PGEDU+ Power Automate - instrukcja
- 1 1. Wprowadzenie
- 2 2. Tworzenie przepływu na podstawie gotowego szablonu
- 3 3. Ręczne tworzenie przepływu bez gotowego szablonu
- 4 4. Kopia zapasowa, wysyłanie, import oraz eksport przepływu
- 5 5. Modyfikowanie oraz rozwijanie gotowego przepływu według swoich potrzeb
1. Wprowadzenie
Aplikacja Power Automate jest usługą w chmurze dostarczaną przez firmę Microsoft. Pomaga w automatyzacji powtarzalnych zadań, integracji aplikacji (dostarczanych od MS ale i nie tylko) oraz usprawnieniu procesów biurowych i biznesowych. W Power Automate mamy możliwość automatycznego wykonywania zadań określnego typu ustalonego w przepływie, ograniczając tym samym manualne wprowadzanie zmian czy danych, m.in. wysyłania powiadomień, synchronizacji plików czy zbierania danych.
1.1. Cel Power Automate
Niektóre scenariusze mogą być zbyt skomplikowane do ręcznego wykonania ale zautomatyzowane mają rację bytu. Integracja aplikacji oraz automatyzacja takich procesów pozwala na usprawnienie prac biurowych oraz biznesowych, co pozwala znacznie je przyśpieszyć i zmniejsza wymóg ich kontrolowania przez człowieka czy ręcznego uzupełniania. Jeśli zaznajomimy się już trochę z obsługą Power Automate to zaczyna być ona intuicyjna i łatwa w użyciu, nawet dla osób bez doświadczenia w kodowaniu - najważniejsze to poznać możliwości oraz zdecydować jaki ma być cel przepływu.
1.2. Uruchamianie Power Automate
Aby przejść do usługi Power Automate należy wejść w przeglądarce na stronę office.com, zalogować się oraz listy aplikacji znajdującej się w lewym, górnym rogu ekranu wybrać pozycję Power Automate.
1.3. Integracja aplikacji i usług
Usługa ta łączy różne aplikacje i usługi MS ale także wiele zewnętrznych, tworząc przepływ pracy (o ile został on prawidłowo skonstruowany), w którym dane i działania są przekazywane automatycznie między nimi. Kilka przykładowych modułów lub aplikacji możliwych do zintegrowania znajduje się na poniższych zrzutach ekranu. W rzeczywistości jest ich znacznie więcej.
1.4. Microsoft Copilot - pomoc w procesie tworzenia przepływu
MS Copilot jest narzędziem mogącym pomóc przyśpieszyć tworzenie oraz konfigurację przepływu, a także rozwiązywać błędy w modułach.
Skorzystać możemy z niego bezpośrednio w usłudze Power Automate lub po przejściu na stronę office.com, zalogowaniu się oraz wybraniu aplikacji z listy znajdującej się w lewym, górnym rogu ekranu, a następnie wybraniu pozycji Copilot z menu bocznego po lewej stronie.
Dzięki czatowi ze sztuczną inteligencją Microsoftu praca w Power Automate staje się jeszcze łatwiejsza, gdyż Copilot może pomóc w całym procesie tworzenie przepływu. Warto pamiętać, że AI nie jest nieomylna, jednak w znacznej mierze dostarcza prawidłowych wskazówek. Przykład użycia znajduje się poniżej.
1.4.1. Tworzenie przepływu z pomocą Copilot
Dzięki szczegółowo zadanym pytaniom można uzyskać dokładną instrukcję, jak krok po kroku osiągnąć zamierzony cel. Na poniższych zrzutach ekranu zaprezentowano zapytanie dotyczące instrukcji utworzenia przepływu.
1.4.2. Konfiguracja modułów z użyciem Copilot
Oprócz stworzenia struktury przepływu, Copilot może również pomóc w przypadku konfiguracji poszczególnych konkretnych modułów. Na poniższych zrzutach ekranu zaprezentowano zapytanie dotyczące konfiguracji jednego z modułów.
Szablon generowany przez Copilota nie jest pełnoprawnym pakietem eksportowym Power Automate — szablon musi być wygenerowany przez Power Platform, ponieważ zawiera podpisy, metadane i strukturę, której nie da się w pełni odtworzyć ręcznie lub za pomocą Copilota.
1.5. Rodzaje przepływów w Power Automate
Power Automate dostarcza różne rodzaje przepływów w zależności od potrzeb użytkownika. Mogą być to np. przepływy wyzwalane automatycznie, ręcznie lub zaplanowane na konkretny moment.
1.6. Przykładowe scenariusze - gotowe szablony przepływu
Power Automate oferuje bardzo dużo gotowych szablonów przepływu, które można wykorzystać bez konieczności tworzenia wszystkiego od początku. Przepływ trzeba jedynie skonfigurować. Za pomocą zakładek oraz “…” znajdujących się pod polem wyszukiwania możemy wybrać najbardziej interesującą nas kategorię szablonów.
2. Tworzenie przepływu na podstawie gotowego szablonu
Warto pamiętać, że przepływy stworzone na podstawie gotowego szablonu z galerii zawierają nazwy modułów w języku angielskim.
Zanim przystąpimy do tworzenia przepływu najpierw musimy posiadać wszystkie niezbędne elementy, które chcemy zautomatyzować lub użyć do automatyzacji.
2.1. Przygotowania do przepływu - tworzenie formularza MS Forms
W nadchodzącym przykładzie będzie to MS Outlook oraz MS Forms, a więc musimy posiadać imienną (oraz ew. współdzieloną) skrzynkę pocztową, a także gotowy formularz.
W celu utworzenia formularza należy przejść pod adres https://forms.office.com/ i nacisnąć przycisk “Nowy formularz”.
Nowoutworzonemu formularzowi nadajemy nazwę oraz dodatkowa można nadać opis.
Następnie dodajemy pytanie naciskając przycisk “(+) Szybki start z” i wybierając jego typ.
Formułujemy treść pytania w polu “Pytanie”, dodajemy dodatkową opcję odpowiedzi za pomocą “+ Dodaj opcję”, wprowadzamy odpowiedzi w pozycji “Opcja 1”, “Opcja 2, … oraz upewniamy się, że pytanie jest oznaczone jako “Wymagane”.
Analogicznie dodajemy drugie pytanie oraz uzupełniamy jego treść.
Przykładowy formularz jest gotowy i możemy przystąpić do tworzenia przepływu.
2.2. Tworzenie przepływu z szablonu
Kiedy mamy stworzone już wszystkie niezbędne elementy możemy rozpocząć tworzenie przepływu na podstawie gotowego szablonu.
Aby stworzyć nowy przepływ z gotowego szablonu, będąc na stronie głównej aplikacji Power Automate, trzeba przejść do zakładki “Szablony” oraz wybrać odpowiedni szablon (w tym przypadku “Wyślij osobie odpowiadającej wiadomość e-mail po przesłaniu odpowiedzi w aplikacji Microsoft Forms”).
W następnym kroku weryfikuje z czym przepływ uzyskuje połączenie oraz potwierdzamy przyciskiem “Kontynuuj”.
Power Automate oferuje również możliwość uzyskania zasobów innej osoby. Np. jeśli chcemy w przepływie uzyskać dostęp do formularza innej osoby można to zmienić za pomocą przycisku trzech kropek “…” oraz dodaniem nowego połączenia.
Taka osoba musi zalogować się wtedy na urządzeniu w nowo otwartym oknie przeglądarki za pomocą przycisku “+ Użyj innego konta”.
Po utworzeniu znajdziemy się w edycji przepływu i zobaczymy jego moduły. Na modułach zobaczyć można komunikaty napisane czerwonym kolorem “Nieprawidłowe parametry”, oznacza to, że moduły wymagają konfiguracji.
Pierwszy moduł jest tak zwanym wyzwalaczem i to od niego zależy aktywowanie przepływu. W tym przypadku jest to po otrzymaniu odpowiedzi na formularz (MS Forms). Otwieramy menu konfiguracji modułu za pomocą kliknięcia lewego przycisku myszy na wybrany moduł. Aby skonfigurować wyzwalacz klikamy na miejsce wyboru formularza oraz wybieramy interesujący nas z listy formularz.
Możemy również zmienić nazwę każdego modułu w lewym górnym rogu menu, klikając na aktualną nazwę. Możemy również zauważyć, że po wyborze formularza czerwony komunikat na module przestał się wyświetlać.
Przechodzimy do konfiguracji następnego modułu, jakim jest pobranie szczegółów odpowiedzi i wybieramy ten sam formularz co w poprzednim przypadku.
Uzupełniamy pole identyfikatora odpowiedzi wprowadzając zawartość dynamiczną “Identyfikator odpowiedzi” za pomocą “/” oraz “Enter” lub ikonki pioruna po prawej stronie.
Uzupełniamy warunki przepływu, czyli w tym przypadku, kiedy przepływ będzie wysyłał wiadomość mailową do wskazanego nadawcy. Rozwijamy moduł warunków aby zobaczyć jego strukturę.
Otwieramy menu konfiguracji warunku klikając na niego lewym przyciskiem myszy. Warunków są dwa rodzaje “OR” czyli jedna z wartości musi został spełniona lub “AND” czyli obydwie wartości. Następnie uzupełniamy wartość za pomocą wartości dynamicznych (ikonka błyskawicy), jaka musi zostać osiągnięta aby warunek został spełniony i przepływ wysłał wiadomość mailową.
W tym przypadku będzie to pytanie. Wybieramy je z listy rozwijalnej.
Z listy rozwijalnej pomiędzy polami wartości wybieramy jak warunek ma działać. W tym przypadku interesuje nas opcja “równa się”.
Uzupełniamy wartości dla jednego lub obydwu pól w zależności od preferencji i wyboru warunku (“OR” lub “AND”). Obok wartości zaznaczamy również kratkę, które z warunków mają obowiązywać oraz uzupełniamy pole wartości po prawej stronie. Wprowadzamy tam odpowiedź na pytanie jaka nas interesuje - po jej zaznaczeniu użytkownik dostanie powiadomienie mailowe.
Pozostało nam już tylko skonfigurowanie powiadomienia mailowego jakie będzie wysyłane po spełnieniu warunków przepływu. W tym celu analogicznie jak do innych modułów przechodzimy do menu konfiguracji klikając w niego lewym przyciskiem myszy oraz rozwijamy dodatkowe możliwości edycji modułu za pomocą “Pokaż wszystko”.
Zaczynając od góry mamy pole “Do”, które domyślnie w tym szablonie ustawione jest jako adres mailowy osoby uzupełniającej formularz, jednak w praktyce możemy wpisać tutaj również po prostu adres mailowy (oddzielony średnikiem “;”). Oprócz tego możemy również edytować temat, jak i treść wiadomości. W każdym z wymienionych pól można używać wartości dynamicznych (za pomocą ikonki błyskawicy) i w ten sposób umieszczać w nich bardziej szczegółowe informacje oraz usprawniać cały proces.
Przechodząc niżej mamy pozostałe 7 pól konfiguracji wiadomości mailowej, w tym m.in możemy umieścić załączniki lub ustawić od kogo, tj. z jakiego adresu powiadomienie ma przychodzić. Oznacza to, że mając uprawnienia do jakieś skrzynki współdzielonej moglibyśmy w tym polu ustawić aby to z niej wysyłany były powiadomienia mailowe. Domyślnie wiadomości wysyłane są z konta użytkownika, który powiązany jest z modułem.
Nasz przepływ został skonfigurowany. Zapisujemy go przyciskiem “Zapisz” w prawym, górnym rogu strony.
Zanim przepływ zacznie być używano warto przetestować go za pomocą opcji “Przetestuj”, która może wykryć ewentualne nieprawidłowości w przepływie.
Z dostępnych pozycji wybieramy “Ręcznie” oraz przechodzimy dalej za pomocą przycisku “Przetestuj”.
Testowanie “Automatycznie” dostępne jest po prawidłowym wyzwoleniu, a więc dopiero gdy przepływ pracuje już prawidłowo. Opcja przydatna jest podczas ewentualnej weryfikacji zmian w przepływie na podstawie poprzednich wyzwoleń (tutaj przesłaniu odpowiedzi na formularz).
Pojawi się komunikat dotyczący potrzeby przesłania odpowiedzi na formularz w celu jego zweryfikowania. Uzupełniamy formularz i weryfikujemy test.
Po pomyślnym zweryfikowaniu przepływu wyświetli się komunikat o jego wyniku oraz, który z poszczególnych modułów w przepływie pracuje prawidłowo oraz ile czasu to zajmuje.
Na adres mailowy osoba uzupełniająca formularz otrzymała również powiadomienie mailowe o ustalonej wcześniej treści.
Na poniższym zrzucie ekranu przedstawiony został użyty w przepływie formularz oraz objaśnienie jak w tym momencie zachowuje się formularz oraz przepływ podczas uzyskania wypełniania oraz wysłania odpowiedzi.
3. Ręczne tworzenie przepływu bez gotowego szablonu
W tym przykładzie zajmiemy się tworzeniem przepływu od zera na podstawie poprzedniego przykładu nieco go modyfikując, jednak zanim do tego przystąpimy należy mieć już gotowe wszystkie elementy, które będą uczestniczyć w przepływie.
3.1. Przygotowania do przepływu
Naszym celem będzie zbudowanie przepływu, który po zebraniu odpowiedzi na formularz wprowadzi wpis w formularzu list i planie w witrynie SharePoint, a następnie powiadomi mailowo użytkownika. Użyte zostaną MS Outlook, MS Forms, SharePoint oraz MS Teams, a więc musimy posiadać imienną (oraz ew. współdzieloną) skrzynkę pocztową, gotowy formularz, dostęp do tworzenia witryn w SharePoint oraz konto MS Teams.
3.1.1. Przygotowania do przepływu - tworzenie formularza MS Forms
W pierwszym kroku tworzymy formularz analogicznie jak w punkcie “2.1.”. Jego ostateczna forma powinna zawierać 3 pytania oraz wyglądać jak na zrzutach ekranu. Użyte zostały dwa typy pytań “Wybór” oraz “Tekst”.
3.1.2. Przygotowania do przepływu - tworzenie witryny SharePoint poprzez utworzenie zespołu MS Teams
Poprzez utworzenie zespołu MS Teams następuje również utworzenie nowej witryny SharePoint o analogicznej nazwie do zespołu, z którym została połączona.
Aby utworzyć nowy zespół w aplikacji MS Teams pod adresem https://teams.microsoft.com/
należy przejść do zakładki “Zespoły” oraz nacisnąć “Dołącz do zespołu lub utwórz nowy”.
Z listy rozwijalnej wybieramy opcję “Utwórz zespół”.
W menu po lewej stronie możemy wybrać szablon naszego zespołu. W przykładzie użyty został szablon “Inny” z zakładki “Z szablonu”.
Potwierdzamy wybór “Użyj tego szablonu”.
Wybieramy rodzaj zespołu, tutaj “Prywatny”.
Uwaga! Do większości witryn zalecamy używanie witryn prywatnych. Należy pamiętać, że każdy członek organizacji może w każdej chwili dołączyć do witryn publicznych i uzyskać dostęp do zawartych tam treści. Pliki znajdujące się w takich witrynach są widoczne dla każdego członka organizacji - nawet jeśli nie dołączył on do witryny!
Nadajemy nazwę zespołu, opis i potwierdzamy operację przyciskiem “Utwórz”.
Zespół został utworzony, a w raz z nim witryna SharePoint, do której dostać się możemy pod adresem https://sharepoint.com/ po zalogowaniu na odpowiednie konto w zakładce “Moje witryny” w menu po lewej stronie (ikonka siatki geograficznej).
Jeśli nie widzisz swojej witryny pod “Często używane” lub “Ostatnie” kliknij “Wyświetl więcej” i zlokalizuj ją tam, a następnie przejdź do jej widoku klikając w jej nazwę.
3.1.3. Przygotowania do przepływu - tworzenie zawartości witryny SharePoint - formularz listy
Formularz listy będzie wprowadzał do naszej witryny wpisy, które potem będzie można podejrzeć w wygodnym widoku czytelnej tabeli.
Przejdź do strony głównej witryny, naciśnij przycisk “+ Nowe” i wybierz z listy pozycję “Formularz list”.
Nazwij formularz list, upewnij się, że będzie widniał w nawigacji witryny oraz kliknij “Utwórz”.
Przejdź do formularza list w nawigacji witryny oraz naciśnij “Forms”.
Naciśnij “Utwórz nowy formularz”.
Nadaj formularzowi nazwę, opis oraz pierwsze pytanie za pomocą przycisku “+ Dodaj nowe pole”. Pamiętaj aby formularz wyglądał analogicznie jak wcześniej tworzony formularz na MS Forms - treść pytań musi być ta sama.
Po naciśnięciu z listy wybierz typ pola “Wybór”.
Dodaj treść pytania, opcje wyboru, upewnij się, że pytanie jest wymagane oraz przejdź do tworzenia następnego pytania za pomocą “+ Dodaj nowe pole” o tym samym typie (“Wybór”).
Uzupełnij analogicznie drugie pytanie. Ilość opcji można modyfikować za pomocą dodawania poprzez przycisk “+ Dodaj opcję wyboru” oraz usuwać poprzez przycisk ikonki śmietnika przy wybranej pozycji.
Dodaj następne pytanie o typie “Tekst jednowierszowy”.
Uzupełnij treść pytania oraz upewnij się, że jest ono wymagane.
Po uzupełnieniu pytań upewnij się, że wszystkie są oznaczone jako pokazane oraz, że zmiany w formularzu zostały już automatycznie zapisane. Po wszystkim wyjdź “X” w prawym górnym rogu okna.
Ponownie przejdź do zakładki “Forms” oraz wejdź w utworzony formularz.
Zaznacz tytuł w zakładce “Pokaż lub ukryj” po prawej stronie okna. Jeśli jest on widoczny po lewej stronie poczekaj aż zmiany zostaną zapisane i zamknij okno przyciskiem “X”.
3.2. Tworzenie przepływu od początku
Kiedy posiadasz już wszystkie wymagane do przepływu elementy (patrz punkt 3.1.) można przystąpić do jego tworzenia.
Będąc na stronie głównej aplikacji Power Automate (https://make.powerautomate.com/) z menu po lewej stronie kliknij pozycję “+ Utwórz”.
Z dostępnych pozycji wybierz “Zautomatyzowany przepływ w chmurze”.
W otwartym oknie wpisz nazwę przepływu, wybierz wyzwalacz, w tym przypadku jest to “Po przesłaniu nowej odpowiedzi”, a następnie potwierdź przyciskiem “Utwórz”.
Po uruchomieniu przepływu naciśnij wyzwalacz, a w otwartym oknie jego edycji wybierz “Identyfikator formularza” (“Form Id”) z listy rozwijalnej.
Dodaj nowy moduł za pomocą ikonki plusa w kółeczku.
W oknie po lewej stronie wyszukaj “Pobierz szczegóły odpowiedzi” do aplikacji Microsoft Forms.
Jak poprzednio, wejdź w edycję modułu poprzez naciśniecie go lewym przyciskiem myszy oraz w jego ustawieniach po lewej stronie wybierz “Identyfikator formularza”
Następnie przejdź do pola “Identyfikator odpowiedzi” oraz wprowadź zawartość dynamiczną wpisując w pole “/” oraz wybierając “Wstaw zawartość dynamiczną”.
Z listy wybieramy “Identyfikator odpowiedzi” (“Response Id”).
Dodaj następny moduł poprzez ikonkę plusa w kółeczku i wyszukaj “Przełącznik”
Wybierz wartość przełącznika wprowadzając zawartość dynamiczną poprzez wpisanie “/”.
Z listy wybierz pytanie “Jaki typ projektu?”.
Dodaj opcję przełącznika poprzez ikonkę kółeczka z plusikiem w polu przełącznika.
Wejdź w pierwszy przypadek przełącznika i wpisz jego wartość na dokładnie taką jaka jest odpowiedź na pytanie wybrane w kroku 12. w formularzu MS Forms. Następnie zmień nazwę warunku oraz samego przełączniku w celu zapewnienia lepszej czytelności przepływu.
Przełącznik zawsze posiada przypadek domyślny - realizować on będzie wszystkie przypadki, które nie zostały ujęte w pozostałych przypadkach (Case 1, Case 2, …). Zakładając realizowany scenariusz, gdzie przełącznik działa na pytaniu posiadającym tylko dwie odpowiedzi (projekt badawczy, projekt grupowy), to wystarczy skonfigurować jeden przypadek przełącznika tj. “projekt badawczy”, gdyż druga odpowiedź będzie przypadkiem domyślnym i obsłuży “projekt grupowy”.
Dodajemy następną akcję jaką jest “Utwórz element”.
W oknie konfiguracji akcji wybieramy wcześniej utworzoną witrynę z listy.
W polu “Nazwa listy” wybieramy stworzony wcześniej formularz list w witrynie SharePoint.
Uzupełniamy pole “Nazwa katedry” za pomocą wartości dynamicznej odpowiadającej odpowiedzi na to pytanie.
Pokazujemy wszystkie parametry bloku za pomocą przycisku “Pokaż wszystkie”.
Uzupełniamy “Tytuł” oprócz zwykłego tekstu możemy użyć również zawartości dynamicznej (przy dodawaniu należy pamiętać aby między wartościami dynamicznymi dodać spację, gdyż inaczej zleją się one w jedno słowo).
Przechodzimy do pola “Jaki typ projektu?”, z listy rozwijalnej wybieramy opcję “Wprowadź wartość niestandardową” oraz dodajemy wartość dynamiczną taką jak treść pytania.
Analogicznie jak typ projektu uzupełniamy wartość “Jaki Wydział?”.
W “Typ zawartości Id” z listy wybieralnej wybieramy “Element”.
W ostatnim kroku usuwamy parametr dotyczący ograniczenia kolumny wg. widoku, gdyż nie będzie on tutaj potrzebny.
Dodajemy nową akcję “Wyślij wiadomość e-mail (V2)”.
Wskazujemy odbiorcę powiadomienia mailowego w polu “Do”. Jeśli na liście poniżej nie wyskakuje nam propozycja kontaktu możemy dodać adres klikając na “Użyj wartości …”.
Uzupełniamy “Temat” oraz “Treść” w tych polach możemy użyć zarówno zwykłego tekstu, wartości dynamicznych, jak i bardziej skomplikowanych wyrażeń, a następnie rozwijamy wszystkie parametry akcji za pomocą “Pokaż wszystkie”.
Uwaga! Podczas uzupełniania treści powiadomienia mailowego w wartości dynamiczne należy zwrócić uwagę z jakiej dokładnie akcji je pobieramy! W tym przypadku odpowiednie są wartości znajdujące się w sekcji “Pobierz szczegóły odpowiedzi”.
W zaawansowanych parametrach modułu zobaczyć możemy takie pola jak wylistowane niżej. W przedstawianym przykładem użyjemy “Od”, “UDW” oraz “Ważność”.
Od - adres mailowy nadawcy,
DW - odbiorcy dołączani do wiadomości,
UDW - ukryci odbiorcy dołączani do wiadomości,
Załączniki,
Poufność,
Odpowiedz - adres e-mail do użycia podczas odpowiadania,
Ważność - widoczny w kliencie pocztowym priorytet wiadomości.
Aby nie musieć konfigurować jeszcze raz tej samej akcji dla drugiego przypadku przełącznika (“Domyślne”) skopiuj akcję klikając na nią PPM (prawym przyciskiem myszy) oraz wybierając z dostępnych opcji “Kopiuj akcję”.
Wklejamy skopiowaną akcję do drugiej opcji przełącznika poprzez naciśnięcie ikony plusa w kółeczku PPM pod opcją “Domyślne” i wybierając “Wklej akcję”.
Jeśli po naciśnięciu PPM na ikonkę plusa w kółeczku nie widać możliwości wklejenia akcji upewnij się, że przeglądarka zezwala Power Automate na przechowywanie danych w schowku. Ustawienia te można znaleźć w zależności od przeglądarki w jej ustawieniach lub ikonkach przy pasku adresu.
Możesz edytować wklejone powiadomienie mailowe zmieniając jego odbiorcę, temat lub treść.
W tym momencie przepływ jest już gotowy i pozostało go tylko zapisać za pomocą przycisku “Zapisz” na górnym pasku nawigacyjnym.
Przed przetestowaniem warto upewnić się, że przepływ jest włączony. Zweryfikować to można przechodząc do zakładki “Moje przepływy” oraz patrząc na ikonę przepływu. Jeśli jest kolorowa, to znaczy, że przepływ jest aktywny, jeśli jest szara i ma ikonkę przekreślonego koła - przepływ jest wyłączony.
Przepływ możemy w każdej chwili włączyć lub wyłączyć klikając przy nim ustawienia (ikonka trzech pionowych kropek) oraz wybierając “Włącz” / ”Wyłącz w zależności od aktualnego stanu przepływu.
Kiedy przepływ jest już gotowy i włączony, to należy przetestować go uzupełniając i wysyłając wcześniej przygotowany formularz MS Forms. Jeśli wszystkie kroki zostały przeprowadzone prawidłowo, to w efekcie powinniśmy otrzymać powiadomienie mailowe na wskazany adres, a w formularzu list w witrynie SharePoint pojawi się nowy wpis.
4. Kopia zapasowa, wysyłanie, import oraz eksport przepływu
Power Automate daje nam możliwość kopiowania, wysyłania, eksportu lub importu gotowego przepływu. Kopie zapasową warto robić kiedy masz już przygotowany wcześniej działający przepływ i chciałbyś rozbudować go o dodatkowe elementu, jednak obawiasz się o utratę aktualnej formy i funkcjonalności. Opcja wysyłania umożliwia przesłanie wskazanemu odbiorcy stworzonego wcześniej przepływu na wskazany adres mailowy. Eksport natomiast pozwala wyeksportować z Power Automate przepływ w postaci pliku (.zip) do pamięci lokalnej komputera - taki wyeksportowany wcześniej plik może zostać ponownie zaimportowany lub przekazany komuś innemu w celu zaimportowania przez tą osobę.
Przepływy, które są własnością użytkownika znajdować się będą w zakładce “Moje przepływy” → “Przepływy w chmurze”. Przepływy współdzielone z innymi osobami znajdują się w zakładce “Moje przepływy” → “Udostępnione mi”.
4.1. Kopiowanie przepływu
W pozycji strony głównej Power Automate przejdź do zakładki “Moje przepływy”.
Następnie z listy przepływów wybierz, który chcesz skopiować, naciśnij ikonkę 3 pionowych kropek, a z menu wybierz opcję “Zapisz jako”.
Wprowadź nową nazwę przepływu oraz potwierdź operację przyciskiem “Zapisz”. Przepływ pojawi się na liście o wcześniej ustalonej nazwie.
4.2. Wysyłanie przepływu
W pozycji strony głównej Power Automate przejdź do zakładki “Moje przepływy”.
Z listy przepływów wybierz, który chcesz wysłać, naciśnij ikonkę 3 pionowych kropek, a z menu wybierz opcję “Wyślij kopię”.
Uzupełnij “Tytuł” przepływu, “Opis” oraz wprowadź odbiorców w polu “Wyślij do”. Potwierdź wysłanie przyciskiem “Wyślij”.
Po pomyślnym przesłaniu w oknie wysyłania powinien pokazać się komunikat na zielonym tle informujący nas o pomyślnym przesłaniu kopii przepływu do odbiorców.
Na wskazany adres mailowy przychodzi powiadomienie mailowe wraz z możliwością utworzenia udostępnionego przepływu.
Pamiętaj, że aby wysłać komuś kopię przepływu nie może on zostać zmodyfikowany od jego ostatniego pomyślnego uruchomienia, jak i nie może zawierać zawartości osobistej.
4.3. Eksportowanie przepływu
4.3.1. Eksportowanie przepływu (pakiet ZIP)
Ze strony głównej Power Automate przejdź do “Moje przepływy”.
Zlokalizuj na liście przepływ, który chcesz wyeksportować. Naciśnij ikonkę 3 pionowych kropek i z menu najedź myszką na opcję “Eksportuj”. Po rozwinięciu listy naciśnij “Pakiet (plik ZIP)”.
Nadaj eksportowanemu przepływowi nazwę oraz opcjonalnie środowisku, a także opis. W sekcji zawartości pakietu niektóre zasoby możemy skonfigurować w jaki sposób mają się potem importować. Dla przykładu naciśnij “Aktualizuj” na wysokości zasobu “Flow”.
Po prawej stronie powinno otworzyć się okno konfiguracji importu, w którym ustawić możemy aby przepływ zawsze importował się jako nowy (“Utwórz jako nowe”) lub aktualizował już istniejący wcześniej przepływ (“Aktualizuj”).
Można wejść w konfigurację importu większości zasobów. Zrobić to można poprzez kliknięcie łącza w kolumnie “Konfiguracja importu” lub ikonkę klucza, wtedy po prawej stronie ekranu otworzy się okno konfiguracji. Tuż obok, po prawej stronie od ikonki klucza można również dodać komentarz do zasobu za pomocą ikonki “dymka rozmowy”. Po wprowadzeniu wszystkich zmian wyeksportuj przepływ za pomocą “Eksportuj”.
Po pomyślnym wyeksportowaniu strona poinformuje nas o rozpoczynaniu pobierania, a przepływ powinien automatycznie zacząć się pobierać.
Jeśli mimo komunikatu przepływ wciąż nie zaczął się pobierać, naciśnij przycisk “Pobierz” w prawym dolnym rogu. Jeśli przepływ dalej się nie pobiera upewnij się, że nie jest on blokowany przez ustawienia sieci lub przeglądarki.
4.3.2. Eksportowanie identyfikatora przepływu
Identyfikator przepływu (GUID) w Power Automate służy do jednoznacznego wskazania konkretnego przepływu, aby można go było uruchamiać lub zarządzać nim spoza jego definicji. Użyć można go w SharePoint—w formatowaniu kolumny jako przycisku “executeFlow”, który startuje dany proces dla wybranego wiersza. Przydaje się też do prostych czynności administracyjnych: włączanie/wyłączanie przepływu, podgląd listy uruchomień czy jego szczegóły z poziomu innego przepływu, PowerShella lub panelu admina.
Z pozycji strony głównej Power Automate przejdź do zakładki “Moje przepływy”.
Wybierz przepływ, którego identyfikator chcesz pozyskać. Naciśnij ikonkę 3 pionowych kropek i z menu najedź myszką na opcję “Eksportuj”, a po rozwinięciu listy “Pobierz identyfikator przepływu”.
Skopiuj identyfikator przepływu za pomocą ikonki po prawej stronie od paska zawierającego identyfikator.
4.4. Importowanie przepływu
Ze strony głównej Power Automate przejdź do zakładki “Moje przepływy”.
Po naciśnięciu “Importuj” z listy wybierz “Importuj pakiet (starsza wersja)”.
Naciśnij “Przekaż”.
W otwartym oknie przeglądarki wybierz odpowiedni pakiet przepływu Power Automate i potwierdź przyciskiem “Otwórz”.
W powiązanych zasobach zwróć uwagę czy przy nazwie nie wyświetla się czerwony prostokąt, jeśli tak, to znaczy, że przed zaimportowaniem przepływu musimy poprawić konfigurację zasobu poprzez naciśnięcie “Wybierz podczas importowania” lub ikonki klucza po prawej stronie w kolumnie “Akcje”.
W oknie konfiguracji w importu wybierz odpowiednie dla przepływu połączenie (tzn. z zasobów jakiego konta będzie korzystać przepływ).
Jeśli nie widzisz żadnego połączenia to należy dodać nowe za pomocą “+ Utwórz nowy”.
W głównym widoku importu możemy zobaczyć jaki dokładnie jest to typ zasobu i jakiego połączenia wymaga.
Kiedy wiemy już jakie połączenia będą potrzebne w zakładce “Połączenia” w lewej górnej części strony naciśnij “+ Nowe połączenie”.
Następnie z listy wybierz połączenia zasobów wskazane w głównym widoku importu i dodaj je poprzez ikonkę plusa po prawej stronie od nazwy oraz typu zasobu. W tym przypadku niezbędne byłoby:
Microsoft Forms Połączenie,
SharePoint Połączenie,
Office 365 Outlook Połączenie.
Po naciśnięciu ikonki plusa w poprzednim kroku w nowo otwartym oknie zaznacz “Połącz bezpośrednio (usługi w chmurze)” i potwierdź przyciskiem “Utwórz”. Po wykonaniu powyższych kroków połączenie zostanie dodane do naszego konta.
W momencie kiedy po lewej stronie w oknie importu nie widać już żadnego zasobu, który wyświetlałby się na czerwono, to przycisk “Importuj” w prawym dolnym rogu powinien mieć już kolor niebieski i być możliwy do kliknięcia. Naciskamy go.
Jeśli wszystkie zasoby z przepływu wyświetlają się na zielono, a u góry strony pojawił się komunikat o pomyślnym imporcie, znaczy to, że przepływ został dodany do naszych przepływów i możemy wejść w jego edycję bezpośrednio poprzez “Otwórz przepływ” lub przechodząc do zakładki “Moje przepływy” i znajdując go na liście.
Po naciśnięciu “Otwórz przepływ” zostaniemy przekierowani do widoku edycji przepływu, gdzie możemy zacząć go dowolnie modyfikować.
5. Modyfikowanie oraz rozwijanie gotowego przepływu według swoich potrzeb
Dzięki wcześniej przygotowanemu przepływowi mamy już działającą automatyzację pewnego zadania, mimo wszystko proces wciąż można rozbudować o dodatkowe funkcje np. tworzenie zadań w planie, proces zatwierdzania odpowiedzi przez wskazaną osobę lub osoby w dedykowanej witrynie SharePoint lub też pobierani informacji użytkownika z organizacji (imię, nazwisko itd.). Przed zmodyfikowaniem przepływu warto utworzyć jego kopię zapasową (patrz 4.3.1. oraz 4.4.). Naszym celem jest aby Power Automate po przesłaniu nowej odpowiedzi na formularz:
pobrał informacje na temat użytkownika,
utworzy element w odpowiednim formularzu list (w zależności od wyboru odpowiedzi w formularzu) w witrynie SharePoint,
przesłał element do akceptacji wskazanej osoby/osób,
zaktualizował wpis w witrynie SharePoint z odpowiednim statusem (w zależności czy monit został zaakceptowany lub odrzucony),
wyśle powiadomienie mailowe do wskazanych osób.
5.1. Przygotowania do przepływu
Zanim zaczniesz rozbudowę przepływu najpierw należy utworzyć potrzebne w trakcie elementy. W tym wypadku będzie to drugi formularz list oraz plan w witrynie SharePoint.
5.1.1. Przygotowania do przepływu - tworzenie zawartości witryny SharePoint - plan
W planie, do każdej odpowiedzi na formularz będą tworzone zadania, do których mogą zostać automatycznie przypisane właściwości takie jak daty oraz osoby.
W widoku strony głównej witryny naciśnij przycisk “+ Nowe” i wybierz z listy pozycję “Plan”.
Nazwij plan, zaznacz aby pokazywał się w nawigacji witryny oraz potwierdź klikając “Utwórz”.
Utworzony plan jest widoczny w nawigacji witryny pod nazwą “Terminarz”.
Przejdź do Terminarza, wejdź w widok siatki najedź myszką na przedział o nazwie “Do wykonania” gdzie pojawią się ustawienia (ikonka 3 poziomych kropek). Z listy wybierz pozycję “Zmień nazwę” oraz wprowadź nową nazwę.
Centrum Usług Informatycznych Politechniki Gdańskiej 2024