Porównanie stron

...

Rekrutacja i zapisy

...

Tworzenie nowych zapisów

1. Aby zacząć tworzyć nowe zapisy klikamy na zakładkę Zapisy, a następnie Nowe zapisy.

   

2. Uzupełniamy pola:

   1. Nazwa - nadajemy nazwę naszego zapisu,

   2. Opis - wypełniamy treścią,

      

   3. Jednostki administracyjne - po kliknięciu w przycisk “plus” pojawią się nam do wyboru jednostki administracyjne, szeroka paleta wyboru wynika z naszych uprawnień. W normalnym toku pracownik dziekanatu ma upoważnienie tylko do swojego wydziału. Jeśli zdarzyłaby się sytuacji, że pracownik nie ma żadnej możliwości wyboru, to musi się zwrócić do swojego przełożonego, aby ten zawnioskował o dane uprawnienia. Następnie klikamy Zapisz,

      

      Gdybyśmy chcieli dodać kilka wydziałów, to należy kliknąć przycisk “plus”.

      

   4. Kursy - po przefiltrowaniu interesujących nas pozycji, klikamy Szukaj.Zaznaczamy kierunek oraz naciskamy Zapisz.Dzięki temu dodając studentów do zapisów, dodamy ich automatycznie, nadając im prawo do zapisów,

      

   5. Kryteria zapisu - wyróżniamy cztery kryteria. W zależności, którą z opcji wybierzemy, to będzie brana pod uwagę średnia studentów lub czas wysłania zapisów. Ręczny wybór umożliwia nam stworzenie listy z numerami albumów, które są rozdzielone przecinkiem według, których system ma traktować studentów od najlepszego do najgorszego. Według nazwisk, to nic innego jak kolejność alfabetyczna. Dla naszego przykładu zaznaczymy Kto pierwszy ten lepszy:

      

   6. Semestr akademicki - semestr, na którym tworzymy zapisy,

   7. Data publikacji - studenci, którzy oglądają zapisy, zobaczą je dopiero po dacie publikacji. Oznacza to, że zapisy zostaną opublikowane 19.05.2023 i studenci zobaczą wszystkie opcje, które mają do wyboru i będą mogli sobie te opcje również ustawiać,

      

   8. Data rozpoczęcia - jest to data, w której studenci będą mogli wysyłać swoje preferencje. Gdy minie 26.05.2023 godz. 20:00, to studenci, którzy mieli wcześniej ustawione preferencje, będą mogli je wysłać. Jeżeli osoba nie ustawi swoich preferencji wcześniej, to po godz. 20:00 nadal będzie mogła to zrobić, aczkolwiek będzie w kolejce za swoimi rówieśnikami, którzy już to zrobili,

      

      W przypadku, w którym ustawilibyśmy te dwie daty równocześnie, to dotyczyłby one opcji Według średniej, Ręcznego wyboru oraz Według nazwisk.

   9. Data zakończenia - zapisy kończą się 02.06.2023 o godz. 7:30. Dziekanaty o tej godzinie zaczynają pracę i od razu mogą przejść do obsługi tych zapisów, gdyż wiedzą, że są one zakończone,

      

   10. Liczba opcji do zapisu - mówi nam o tym ile pozycji z tych, które dodamy, studenci będą wybierać. Jeśli chcemy wybrać jeden przedmiot z czterech, to ustawiamy liczbę “1”. Jeśli byłyby to dwa przedmioty z czterech, to ustawiamy liczbę “2”.

       

3. Zmieńmy kryteria zapisu na Według średniej.

   

...

46. Natomiast w przypadku średniej, nazwisk lub kolejności, którą my ustawiamy, nie ma to tak naprawdę większego znaczenia więc w Oznaczaniu jako niewysłani mamy większą swobodę.

Obsługa zapisów przez dziekanat

1. Wchodzimy w zakładkę główną Rekrutacja i zapisy.

   

2. Pozostajemy na zakładce Zapisy i Lista zapisów. Wybieramy Semestr akademicki, następnie Szukaj.Klikamy na Wybór przedmiotu obieralnego,bo to są zapisy którymi się zajmowaliśmy.

   

3. Proszę nie przerazić się komunikatem, który się wyświetli, ponieważ to nie oznacza, że wyniki zostały opublikowane, ani że jest jakiś skutek tego działania. Jest to komunikat, który zapobiega temu, aby operator nie zapomniał wygenerować wyników.

   

4. Dziekanat widzi tylko przycisk Opublikuj wyniki, dlatego reszta jest zamazana.

   

5. Zanim opublikujemy wyniki przejdźmy do zakładki Lista opcji.Widzimy, że 23 osoby brały udział w zapisach czynnie lub biernie.

   

6. W głównej listwie pod zakładkami mamy podsumowanie zapisanych studentów oraz liczbę miejsc, które były dostępne. Znajduje się tu również Procent zapisanych,na który należy zwracać uwagę, ponieważ jeśli % jest mniejszy niż 100%, to oznacza, że mieliśmy jakąś pulę miejsc, część studentów się zapisała, a część nie, ponieważ nie mieli miejsc. Taką sytuacją należy się niezwłocznie zająć.

   

...

19. Ponownie poddajmy edycji nasze kierunki, tak aby wszystkie zainteresowane osoby, mogły pojawić się w zapisach.

    

    I jest to moment, w którym możemy zapisy zakończyć albo je opublikować i poczekać na opinie studentów.

20. Aby opublikować wyniki, przechodzimy do zakładki Dane zapisów i następnie Opublikuj wyniki.

    

21. Potwierdzamy nasz wybór.

    

22. Gdy wyniki będą opublikowane, to student powinien zobaczyć taki widok. Następnie należy wejść w Podgląd,aby zobaczyć do jakiego przedmiotu zostaliśmy zapisani.

    

23. Widzimy, że student został dopisany do Zarządzania cyklem transakcyjnym na rynkach zagranicznych.

    

24. Załóżmy, że student nie jest zadowolony z tego zapisu, wiec jak wrócimy do naszej rekrutacji i jeszcze nie zamknęliśmy zapisów dla studentów, przyciskiem Rozlicz zapisy, to dajemy osobie okienko na wszelkie reklamacje.

    

25. Przechodzimy do zakładki Lista opcji i klikamy w Wyniki.

    

26. Jeśli jest podjęta decyzja, że studenta możemy przenieść do innej grupy, to znajdujemy osobę, którą chcemy przenieść. Zaznaczamy checkboxa i na dole pojawi się opcja Przenieś do innej grupy.

    

27. Wybieramy kierunek, na który mamy przenieść osobę.

    

28. W naszym przykładzie mieliśmy ograniczoną liczbę miejsc o czym poinformował nas system.

    

29. Aby zwiększyć liczbę miejsc musimy wrócić do naszej Listy opcji.Klikamy Edycję.

    

30. Zwiększamy liczbę miejsc.

    

31. Następnie wchodzimy w Wyniki.

    

32. Zaznaczamy checkboxa przy nazwisku studenta oraz na dole klikamy na przenieś do innej grupy.

    

33. Zwiększyliśmy liczbę miejsc, więc teraz nie powinniśmy mieć problemu z zapisaniem osoby do danej grupy.

    

34. Gdy wrócimy do Listy opcji,to już zobaczymy, że na kierunku Kształtowanie ofert na rynkach zagranicznych liczba osób uległa zmianie. Dodatkowo jeśli wejdziemy w Wyniki,to już tę osobę zobaczymy na liście.

    

35. Po pierwsze zauważmy, że zniknął nam przycisk Generuj wyniki,ponieważ opublikowaliśmy wyniki, a po drugie gdybyśmy przenosili studenta pomiędzy grupami, jeszcze przed wygenerowaniem wyników, to należy uważać na przycisk Generuj wyniki.Dlaczego? Jeśli robimy zmiany w poszczególnych grupach i przenosimy studentów pomiędzy grupami, to jak klikniemy drugi raz Generuj wyniki,to zatrzemy zmiany, które ręcznie wprowadziliśmy.

    

36. Zakładamy, że skończyły się odwołania studentów (o ile istniał taki okres odwołań), to nadszedł czas na Rozliczenie zapisów.Klikamy na Rozlicz zapisy.

    

37. Potwierdzamy Tak.

    

38. Rozpoczęto zapisywanie w tle, a na kolejnym obrazku zobaczymy efekt z rozliczenia zapisów.

    

39. Żeby przekonać się jak wygląda widok ze strony studenta, przejdziemy do głównej zakładki Dziekanatu.

    

40. Znajdujemy konkretnego studenta (1), następnie klikamy w Przedmioty (2) oraz wybieramy Kierunek (3).

    

41. Wybieramy Semestr 3 (1) i już widzimy, że pojawił się przedmiot z Kształtowania ofert na rynkach zagranicznych.

    

42. Do tej pory zapisywaliśmy studentów na przedmioty ale nie zwalnia nas to z obowiązku zapisania studentów na grupy zajęciowe. W tym celu wchodzimy w przedmiot.

    

43. Następnie Studenci na przedmiocie.

    

44. Szukaj (1). Wyświetli nam się lista 14 osób (2), które zapisały się na przedmiot.

    

45. W naszym przykładzie mamy 4 grupy zajęciowe, więc przeprowadzimy symulacje z czterema osobami. Zaznaczamy checkboxy, a następnie klikamy na Zapisz na zajęcia.

    

46. Zapisujemy 4 osoby do 1. grupy zajęciowej. Następnie Wybierz.

    

47. Osoby, które zostały zapisane do grup zajęciowych, w ogólnym widoku w Zajęciach będą miały dopisaną literę “C”.

    

48. I tak oto mamy zakończone zapisy. Jest to koniec tego procesu.

Jak dodajemy studentów z zewnątrz

1. Przechodzimy do aplikacji Ręczna rekrutacja.

   

2. Następnie do zakładki Kandydaci, a potem klikamy Dodaj kandydata.

   

3. W następnym kroku przed nami będzie do uzupełnienia duży formularz.

   

   1. Powód ręcznej rekrutacji - znajduje się tutaj taka opcja jak Wznowienie studiów. Należy pamiętać o tym, że ten wariant nie jest właściwy do wznowienia studiów. Informacje o studencie już posiadamy w systemie, więc ta opcja miałaby sens, gdybyśmy nie mieli żadnych informacji o takiej osobie. Samo wznowienie studiów ze studentem omówimy w następnych krokach,

      

   2. Wydział,

      

   3. Kierunek,

      

   4. Rodzaj studiów,

      

   5. Poziom studiów,

      

   6. Kurs,

      

   7. Data rozpoczęcia nauki - w tym miejscu należy ustawić datę według kalendarza akademickiego czyli 01.10.2023 lub ustawy,

   8. Nr albumu - to miejsce pozostawiamy puste. System powinien tę pozycje uzupełnić automatycznie,

   9. Miejsce zamieszkania studenta,

      

   10. Cudzoziemcy - określamy na jakiej podstawie prawnej cudzoziemiec, będzie studiował na naszej uczelni i później będzie eksportowane to do POL-onu,

       • Cudzoziemiec odbywający pełen cykl kształcenia i cudzoziemiec planujący studiować w Polsce przynajmniej rok akademicki.

         

4. Pierwszą część mamy wypełnioną.

   

5. Przechodzimy do drugiej części wypełniania formularza. Pola z gwiazdkami są wymagane do uzupełnienia.

   

6. Zaznaczamy checkboxa Dodaj dokument i pojawią nam się kolejne pola do wypełnienia.

   

7. Możemy również wypełnić poniższe pola, a gdy to zrobimy naciskamy przycisk Zapisz.

   

8. Jeśli po naciśnięciu przycisku Zapisz nic się nie dzieje, to oznacza, że nie wypełniliśmy jakiegoś pola. W innym razie wyświetli się komunikat o pomyślnym dodaniu kandydata.

   

9. Zakładając, że ktoś z Działu Współpracy Międzynarodowej będzie dodawał kolejne osoby, to musi je dodać poprzez przycisk Dodaj kandydata i dodaje kolejną osobę na podstawie dokumentów, które posiada.

10. Na naszym przykładzie klikniemy Przejdź do danych kandydata.W każdej zakładce poniżej znajdziemy informacje, które uzupełnialiśmy podczas wypełniania formularza. Zawsze też możemy takie informacje Edytować poprzez przycisk umiejscowiony na samym dole każdej zakładki.

    

11. Jest to pierwsza część ręcznej rekrutacji, czyli zasilanie danymi. Może to robić pracownik dziekanatu lub osoba spoza dziekanatu, co jest do ustalenia.

12. Aby mieć pewność, że osoba, którą wprowadziliśmy pojawiła się na naszej liście, należy wejść w zakładkę Kandydaci -> Lista kandydatów.Na dole listy widzimy, że osoba została dodana.

    

Import z ręcznej rekrutacji

1. Przechodzimy do aplikacji Dziekanat.

   

2. Osoby pracujące w dziekanacie (przy odpowiednich uprawnieniach) mają możliwość zaimportowania kandydatów z ręcznej rekrutacji i odbywa się to w ścieżce jak poniżej:
   Administracja -> Import z rekrutacji -> Import ręczna rekrutacja

   

3. Pojawia się nam ta sama lista kandydatów, którą widzieliśmy od strony koordynatora, który wprowadzał osoby do systemu. Wiemy, że nasza “Anna Przykładowa”, to osoba, którą chcemy przyjąć na nasz kierunek. Zaznaczamy checkbox obok nazwiska, a następnie przyciskami granatowy przycisk Import z ręcznej rekrutacji.

   

4. Potwierdzamy, że chcemy zaimportować kandydatkę/kandydatów.

   

5. Trzeba pamiętać o tym, aby upewnić się, czy taka osoba nie została przeniesiona do zakładki Konflikty lub Walidacja.Może się tak zdarzyć, że dla niektórych osób dane nie zostaną zaimportowane do dziekanatu i nie zostanie kandydatowi przyznany numer albumu. Należy zajrzeć do powyższych zakładek, bo jeśli będziemy dodawać osobę, która ma numer pesel i w naszym systemie istnieje osoba, która ma ten sam numer pesel, to bardzo prawdopodobne, że jest to ta sama osoba. Tak samo jeśli numer dokumentu jest zbieżny, to również z dużym prawdopodobieństwem dodajemy tę samą osobę. Różnica może być w nazwisku, które można przecież zmienić. Wówczas w konfliktach i walidacjach system pokaże nam taką osobę, wyświetli jej dane w kolumnach i będzie można podjąć decyzje, które dane uznać za prawdziwe. Ewentualnie będzie możliwość scalenia tych danych.

   

6. Przejdźmy do wyszukania naszej studentki. Widzimy na podsumowaniu, że Anna Przykładowa jest zapisana na kurs Międzynarodowe stosunki gospodarcze, na studiach licencjackich, aktywna od 01.10.2022.

   

7. Następnie trzeba studentce ustawić semestr. W tym celu przechodzimy do zakładki Kursy.Klikamy na Kierunek.

   

8. Wybieramy Semestr.

   

9. Zmieniamy wartość na 3 semestr.

   

10. Kolejno przechodzimy do zakładki Przedmioty.Klikamy na Kierunek,a następnie Zapisz studenta na przedmiot.

    

11. Wybieramy Semestr akademicki,aby znaleźć przedmioty na 3 semestrze akademickim. Po wybraniu semestru klikamy przycisk Zamknij.Następnie po wybraniu semestru klikamy przycisk Szukaj.

    

12. Wybieramy przedmioty, na które chcemy zapisać panią Annę.

    

13. Robiliśmy również zapisy na przedmioty i gdybyśmy panią Annę chcieli dodać do systemu po tym, jak tworzyliśmy i rozliczaliśmy zapisy, to w tym przypadku należy ręcznie obsłużyć takie przedmioty.

14. Wszystko wyżej wymienione jest procesem dodawania osoby ręcznie do systemu.

Jak zarejestrować naszemu macierzystemu studentowi przedmiot, który był przez niego realizowany na jakiejś innej uczelni z wymiany

1. W tym celu przechodzimy do aplikacji Student.

   

2. Następnie Erasmus -> Zgłoś przedmiot.

   

3. Wchodzimy w nasz kierunek.

   

4. Student wypełnia formularz zgodnie z Transcript of records.

   

5. Następnie Wyślij.

   

6. Przedmiot został pomyślnie zgłoszony.

   

7. Poniżej widzimy listę zgłoszonych przedmiotów.

   

8. Po wprowadzeniu ocen przez studenta, musi się on udać do dziekanatu z dokumentem Transcript of records, aby je potwierdzić. Dziekanat pobiera od studenta dokument i zatwierdza wszystkie oceny w systemie. Poniżej pokażemy jak to zrobić. Przechodzimy do głównej zakładki Dziekanat.

   

9. Następnie Przedmioty -> Zgłoszone przedmioty Erasmus.

   

10. Wyświetli nam się lista wszystkich zgłoszonych przedmiotów. Jeśli byłaby ona zbyt długa, to w takiej sytuacji możemy skorzystać z widocznych dla nas filtrów, aby ułatwić sobie pracę.

    

11. Przechodzimy do Szczegółów.

    

12. Na tym poziomie rolą dziekanatu jest to, aby potwierdzić oceny studenta z dokumentem Transcript of records. Jeżeli wszystko się zgadza, to klikamy na Edytuj i zatwierdź.Jeśli nie, to wtedy prosimy studenta o poprawę pracy. W tym celu klikamy Do poprawy. Możemy również całkowicie Odrzucić operację. W naszym przypadku wszystko zostało poprawnie zapisane, więc zatwierdzamy dokument.

    

13. Mamy jeszcze możliwość edytowania tego dokumentu. Jeśli wszystko się zgadza, klikamy przycisk Zatwierdź.

    

14. Aby sprawdzić efekt naszej pracy musimy wyszukać studenta.

    

15. Kolejno zakładka Przedmioty oraz wybór odpowiedniego Kierunku.

    

16. Następnie wybieramy Semestr 3.

    

17. Poniżej widzimy przedmiot, który wprowadziliśmy z zapisów oraz dwa przedmioty, które wprowadził student wraz z oceną.

    

18. Jeżeli student nie wpisze przedmiotów samodzielnie, to rolą dziekanatu jest to, aby te przedmioty wpisać, poprzez opcję Dodaj przedmiot ręcznie.

    

Wznowienie studenta

...