Smartsheet to oprogramowanie służące m.in. do wymiany informacji w oparciu o tabelaryczną formę.

Instrukcja krok po kroku

1. Rejestracja i logowanie

1.1. Rejestracja

W celu uzgadniania dokumentacji konieczne będzie założenie konta na stronie internetowej https://app.smartsheet.eu/b/home.

Po kliknięciu przycisku: “Create one” (Rys.1, a) zostajemy przeniesieni na stronę, której widok zamieszczony został poniżej (Rys. 2.)

1.2. Logowanie

Aby skorzystać z usługi należy się zalogować danymi podanymi podczas procesu rejestracji (Rys. 2).

2. Arkusz Smartsheet

Po poprawnym zalogowaniu wyświetlony zostanie widok analogiczny do poniższej ilustracji (Rys. 3.)

2.1. Legenda

1 – pole służące do konwersacji dotyczącej uwagi

2 – nr uwagi

3 – numer/nazwa dokumentu, którego dotyczy uwaga

4 – rewizja dokumentu, wersja dokumentu, której dotyczy uwaga

5 – strona dokumentu, której dotyczy uwaga

6 – branża, której dotyczy uwaga

7 – autor uwagi

8 – treść uwagi

9 – status:

OTWARTA – uwaga do usunięcia

ZAMKNIĘTA - uwaga, której usunięcie zostało potwierdzone

WYCOFANA - uwaga, która skutkuje tym samym, co zamknięta

ODRZUCONA - uwaga, która skutkuje tym samym, co zamknięta

10 – modyfikowany przez – pole uzupełniane automatycznie – osoba, która ostatnio modyfikowała wiersz

11 – data modyfikacji – pole uzupełniane automatycznie – data ostatniej modyfikacji wiersza

12 – ostatni komentarz – pole uzupełniane automatycznie – treść ostatniego komentarza

13 – robocza? – nie/tak – domyślnie ustawione jest filtrowanie, aby wyświetlane były tylko uwagi nie robocze, tj. uwagi w ostatecznym kształcie, wymagające odniesienia się wykonawcy

14 – dołączanie załącznika w bieżącym wierszu

15 – dodawanie komentarza

16 – dodawanie dowodu

17 – ustawianie przypomnienia

3. Uzgadnianie dokumentacji

Każda uwaga zostaje zapisana w ten sposób, że każdy wiersz stanowi osobną uwagę, do której Wykonawca zewnętrzny można odnosić się jedynie poprzez funkcję “Załącznika” (Rys. 4., Rys. 6.) oraz “Komentarza” (Rys. 5.,Rys. 7.), do której dostęp jest możliwy po wciśnięciu ikony (15) w pierwszej kolumnie.

Wszystkie pozostałe pola są zablokowane i mogą być edytowane jedynie przez przedstawiciela PG.