Instrukcja obsługi protokołów dla ofert pracy

📌 Cel protokołu

Po zakończeniu etapu składania aplikacji i przeprowadzeniu rozmów kwalifikacyjnych, jednostka odpowiedzialna za ogłoszenie przygotowuje protokół konkursowy dokumentujący wyniki naboru.

Protokół:

• pełni funkcję oficjalnego zapisu postępowania rekrutacyjnego,

• jest wymagany niezależnie od tego, czy konkurs zakończył się wyborem kandydata, czy nie.

Publikacja protokołu:

• obowiązkowa tylko w przypadku ofert pracy na stanowiska nauczycieli akademickich (NA),

• dobrowolna w przypadku ofert na stanowiska pracowników administracji, obsługi oraz inne (NNA i Inne).

System umożliwia przejrzyste zarządzanie tym procesem dzięki formularzowi protokołu oraz przypisanym statusom i uprawnieniom.

🔄 Proces obsługi protokołu w systemie

1️⃣ Przygotowanie protokołu

• Po zakończeniu rozmów kwalifikacyjnych jednostka wprowadza dane do formularza protokołu dostępnego w systemie.

2️⃣ Weryfikacja przez HR

• HR sprawdza poprawność wprowadzonych danych.

  • W przypadku błędów → HR odsyła protokół do poprawy (status: Do poprawy) — możliwa edycja przez jednostkę i HR.

  • W przypadku poprawnego protokołu → HR zatwierdza dokument i przekazuje do ewentualnej publikacji.

3️⃣ Publikacja protokołu

• Jednostka publikuje protokół, jeśli dotyczy (w przypadku NA publikacja obowiązkowa).

• Po publikacji protokół nie podlega już edycji przez jednostkę.

• Wszelkie zmiany po publikacji może wprowadzać wyłącznie HR.

📋 Widok przed dodaniem protokołu

Na górze formularza protokołu prezentowane są dane pobrane automatycznie z formularza oferty pracy — pełnią funkcję informacyjną i nie podlegają edycji:

• Mają na celu:

  • umożliwienie weryfikacji poprawności danych bez konieczności otwierania innego widoku;

  • pomoc członkom komisji w szybkim przypomnieniu sobie kontekstu oferty;

  • zapewnienie spójności między ofertą a protokołem.

🖊️ Formularz protokołu – opis pól

W formularzu należy uzupełnić następujące pola:

🔒 Zamknięcie procesu protokołu w systemie

Po zatwierdzeniu protokołu i uzupełnieniu wszystkich danych jednostka przechodzi do finalnego etapu:

• Wybór przycisku:

  • „Rozstrzygnij” — jeśli wyłoniono kandydata do zatrudnienia.

  • „Zakończ nierozstrzygnięty” — jeśli żadnego kandydata nie wybrano.

➡ Po kliknięciu następuje:

• zmiana statusu oferty na Rozstrzygnięto lub Nierozstrzygnięty,

• blokada dalszej edycji formularza przez jednostkę,

• możliwość edycji wyłącznie przez HR.

📩 Komunikat przypominający (tylko dla ofert NA)

W przypadku ofert dla nauczycieli akademickich, po zatwierdzeniu protokołu system wyświetla przypomnienie:

UWAGA
Informację o wyniku konkursu na stanowisko nauczyciela akademickiego (w formacie PDF) należy przesłać do Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego na adres: pracawnauce@mnisw.gov.pl, w celu publikacji w BIP MNiSW.
W razie pytań: rekrutacja.hr@pg.edu.pl

⚠ Komunikat ma charakter informacyjny — nie blokuje dalszych działań w systemie.

🔧 Uwaga praktyczna:
Protokół może być w systemie edytowany wyłącznie na etapie „Do poprawy” lub przed ostatecznym zatwierdzeniem przez HR.