Wirtualne faksy
- Former user (Deleted)
Usługa Wirtualny faks działa analogicznie do tradycyjnych faksów. Usługa realizuje:
- odbiór faksów – za pomocą usługi poczty elektronicznej,
- wysyłkę faksów – za pomocą dedykowanej aplikacji dostępnej z poziomu Moja PG.
Poniżej opisane są oba te procesy (odbiór i wysyłanie) oraz sposób ich realizacji.
Odbieranie faksów
Poniżej zamieszczony diagram przedstawia uproszczony mechanizm działania systemu wirtualnego faksu z punktu widzenia odbioru dokumentu.
Przychodzący dokument odbierany jest przez Centralę telefoniczną PG (VoIP). Odebrany dokument zapisywany jest w formacie PDF w wirtualnym faksie o nazwie fax-NW-JO, gdzie NW to numer wewnętrzny odbiorcy PG, na jaki faks został wysłany, a JO – jest kodem jednostki organizacyjnej będącej właścicielem danego numeru.
Przykładowo, faks wysłany na numer politechniczny 58 347 14 90 należący do Centrum Usług Informatycznych otrzyma nazwę fax-1490-CUI.
W kolejnym kroku przy użyciu usługi pocztowej PG powstały plik zostaje przekazany do folderu współdzielonego o identycznej co wirtualny faks nazwie (nasz przykład fax-1490-CUI). Odczyt faksu możliwy jest dla wszystkich użytkowników posiadających dostęp do folderu współdzielonego skojarzonego z danym numerem faksu. Uprawnienia do folderów współdzielonych nadaje Helpdesk na wniosek kierownika jednostki organizacyjnej będącej w posiadaniu danego numeru.
Na koniec warto wspomnieć, że dostęp dla użytkowników do folderu współdzielonego dla systemu wirtualnego faksu jest tylko dla odczytu.
Wysyłanie faksów
W celu wysłania faksu należy przygotować dokument w formacie PDF. Rolę skanera w faksie może pełnić dowolny skaner, dzięki któremu przygotujemy plik PDF (możemy także używać np. Worda i wirtualnych drukarek PDF, Libre Office itp.). Wysłane w ten sposób faksy mogą trafiać zarówno do wirtualnych faksów jak i do fizycznie istniejących urządzeń, jeżeli odbiorca wiadomości takie urządzenie posiada (odbiorca dysponujący tradycyjnym faksem nawet nie zorientuje się, że wiadomość została wysłana przez wirtualny faks).
Dostęp do aplikacji Wirtualny faks możliwy jest z poziomu ekranu głównego portalu Moja PG w dziale Inne systemy po zalogowaniu się na swoje konto. Widok ikony aplikacji przedstawiony został na poniższym zrzucie ekranu.
Po kliknięciu na ikonę zaznaczoną czerwoną ramką widok ekranu przedstawi się analogicznie jak na zrzucie poniżej. Widzimy na nim dwa przykładowe wirtualne faksy. W przypadku pierwszego faksu od góry użytkownik posiada uprawnienia tylko do odczytu, w drugim uprawnienia zarówno odczytu jak i wysyłki.
Z tego ekranu możemy przejść do wysyłania, możemy także podejrzeć statusy faksów wychodzących i przychodzących.
Po kliknięciu Wyślij fax otworzy się okno jak przedstawiono poniżej. W polu Nadawca znajdzie się numer przypisany do konta wysyłającego fax. W pole Odbiorcy należy wpisać numer / numery odbiorców dokumentu. Pole Dodaj plik umożliwia dodanie zeskanowanego dokumentu w formacie PDF, który zostanie wysłany jako fax.
Ważne aby zwrócić uwagę na poprawność utworzenia dołączanego pliku. Informacja o tym znajduje się na samym dole poniższego zrzutu ekranu.
Widok wysłanych faksów
Widok listy wychodzących dokumentów przedstawia kolejny, zamieszczony niżej zrzut ekranu.
Ostatnia kolumna zestawienia zawiera linki do potwierdzeń wysłania poszczególnych dokumentów. Widok przykładowego potwierdzenia przedstawia kolejny obrazek.
Widok odebranych faksów
Na kolejnym obrazku przedstawiono widok listy przychodzących faksów. Wyświetlenie ww. listy jest możliwe po kliknięciu na przyciski Przychodzące. Tabela zawiera zestawienie wszystkich faksów otrzymanych na wyszczególniony u góry ekranu numer wirtualnego faksu, zakres wyświetlanych wyników oraz szczegóły dokumentów. Lista odebranych faksów powinna pokrywać się z listą otrzymanych przesyłek email do folderu współdzielonego.
Powiązane artykuły
Centrum Usług Informatycznych Politechniki Gdańskiej 2024