Przeznaczeniem poniższych instrukcji jest opisanie jakie możliwości daje portal Moja PG oraz jakie posiada funkcje. Poniższe instrukcje zostały sporządzane tak, aby użytkownik w łatwy sposób mógł zdobyć konkretną wiedzę merytoryczną oraz jasne wskazówki na temat realizacji zadań we wspomnianym systemie.
Dostępne są dwa portale Moja PG – produkcyjny pod adresem https://moja.pg.edu.pl/ oraz szkoleniowy pod adresem https://moja.szkol.pg.edu.pl/. Ważne jest, aby w przypadku testowania opcji/przeprowadzania szkoleń zwracać uwagę, na którym portalu wprowadzamy zmiany, aby nie wprowadzać ich na danych produkcyjnych.
Rekrutacja i zapisy
Są dwa rodzaje zapisów, ale na potrzeby tej instrukcji stworzymy na tę chwilę jeden tor zapisów. Drugi zapis różni się od pierwszego tym, że niezbędny jest mu plan zajęć. Zapisy umożliwiają nam zapis studentów na przedmioty albo zapisy na grupy zajęciowe lub na kursy podrzędne.
Przechodzimy do aplikacji Rekrutacja i zapisy.
Po wejściu do aplikacji zobaczymy taki widok:
Natomiast obraz, który widzimy dotyczy między innymi wykorzystywania planu zajęć.
Na potrzeby naszej instrukcji tym kafelkiem nie będziemy się zajmować. Dla wiedzy udostępniamy tylko informację czego to dotyczy.
Tworzenie nowych zapisów
Aby zacząć tworzyć nowe zapisy klikamy na zakładkę Zapisy, a następnie Nowe zapisy.
Uzupełniamy pola:
Nazwa - nadajemy nazwę naszego zapisu,
Opis - wypełniamy treścią,
Jednostki administracyjne - po kliknięciu w przycisk “plus” pojawią się nam do wyboru jednostki administracyjne, szeroka paleta wyboru wynika z naszych uprawnień. W normalnym toku pracownik dziekanatu ma upoważnienie tylko do swojego wydziału. Jeśli zdarzyłaby się sytuacji, że pracownik nie ma żadnej możliwości wyboru, to musi się zwrócić do swojego przełożonego, aby ten zawnioskował o dane uprawnienia. Następnie klikamy Zapisz,
Gdybyśmy chcieli dodać kilka wydziałów, to należy kliknąć przycisk “plus”.
Kursy - po przefiltrowaniu interesujących nas pozycji, klikamy Szukaj. Zaznaczamy kierunek oraz naciskamy Zapisz. Dzięki temu dodając studentów do zapisów, dodamy ich automatycznie, nadając im prawo do zapisów,
Kryteria zapisu - wyróżniamy cztery kryteria. W zależności, którą z opcji wybierzemy, to będzie brana pod uwagę średnia studentów lub czas wysłania zapisów. Ręczny wybór umożliwia nam stworzenie listy z numerami albumów, które są rozdzielone przecinkiem według, których system ma traktować studentów od najlepszego do najgorszego. Według nazwisk, to nic innego jak kolejność alfabetyczna. Dla naszego przykładu zaznaczymy Kto pierwszy ten lepszy:
Semestr akademicki - semestr, na którym tworzymy zapisy,
Data publikacji - studenci, którzy oglądają zapisy, zobaczą je dopiero po dacie publikacji. Oznacza to, że zapisy zostaną opublikowane 19.05.2023 i studenci zobaczą wszystkie opcje, które mają do wyboru i będą mogli sobie te opcje również ustawiać,
Data rozpoczęcia - jest to data, w której studenci będą mogli wysyłać swoje preferencje. Gdy minie 26.05.2023 godz. 20:00, to studenci, którzy mieli wcześniej ustawione preferencje, będą mogli je wysłać. Jeżeli osoba nie ustawi swoich preferencji wcześniej, to po godz. 20:00 nadal będzie mogła to zrobić, aczkolwiek będzie w kolejce za swoimi rówieśnikami, którzy już to zrobili,
W przypadku, w którym ustawilibyśmy te dwie daty równocześnie, to dotyczyłby one opcji Według średniej, Ręcznego wyboru oraz Według nazwisk.
Data zakończenia - zapisy kończą się 02.06.2023 o godz. 7:30. Dziekanaty o tej godzinie zaczynają pracę i od razu mogą przejść do obsługi tych zapisów, gdyż wiedzą, że są one zakończone,
Liczba opcji do zapisu - mówi nam o tym ile pozycji z tych, które dodamy, studenci będą wybierać. Jeśli chcemy wybrać jeden przedmiot z czterech, to ustawiamy liczbę “1”. Jeśli byłyby to dwa przedmioty z czterech, to ustawiamy liczbę “2”.
Zmieńmy kryteria zapisu na Według średniej.
UWAGA! Ustawiając datę publikacji na czas przeszły zablokujemy możliwość edycji zapisów. W momencie kiedy minie data publikacji zapisy są blokowane!
Następnie Zapisz oraz zatwierdzamy Tak.
Po zatwierdzeniu wyświetli nam się ogólny zarys naszego zapisu.
W dalszym kroku będziemy uzupełniać nasze dane. W tym celu przechodzimy do zakładki Lista opcji.
Zapisy umożliwiają także zapis na kursy podrzędne, czyli specjalności.
Jeśli chcemy to wykorzystać, to wybierzmy Dodaj kurs.
Określamy odpowiednie filtry oraz wybieramy interesującą nas specjalność. Dla naszego przykładu klikamy na ekonomię biznesu.
Określamy liczbę miejsc. Następnie Zapisz.
Dodaliśmy trzy specjalności na podstawie instrukcji powyżej.
Jest to wybór dla studentów, którzy wybierają jedną ze specjalności.
Wszystko to o czym pisaliśmy miało posłużyć nam jako przykład. My natomiast skupimy się na wyborze przedmiotów.
UWAGA! Istotnym jest, aby nie dodawać przedmiotów i specjalności jednocześnie, gdyż nasz interfejs pozwala nam na taką możliwość przy użyciu opcji:
Nie robimy tak, ponieważ student będzie musiał wybierać pomiędzy jednym, a drugim. Czyli zapisałby się na specjalność albo na przedmiot, co jest błędem. Jeśli okazałoby się, że chcemy studentów zapisywać zarówno na przedmioty, jak i na specjalności, to trzeba zrobić dwie instancje zapisów. Jedna będzie obsługiwać kursy, a druga przedmioty.
Jest jeszcze trzecia opcja:
Możemy to wykorzystać do tego, aby zaoferować studentom jakiś wykład z profesorem prowadzącym lub wizytującym. Mamy np. czterech profesorów i chcemy, żeby studenci zdecydowali się na dwóch z czterech, ponieważ z dwojgiem z nich będziemy chcieli podpisać umowę, aby przeprowadzili nam wykład. I właśnie m.in. do tego możemy użyć opcji bez typu. Dodać cztery nazwiska prowadzących, określić liczbę miejsc i dzięki temu studenci będą mogli się na wykład zapisać, a my będziemy mieli o tym informacje.
Natomiast w Dodaj kurs i Dodaj przedmiot/grupę zajęciową chodzi też o to, że nie tylko mamy informacje o tym, iż student wybrał dany kurs podrzędny, czy dany przedmiot. Ale w momencie kiedy uruchamiamy rozliczenie zapisów, to system automatycznie tych studentów, którzy wybrali dany kurs zapisze do tego kursu. Analogicznie jeśli wybierzemy opcje Dodaj przedmiot, to system zapisze nam studentów do tych przedmiotów, które oni wybrali.
My chcemy dodać przedmiot albo grupę zajęciową. W tym celu klikamy na Dodaj przedmiot/grupę zajęciową, a następnie ustawiamy istotne dla nas filtry. Klikamy na Szukaj. Gdy wyszukiwarka znajdzie interesujący nas przedmiot, należy go zaznaczyć w checkboxie oraz kliknąć Dalej.
UWAGA! Zwróćmy uwagę, że dodajemy przedmioty, ale nie zaznaczamy grup zajęciowych. Dana opcja pozwala nam na dodawanie przedmiotów lub grup zajęciowych i nie powinniśmy łączyć tego jednocześnie, bo wtedy damy studentowi możliwość zapisania się albo na przedmiot albo na grupę zajęciową, co jest błędem.
Dodaliśmy kilka przedmiotów. Następnie w nowym oknie musimy określić parametry dla wszystkich dodanych przedmiotów. Wypełnijmy Liczbę miejsc, zaznaczmy Imię i nazwisko prowadzącego oraz Opis (widoczny dla studentów). Tylko świadomy wybór studenta - jeśli zaznaczymy tę opcję przy danej pozycji, to studenci, którzy brali udział w zapisach i swoich preferencji nie wysłali świadomie, to ci studenci nie będą brani pod uwagę przy zapisie na tę opcje. Zapobiega to przed sytuacjami, w których np. mamy wykład, który nie cieszy się zbyt dużym zainteresowaniem, a system masowo przypisał nam do tego wykładu dużą liczbę studentów.
Obecnie dodajemy preferencje dla studentów i ci studenci, którzy wezmą udział w zapisach, nie wybierają spośród preferencji tego na co chcą być zapisani, tylko oni ustawiają kolejność według której chcą być zapisani. Czyli ten przedmiot, który będzie ich najbardziej interesował, będzie on na pierwszym miejscu, a ten, który ich najmniej interesuje, będzie na ostatnim. Jeżeli student nie wyśle swoich preferencji, to jeśli mamy przy której pozycji zaznaczone Tylko świadomy wybór studenta, to ten student będzie pomijany w zapisach na tę opcję.
Możemy również wybrać płeć studenta. Czasami zachodzi taka konieczność np. na zajęciach z W-Fu. Możemy określić, dla której grupy studentów opcje, które dodajemy, w ogóle będą widoczne.
Klikamy Zapisz.
Widoczne mamy trzy przedmioty, a finalnie chcemy dodać cztery. Przez cały ten czas możemy go nadal dodać klikając na Dodaj przedmiot/grupę zajęciową.
Jakbyśmy mieli sytuację gdzie mamy tylko jeden przedmiot – W-F i 15 grup zajęciowych na W-Fie, które określają osobno np. basen, piłkę nożną, wioślarstwo, halę itd, to chcąc zapisać studentów na grupy zajęciowe już nie zaznaczalibyśmy checkboxa z W-Fem, ponieważ student prawdopodobnie na przedmiot zapisany jest, a zaznaczalibyśmy te grupy zajęciowe, do których chcemy studentom dać możliwość zapisywania się.
Oczywiście wszystkie powyższe pozycje możemy edytować. W tym celu należy kliknąć na ikonę w czerwonej ramce. Na powyższym przykładzie ustawiliśmy opcje, które podpowiadają nam, że kobieta, która się zaloguje zobaczy wszystkie 4 opcje. Natomiast gdy będzie to mężczyzna, to zobaczy tylko 3, ponieważ na jednym z przedmiotów ustawiliśmy ograniczenie w postaci wyboru płci.
Przechodzimy do zakładki Lista studentów. Na samym początku dodaliśmy w Danych zapisów kierunek Międzynarodowe Stosunki Gospodarcze, który możemy Automatycznie zaimportować.
Klikamy Tak. System zaimportuje nam wszystkich studentów z tego kierunku.
System zaimportował nam 83 osoby.
Jeśli okazałoby się, że zaimportowaliśmy złą listę, to należy zjechać na sam dół okna. Kliknąć na zaznacz Wszystko oraz Usuń.
Sytuacja jest podobna, jeśli chcielibyśmy usunąć tylko jedną osobę. Należy wtedy zaznaczyć pojedynczego checkboxa oraz kliknąć na samym dole przycisk Usuń. Zatwierdzamy okno opcją Tak.
Chcielibyśmy poinformować studentów o tym, że trwają zapisy, aby mogli zapoznać się z ofertą. Ponownie zaznaczamy wszystkie osoby oraz naciskamy przycisk Mail Grupowy.
Otworzy nam się okienko, w którym możemy napisać emaila informującego studentów o tym, że rozpoczną się zapisy i powinni wejść na stronę zapisy.euczelnia.ug.edu.pl aby tam ustawić swoje preferencje.
Pojedynczą osobę możemy dodać poprzez Ręczny import.
Wypełniamy filtry potrzebnymi danymi i naciskamy przycisk Importuj.
Pozostała nam opcja Synchronizuj dane studentów. Ta opcja głównie dotyczy średniej.
W naszym przykładzie studenci mają średnią ustawioną na zero, aczkolwiek w innej sytuacji mielibyśmy zaktualizowane dane przez co wstępnie widzielibyśmy jak ta lista może się ułożyć.
Zakładka Historia studentów. W tym miejscu widzimy co działo się ze studentami. Przydaje się to do rozpatrywania wszelakiego rodzaju reklamacji odnośnie zapisów czy jakichkolwiek innych czynności związanych z danym studentem.
Podsumowując to co do tej pory zrobiliśmy.
Mamy cztery przedmioty do wyboru. Określiliśmy płeć, miejsca oraz tylko świadome wybory studentów. Ilość studentów i ilość zaoferowanych przez nas miejsc.
Gdy zapisy zostaną opublikowane 19.05.2023 o 00:00, to dziekanatowi zablokuje się możliwość edycji zapisów. Jest to dość jasne, ponieważ studenci dokonują swoich wyborów i wybierają swoje preferencje, więc nieprawidłowym byłoby dokładać jakieś dodatkowe opcję lub usuwać, gdyż tacy studenci mogą nie mieć świadomości, że dodaliśmy coś nowego.
Zapisy zaczną się 26.05.2023 o 20:00, wtedy studenci będą mogli wysłać swoje preferencje, a zapisy skończą się 02.06.2023 o 7:30.
UWAGA! Gdyby po publikacji nagle okazało się, że pojawi się piąty przedmiot, to najbardziej poprawnym byłoby stworzenie nowych zapisów. Wysłanie emaila informującego studentów o tym, że z przyczyn technicznych zostaną stworzone nowe zapisy i zostaną do nich dopisani po czym najlepiej byłoby usunąć studentów z listy.
Możliwość cofnięcia zapisów opublikowanych do edycji istnieje dla Helpdesku.
Na poniższym przykładzie pokażemy co się stanie, jeśli zmienimy daty i godziny zapisów.
System zapyta nas czy na pewno chcemy zatwierdzić nasz wybór. Klikamy Tak.
Przejdźmy do strony zapisy.euczelnia.ug.edu.pl. Przechodzimy do zakładki Preferencje.
Wybieramy nasz Kurs. Zwróćmy uwagę na to, że student nie ma możliwości wysłania preferencji. Ma tylko możliwość Edycji.
Po wejściu w Edycję widzimy tylko trzy przedmioty, ponieważ mamy ustawioną płeć męską na serwerze.
Nas interesuje Zarządzanie sprzedażą. Musimy zmienić pozycję tego przedmiotu. I w tym celu zaznaczamy ten przedmiot lewym klawiszem myszki, po czym po prawej stronie należy nacisnąć guzik ze strzałką do góry. Dzięki temu ta pozycja pojawi się na górze.
Natomiast Strategie negocjacyjne przesuniemy na dół.
Gdyby pozycji było więcej i chcielibyśmy łatwiej je przesuwać, to możemy użyć jeszcze dwóch przycisków Na początek listy lub Na koniec listy.
Następnie klikamy Zapisz, ponieważ ta opcja da nam jeszcze możliwość edycji.
Jeśli minie czas 13:41, to możemy Wysłać swoje preferencje. Klikamy Wyślij. Potwierdzamy, że chcemy wysłać swoje preferencje, klikając Tak.
Wracamy do naszej Listy studentów. Już posiadamy informację o tym, że Pan Marek Joskowski złożył swoje preferencje 12.05.2023 o godz. 13:42, a pozostałe 82 dwie osoby nie wysłały swoich preferencji.
Załóżmy, że pojawia się u nas student, który pomylił się przy wysyłce preferencji. Należy zaznaczyć checkbox przy nazwisku osoby oraz zjechać na sam dół strony i kliknąć opcję Oznacz jako niewysłani. To spowoduje, że student będzie miał możliwość wysłania preferencji jeszcze raz.
UWAGA! W przypadku opcji Kto pierwszy ten lepszy, należy powiadomić studenta o tym, że przed nim, swoje preferencje wysłali już inni studenci i może się okazać, że finalnie ta zmiana nie wyjdzie mu na lepsze. Student musi przy nas podjąć decyzję, czy faktycznie żąda, abyśmy taką zmianę wprowadzili.
Natomiast w przypadku średniej, nazwisk lub kolejności, którą my ustawiamy, nie ma to tak naprawdę większego znaczenia więc w Oznaczaniu jako niewysłani mamy większą swobodę.
Obsługa zapisów przez dziekanat
Wchodzimy w zakładkę główną Rekrutacja i zapisy.
Pozostajemy na zakładce Zapisy i Lista zapisów. Wybieramy Semestr akademicki, następnie Szukaj. Klikamy na Wybór przedmiotu obieralnego, bo to są zapisy którymi się zajmowaliśmy.
Proszę nie przerazić się komunikatem, który się wyświetli, ponieważ to nie oznacza, że wyniki zostały opublikowane, ani że jest jakiś skutek tego działania. Jest to komunikat, który zapobiega temu, aby operator nie zapomniał wygenerować wyników.
Dziekanat widzi tylko przycisk Opublikuj wyniki, dlatego reszta jest zamazana.
Zanim opublikujemy wyniki przejdźmy do zakładki Lista opcji. Widzimy, że 23 osoby brały udział w zapisach czynnie lub biernie.
W głównej listwie pod zakładkami mamy podsumowanie zapisanych studentów oraz liczbę miejsc, które były dostępne. Znajduje się tu również Procent zapisanych, na który należy zwracać uwagę, ponieważ jeśli % jest mniejszy niż 100%, to oznacza, że mieliśmy jakąś pulę miejsc, część studentów się zapisała, a część nie, ponieważ nie mieli miejsc. Taką sytuacją należy się niezwłocznie zająć.
Przede wszystkim liczba miejsc jest wciąż edytowalna, pomimo tego, że zapisy się już zakończyły. Po co jest taka funkcjonalność? Oferując studentom np. dwadzieścia przedmiotów do wyboru, gdzie mamy czterdzieści osób, nie uruchomimy dwudziestu przedmiotów po dwie osoby, tylko dwa przedmioty po dwadzieścia osób. W naszym przykładzie mamy dwadzieścia trzy osoby, więc zapewne uruchomimy dwa przedmioty z czterech.
W poniższym przykładzie mieliśmy opcję Tylko świadomy wybór i są tutaj wszyscy studenci, którzy zapisali się na niego świadomie. Jeśli ktoś swoich preferencji nie wysłał, to uznajemy, że to nie był świadomy wybór. Więc tej opcji studentowi nie przyznajemy.
W kolejnym przykładzie zapisało się 13 osób, które są kobietami. Ta liczba może wynikać z tego, że te osoby nic nie wybrały, a miały to na pierwszym miejscu.
Tutaj mamy przedmiot, który był dostępny dla wszystkich. Zakładamy, że nikt tego nie wybrał i przypisał to automat.
I ostatni przedmiot na który zapisał się Marek Joskowski w celu szkolenia.
Liczba zapisanych osób nie mówi nam tak naprawdę, która z tych opcji była popularna. W tym celu należy kliknąć przycisk:
Popularność kształtuje się nam następująco:
Na powyższym przykładzie widzimy, że 13 osób przesunęło sobie Kształtowanie oferty na 1 miejsce.
Z kolei 9 osób Strategie negocjacyjne przesunęło na 1 miejsce, a tylko jedna osoba na 1 miejscu umieściła Zarządzanie sprzedażą itd.
Wiedząc mniej więcej jak popularność opcji się kształtowała, możemy zmieniać liczbę miejsc w tych poszczególnych opcjach. Naciśnijmy ikonkę Akcji.
Dla przykładu przeprowadźmy symulacje. Ustawmy sobie po 6 miejsc. Następnie kliknijmy Generuj wyniki.
Zauważmy, że mamy tylko 19 osób zapisanych, a było ich 23. Ponownie naciśnijmy akcje i wprowadźmy zmiany w ilości miejsc.
Zapiszmy po 10 miejsc i znowu Generujemy wyniki.
I w tym przykładzie mamy już zapisane 23 osoby.
I teraz co dalej? Na przykład Dziekan decyduje, że nie uruchomimy zapisów na Zarządzanie sprzedażą i Strategii negocjacyjnych. I w tej sytuacji powinniśmy wejść ponownie w Akcje i wyzerować na tych kierunkach miejsca.
Wszystko to co robimy jest niewidoczne dla studentów dopóki nie zakończymy wszystkich operacji.
Ponownie poddajmy edycji nasze kierunki, tak aby wszystkie zainteresowane osoby, mogły pojawić się w zapisach.
I jest to moment, w którym możemy zapisy zakończyć albo je opublikować i poczekać na opinie studentów.
Aby opublikować wyniki, przechodzimy do zakładki Dane zapisów i następnie Opublikuj wyniki.
Potwierdzamy nasz wybór.
Gdy wyniki będą opublikowane, to student powinien zobaczyć taki widok. Następnie należy wejść w Podgląd, aby zobaczyć do jakiego przedmiotu zostaliśmy zapisani.
Widzimy, że student został dopisany do Zarządzania cyklem transakcyjnym na rynkach zagranicznych.
Załóżmy, że student nie jest zadowolony z tego zapisu, wiec jak wrócimy do naszej rekrutacji i jeszcze nie zamknęliśmy zapisów dla studentów, przyciskiem Rozlicz zapisy, to dajemy osobie okienko na wszelkie reklamacje.
Przechodzimy do zakładki Lista opcji i klikamy w Wyniki.
Jeśli jest podjęta decyzja, że studenta możemy przenieść do innej grupy, to znajdujemy osobę, którą chcemy przenieść. Zaznaczamy checkboxa i na dole pojawi się opcja Przenieś do innej grupy.
Wybieramy kierunek, na który mamy przenieść osobę.
W naszym przykładzie mieliśmy ograniczoną liczbę miejsc o czym poinformował nas system.
Aby zwiększyć liczbę miejsc musimy wrócić do naszej Listy opcji. Klikamy Edycję.
Zwiększamy liczbę miejsc.
Następnie wchodzimy w Wyniki.
Zaznaczamy checkboxa przy nazwisku studenta oraz na dole klikamy na przenieś do innej grupy.
Zwiększyliśmy liczbę miejsc, więc teraz nie powinniśmy mieć problemu z zapisaniem osoby do danej grupy.
Gdy wrócimy do Listy opcji, to już zobaczymy, że na kierunku Kształtowanie ofert na rynkach zagranicznych liczba osób uległa zmianie. Dodatkowo jeśli wejdziemy w Wyniki, to już tę osobę zobaczymy na liście.
Po pierwsze zauważmy, że zniknął nam przycisk Generuj wyniki, ponieważ opublikowaliśmy wyniki, a po drugie gdybyśmy przenosili studenta pomiędzy grupami, jeszcze przed wygenerowaniem wyników, to należy uważać na przycisk Generuj wyniki. Dlaczego? Jeśli robimy zmiany w poszczególnych grupach i przenosimy studentów pomiędzy grupami, to jak klikniemy drugi raz Generuj wyniki, to zatrzemy zmiany, które ręcznie wprowadziliśmy.
Zakładamy, że skończyły się odwołania studentów (o ile istniał taki okres odwołań), to nadszedł czas na Rozliczenie zapisów. Klikamy na Rozlicz zapisy.
Potwierdzamy Tak.
Rozpoczęto zapisywanie w tle, a na kolejnym obrazku zobaczymy efekt z rozliczenia zapisów.
Żeby przekonać się jak wygląda widok ze strony studenta, przejdziemy do głównej zakładki Dziekanatu.
Znajdujemy konkretnego studenta (1), następnie klikamy w Przedmioty (2) oraz wybieramy Kierunek (3).
Wybieramy Semestr 3 (1) i już widzimy, że pojawił się przedmiot z Kształtowania ofert na rynkach zagranicznych.
Do tej pory zapisywaliśmy studentów na przedmioty ale nie zwalnia nas to z obowiązku zapisania studentów na grupy zajęciowe. W tym celu wchodzimy w przedmiot.
Następnie Studenci na przedmiocie.
Szukaj (1). Wyświetli nam się lista 14 osób (2), które zapisały się na przedmiot.
W naszym przykładzie mamy 4 grupy zajęciowe, więc przeprowadzimy symulacje z czterema osobami. Zaznaczamy checkboxy, a następnie klikamy na Zapisz na zajęcia.
Zapisujemy 4 osoby do 1. grupy zajęciowej. Następnie Wybierz.
Osoby, które zostały zapisane do grup zajęciowych, w ogólnym widoku w Zajęciach będą miały dopisaną literę “C”.
I tak oto mamy zakończone zapisy. Jest to koniec tego procesu.
Jak dodajemy studentów z zewnątrz
Odpowiednie osoby na uczelni mają dostęp do ręcznej rekrutacji. Mogą być to pracownicy dziekanatów lub osoby, które są poza dziekanatem. Czyli np. Dział Współpracy Międzynarodowej, które będzie rekrutować i rejestrować studentów. Jest ono w stanie wprowadzić studenta ręcznie do systemu, jeśli pracownicy mają nadane stosowne uprawnienia.
Przechodzimy do aplikacji Ręczna rekrutacja.
Następnie do zakładki Kandydaci, a potem klikamy Dodaj kandydata.
W następnym kroku przed nami będzie do uzupełnienia duży formularz.
Powód ręcznej rekrutacji - znajduje się tutaj taka opcja jak Wznowienie studiów. Należy pamiętać o tym, że ten wariant nie jest właściwy do wznowienia studiów. Informacje o studencie już posiadamy w systemie, więc ta opcja miałaby sens, gdybyśmy nie mieli żadnych informacji o takiej osobie. Samo wznowienie studiów ze studentem omówimy w następnych krokach,
Wydział,
Kierunek,
Rodzaj studiów,
Poziom studiów,
Kurs,
Data rozpoczęcia nauki - w tym miejscu należy ustawić datę według kalendarza akademickiego czyli 01.10.2023 lub ustawy,
Nr albumu - to miejsce pozostawiamy puste. System powinien tę pozycje uzupełnić automatycznie,
Miejsce zamieszkania studenta,
Cudzoziemcy - określamy na jakiej podstawie prawnej cudzoziemiec, będzie studiował na naszej uczelni i później będzie eksportowane to do POL-onu,
Cudzoziemiec odbywający pełen cykl kształcenia i cudzoziemiec planujący studiować w Polsce przynajmniej rok akademicki.
Pierwszą część mamy wypełnioną.
Przechodzimy do drugiej części wypełniania formularza. Pola z gwiazdkami są wymagane do uzupełnienia.
Zaznaczamy checkboxa Dodaj dokument i pojawią nam się kolejne pola do wypełnienia.
Możemy również wypełnić poniższe pola, a gdy to zrobimy naciskamy przycisk Zapisz.
Jeśli po naciśnięciu przycisku Zapisz nic się nie dzieje, to oznacza, że nie wypełniliśmy jakiegoś pola. W innym razie wyświetli się komunikat o pomyślnym dodaniu kandydata.
Zakładając, że ktoś z Biura Międzynarodowej Współpracy będzie dodawał kolejne osoby, to musi je dodać poprzez przycisk Dodaj kandydata i dodaje kolejną osobę na podstawie dokumentów, które posiada.
Na naszym przykładzie klikniemy Przejdź do danych kandydata. W każdej zakładce poniżej znajdziemy informacje, które uzupełnialiśmy podczas wypełniania formularza. Zawsze też możemy takie informacje Edytować poprzez przycisk umiejscowiony na samym dole każdej zakładki.
Jest to pierwsza część ręcznej rekrutacji, czyli zasilanie danymi. Może to robić pracownik dziekanatu lub osoba spoza dziekanatu, co jest do ustalenia.
Aby mieć pewność, że osoba, którą wprowadziliśmy pojawiła się na naszej liście, należy wejść w zakładkę Kandydaci -> Lista kandydatów. Na dole listy widzimy, że osoba została dodana.
Import z ręcznej rekrutacji
Przechodzimy do aplikacji Dziekanat.
Osoby pracujące w dziekanacie (przy odpowiednich uprawnieniach) mają możliwość zaimportowania kandydatów z ręcznej rekrutacji i odbywa się to w ścieżce jak poniżej:
Administracja -> Import z rekrutacji -> Import ręczna rekrutacja
Pojawia się nam ta sama lista kandydatów, którą widzieliśmy od strony koordynatora, który wprowadzał osoby do systemu. Wiemy, że nasza “Anna Przykładowa”, to osoba, którą chcemy przyjąć na nasz kierunek. Zaznaczamy checkbox obok nazwiska, a następnie przyciskami granatowy przycisk Import z ręcznej rekrutacji.
Potwierdzamy, że chcemy zaimportować kandydatkę/kandydatów.
Trzeba pamiętać o tym, aby upewnić się, czy taka osoba nie została przeniesiona do zakładki Konflikty lub Walidacja. Może się tak zdarzyć, że dla niektórych osób dane nie zostaną zaimportowane do dziekanatu i nie zostanie kandydatowi przyznany numer albumu. Należy zajrzeć do powyższych zakładek, bo jeśli będziemy dodawać osobę, która ma numer pesel i w naszym systemie istnieje osoba, która ma ten sam numer pesel, to bardzo prawdopodobne, że jest to ta sama osoba. Tak samo jeśli numer dokumentu jest zbieżny, to również z dużym prawdopodobieństwem dodajemy tę samą osobę. Różnica może być w nazwisku, które można przecież zmienić. Wówczas w konfliktach i walidacjach system pokaże nam taką osobę, wyświetli jej dane w kolumnach i będzie można podjąć decyzje, które dane uznać za prawdziwe. Ewentualnie będzie możliwość scalenia tych danych.
Przejdźmy do wyszukania naszej studentki. Widzimy na podsumowaniu, że Anna Przykładowa jest zapisana na kurs Międzynarodowe stosunki gospodarcze, na studiach licencjackich, aktywna od 01.10.2022.
Następnie trzeba studentce ustawić semestr. W tym celu przechodzimy do zakładki Kursy. Klikamy na Kierunek.
Wybieramy Semestr.
Zmieniamy wartość na 3 semestr.
Kolejno przechodzimy do zakładki Przedmioty. Klikamy na Kierunek, a następnie Zapisz studenta na przedmiot.
Wybieramy Semestr akademicki, aby znaleźć przedmioty na 3 semestrze akademickim. Po wybraniu semestru klikamy przycisk Zamknij. Następnie po wybraniu semestru klikamy przycisk Szukaj.
Wybieramy przedmioty, na które chcemy zapisać panią Annę.
Robiliśmy również zapisy na przedmioty i gdybyśmy panią Annę chcieli dodać do systemu po tym, jak tworzyliśmy i rozliczaliśmy zapisy, to w tym przypadku należy ręcznie obsłużyć takie przedmioty.
Wszystko wyżej wymienione jest procesem dodawania osoby ręcznie do systemu.
Jak zarejestrować naszemu macierzystemu studentowi przedmiot, który był przez niego realizowany na jakiejś innej uczelni z wymiany
Student samodzielnie może zarejestrować przedmiot.
W tym celu przechodzimy do aplikacji Student.
Następnie Erasmus -> Zgłoś przedmiot.
Wchodzimy w nasz kierunek.
Student wypełnia formularz zgodnie z Transcript of records.
Następnie Wyślij.
Przedmiot został pomyślnie zgłoszony.
Poniżej widzimy listę zgłoszonych przedmiotów.
Po wprowadzeniu ocen przez studenta, musi się on udać do dziekanatu z dokumentem Transcript of records, aby je potwierdzić. Dziekanat pobiera od studenta dokument i zatwierdza wszystkie oceny w systemie. Poniżej pokażemy jak to zrobić. Przechodzimy do głównej zakładki Dziekanat.
Następnie Przedmioty -> Zgłoszone przedmioty Erasmus.
Wyświetli nam się lista wszystkich zgłoszonych przedmiotów. Jeśli byłaby ona zbyt długa, to w takiej sytuacji możemy skorzystać z widocznych dla nas filtrów, aby ułatwić sobie pracę.
Przechodzimy do Szczegółów.
Na tym poziomie rolą dziekanatu jest to, aby potwierdzić oceny studenta z dokumentem Transcript of records. Jeżeli wszystko się zgadza, to klikamy na Edytuj i zatwierdź. Jeśli nie, to wtedy prosimy studenta o poprawę pracy. W tym celu klikamy Do poprawy. Możemy również całkowicie Odrzucić operację. W naszym przypadku wszystko zostało poprawnie zapisane, więc zatwierdzamy dokument.
Mamy jeszcze możliwość edytowania tego dokumentu. Jeśli wszystko się zgadza, klikamy przycisk Zatwierdź.
Aby sprawdzić efekt naszej pracy musimy wyszukać studenta.
Kolejno zakładka Przedmioty oraz wybór odpowiedniego Kierunku.
Następnie wybieramy Semestr 3.
Poniżej widzimy przedmiot, który wprowadziliśmy z zapisów oraz dwa przedmioty, które wprowadził student wraz z oceną.
Jeżeli student nie wpisze przedmiotów samodzielnie, to rolą dziekanatu jest to, aby te przedmioty wpisać, poprzez opcję Dodaj przedmiot ręcznie.
Wznowienie studenta
W naszym przykładzie mamy osobę skreśloną, co do której podjęto decyzję o przywróceniu jej z powrotem na studia.
W aplikacji Dziekanat wyszukujemy danego studenta.
Widzimy, że ta osoba została skreślona na 4 semestrze. Przejdźmy do Przedmiotów oraz kliknijmy na Kierunek. W przypadku tej studentki zakładamy, że 1 i 2 semestr ma zaliczony. Decyzją dziekana jest przywrócenie studentki i będzie ona wznawiała studia od 3 semestru.
Przechodzimy do zakładki Kursy -> Zapisz na kierunek.
Uzupełniamy potrzebne nam filtry.
Klikamy na przedmiot Biologia medyczna oraz ustawiamy Akcje (czyli powód). W naszym przypadku będzie to Wznowienie studiów. Dodatkowo wypełniamy jeszcze datę rozpoczęcia.
Klikamy Zapisz.
Kurs ustawił się jako kurs macierzysty.
Przechodzimy do widoku przedmiotów na danym kierunku.
Widzimy, że nie ma widocznych żadnych przedmiotów. Chcemy, aby te przedmioty, które student zaliczył w poprzednim kursie, były brane pod uwagę. W takiej sytuacji należy ustawić kontynuację. Aby to zrobić przechodzimy do zakładki Kurs -> Kierunek. Następnie kliknąć Kurs kontynuowany. Kontynuację ustawiamy tak, że wychodzimy od strony kursu najświeższego/właściwego, na którym będzie odbywała się kontynuacją i na nim ustawiamy informację o kursie kontynuowanym przez niego.
Po kliknięciu w Kurs kontynuowany wskazujemy poprzedni kurs studenta. Następnie Zapisz.
Zwróćmy uwagę, że pojawiła nam się informacja o tym, że student jest aktywny na kursie i jest to kontynuacja tego kierunku, obecnie semestr 4.
Efektem tego jest, że u studentki widoczne są już przedmioty.
Jedyne co musimy jeszcze zrobić, to ustawić studentce odpowiedni semestr. Zakładka Kursy -> Kierunek.
Wybieramy interesujący nas semestr, a następnie klikamy Zapisz.
Następnie ponownie wracamy do zakładki Przedmioty, aby dopisać studentkę do przedmiotów.
Na poniższym przykładzie student miał brak w przedmiocie za 6 punktów ETCS.
W idealnej sytuacji zapisujemy osobę na ten sam przedmiot, tylko realizowany rok później. Natomiast w naszym przykładzie pokażemy różnice programowe. Czyli zakładamy, że student wraca na kurs, ale na tym kursie nie ma już przedmiotu, który wcześniej realizował i którego nie zaliczył. W związku z tym trzeba takiej osobie zapisać jakiś przedmiot, który będzie przez niego realizowany na podstawie, którego uzyska zaliczenie. Wybieramy opcję Zapisz na przedmioty z innych kursów.
Kolejny raz ustawiamy potrzebne nam filtry.
Na wydziale biologii zakładamy, że student będzie realizował dwa inne przedmioty po 3 punkty ECTS, zamiast Gatunków obcych i inwazyjnych dla środowiska naturalnego za 6 punktów ECTS. Studenta zapisujemy również do grup zajęciowych. Następnie klikamy Zapisz.
W oknie z potwierdzeniem uzupełniamy semestr i klikamy Zapisz.
System wyświetla informacje, że zapisano pomyślnie.
Zwróćmy uwagę, że przedmiot Gatunki obce i inwazyjne dla środowiska naturalnego za 6 punktów ECTS wciąż jest na bladoróżowym tle, zapisany jest “normalnym”, niepogrubionym fontem.
Skorzystajmy z naszych akcji po prawej stronie.
Przedmiot musimy oznaczyć tak, aby nie był wliczany do średniej.
Przedmiot zmienił już swój wygląd.
Natomiast przedmioty, które dodaliśmy musimy oznaczyć jako różnice programową.
Po poprawnym oznaczeniu, możemy zauważyć, że przedmioty otrzymały oznaczenie RP (różnica programowa). Wiemy skąd wzięły się one u studenta, choć z siatki programowej wynika co innego.
W ostatnim kroku oba przedmioty należałoby jeszcze odznaczyć jako prognozę.
Po usunięciu prognozy, pola będą miały kolor bladoróżowy.
Nasza studentka na 3 semestrze, który rozpocznie się od najbliższego roku akademickiego od 1 października, będzie w praktyce realizować dwa przedmioty, które są dla niej różnicą programową. Po uzyskaniu zaliczenia z tych dwóch przedmiotów, uzyska zaliczenie semestru 3. Dzięki czemu przy rozliczaniu sesji, będzie można wpisać go na semestr 4.