny pracy, ale możesz dostosować indywidualnie: np. Tylko we wtorki i czwartki 10:00–12:00.

🧭 Zasady planowania

Minimalny czas na zapis z wyprzedzeniem (np. 12h),
Przerwa między rezerwacjami,
Limit dzienny zapisów.

💬 Pytania do klienta

Możesz dodać pola formularza: np. „Nr indeksu”, „Temat wizyty”, „Uwagi”.

🔔 Powiadomienia

Czy wysyłać przypomnienie mailowe przed spotkaniem?
Czy wysyłać podsumowanie po rezerwacji?

Przejdź do zakładki usługi.
Kliknij Dodaj usługę lub edytuj usługę , by ją edytować.

W przypadku kiedy nie wskazujesz maksymalnej liczby osób na szkoleniu, możesz spokojnie wybrać opcję edytuj. Pole edycji jest automatycznie zablokowane i wyświetlone jako wyszarzone.

Natomiast jeśli chcesz określić liczbę uczestników proponuję skorzystać z zakładki

Wypełnij podstawowe informacje:

🏷️ Nazwa usługi

Nadaj usługę jasną i precyzyjną nazwę, np.:

„Konsultacje z dr Kowalskim”
„Rezerwacja sali komputerowej”
„Wizyta w dziekanacie – sprawy socjalne”

📝 Opis usługi

Opisz, czego dotyczy rezerwacja.
Możesz dodać instrukcje, linki, informacje o wymaganych dokumentach.

📍Dodaj lokalizację

Wpisz miejsce, gdzie odbywa się spotkanie:

Adres/sala (np. „Gmach Główny, pok. 204”),
Lub link do spotkania online (np. Teams – automatycznie generowany).

⏱️ Ustaw czas trwania

Wybierz, jak długo trwa jedno spotkanie (np. 15 min, 30 min, 1 godz.).
Możesz też zezwolić klientowi na wybór niestandardowego czasu (opcjonalnie).

🕒 Zakładka: Opcje dostępności pozwala Ci precyzyjnie ustawić, kiedy dana usługa może być rezerwowana – niezależnie od ogólnych godzin pracy pracowników czy firmy. Daje dużą elastyczność, jeśli chcesz, aby konkretna usługa (np. konsultacje, rezerwacja sali, dyżur) była dostępna tylko w określonych dniach, godzinach lub z konkretnym limitem.

⏰ Minimalny i maksymalny czas rezerwacji z wyprzedzeniem

Minimalny czas rezerwacji – ile wcześniej przed terminem spotkania klient może je zarezerwować (np. nie wcześniej niż 24h przed).
Maksymalny czas rezerwacji – jak daleko w przyszłość można planować (np. maksymalnie na 30, 90 dni do 365 dni).

🕒 Godziny pracy

Umożliwia ustawienie ogólnych godzin dostępności dla całego kalendarza Bookings.
Możesz ustawić inne godziny pracy dla każdego dnia tygodnia.
Istnieje opcja dodania wielu przedziałów czasowych w ciągu dnia (np. dostępność rano i wieczorem z przerwą w środku dnia).

❌ Zablokowane dni i przerwy

Można dodać konkretne dni lub okresy, gdy rezerwacje są niedostępne (np. święta, urlopy).
Można ustawić przerwy w ciągu dnia – np. przerwa obiadowa.

👤Przypisz pracowników

Zakładka w Microsoft Bookings służy do zarządzania osobami, które świadczą usługi dostępne w harmonogramie rezerwacji. Dzięki niej możesz przypisać konkretne osoby do poszczególnych usług, ustalić ich dostępność, a także zarządzać preferencjami dotyczącymi przydzielania spotkań.

🔗 Przypisanie do usług

W tej zakładce możesz przypisać danego pracownika do jednej lub wielu konkretnych usług oferowanych w Twoim kalendarzu Bookings.
Pracownik przypisany do usługi będzie mógł ją realizować – jeśli nie jest przypisany, nie pojawi się jako opcja wyboru w czasie rezerwacji przez klienta.
Zastanów się, czy chcesz dać osobom zapisującym się możliwość wyboru spośród dostępnych pracowników

Jeśli zostanie wskazanych kilku pracowników i jednocześnie zostanie włączona opcja wyboru, użytkownik rezerwujący będzie mógł wybrać preferowaną osobę spośród dostępnych na stronie rezerwacyjnej.

📝 Pole niestandardowe w Microsoft Bookings

Pole niestandardowe to funkcja w Microsoft Bookings, która pozwala dodawać własne pytania lub pola formularza, które klient musi (lub może) wypełnić podczas dokonywania rezerwacji. Dzięki temu możesz dostosować formularz rejestracyjny do specyfiki swojej usługi lub organizacji.

🔧 Do czego służy pole niestandardowe?

Pole niestandardowe umożliwia:

Zbieranie dodatkowych informacji od klienta przed spotkaniem.
Dopasowanie formularza rezerwacji do konkretnej usługi.

🔔 Zakładka Powiadomienia w stronie rezerwacji – Microsoft Bookings

Zakładka 🔔 Powiadomienia w Microsoft Bookings pozwala zarządzać tym, jakie wiadomości e-mail są wysyłane do klientów, studentów PG, petentów oraz pracowników PG w związku z rezerwacjami. To bardzo ważna część konfiguracji, która zapewnia, że wszyscy zainteresowani są dobrze poinformowane i unikają nieporozumień.

📩 Wiadomość e-mail

W tej zakładce możesz skonfigurować automatyczne wiadomości e-mail, które są wysyłane w następujących przypadkach:

1. ✅ Potwierdzenie rezerwacji

Wysyłane do klienta i pracownika zaraz po dokonaniu rezerwacji.
Zawiera szczegóły spotkania (data, godzina, miejsce, usługa, pracownik).
Może zawierać link do anulowania lub zmiany rezerwacji.

2. 🔁 Aktualizacja rezerwacji

Wysyłane, gdy rezerwacja została zmodyfikowana (np. zmiana godziny, pracownika).
Wszystkie zaangażowane osoby otrzymują zaktualizowane informacje.

3. ❌ Anulowanie rezerwacji

Informuje klienta i pracownika, że spotkanie zostało anulowane.

4. ⏰ Przypomnienia

Można włączyć automatyczne przypomnienie e-mail na określony czas przed spotkaniem (np. 1 dzień lub 2h godzina wcześniej).

W treści zaproszeń generowanych przez system Microsoft Bookings istnieje możliwość umieszczania hiperłączy, logotypu Politechniki Gdańskiej oraz spersonalizowanych treści tekstowych.