Przeznaczeniem poniższych instrukcji jest opisanie jakie możliwości daje portal Moja PG oraz jakie posiada funkcje. Poniższe instrukcje zostały sporządzane tak, aby użytkownik w łatwy sposób mógł zdobyć konkretną wiedzę merytoryczną oraz jasne wskazówki na temat realizacji zadań we wspomnianym systemie.
Dostępne są dwa portale Moja PG – produkcyjny pod adresem https://moja.pg.edu.pl/ oraz szkoleniowy pod adresem https://moja.szkol.pg.edu.pl/. Ważne jest, aby w przypadku testowania opcji/przeprowadzania szkoleń zwracać uwagę, na którym portalu wprowadzamy zmiany, aby nie wprowadzać ich na danych produkcyjnych.
Sprawdzanie prognozy na przyszły semestr
Wchodzimy w aplikację Dziekanat.
Wyszukujemy pożądany kurs.
Wchodzimy w zakładkę Studenci na kursie, a następnie klikamy Szukaj. Powinna wyświetlić nam się lista studentów.
W tym miejscu podejrzeć możemy przypisane punkty ECTS na następny semestr.
Zweryfikować to możemy wchodząc w wybranego studenta, a następnie zakładkę Przedmioty, tam wybieramy dany kurs oraz zakładkę z odpowiednim semestrem. Widzimy, że przedmioty są na zielone, a więc jest prognoza.
Masowe zapisywanie studentów na zaległości
Wchodzimy w aplikację Dziekanat.
Wyszukujemy pożądany kurs oraz go wybieramy.
Z pozycji kursu przechodzimy do zakładki Przedmioty na kursie. Tutaj zmieniamy również Semestr (jeśli studenci z kursu są aktualnie na 4 semestrze, to w przypadku zaległości interesuje nas tak naprawdę semestr wcześniejszy, a więc w tym przypadku semestr 3). Wyświetli nam się lista przedmiotów z poprzedniego semestru. Zapamiętujemy, bądź zapisujemy nazwy lub kody przedmiotów.
Następnie przechodzimy do zakładki Przedmioty, a z rozwijanej listy wybieramy pozycję Zaległości.
Uzupełniamy wydział, kierunek, przedział semestrów, poziom studiów, a następnie wpisujemy nazwę przedmiotu lub kod przedmiotu oraz klikamy Szukaj. Wyświetlą nam się studenci, którzy nie mają zaliczonego przedmiotu.
DODATKOWE INFORMACJE: Warto zmienić Status studenta na Aktywny, aby nie przypisywać zaległości do osób, które już nie są studentami (skreślone, urlopowane itd.).
DODATKOWE INFORMACJE: Podejrzeć możemy też czy student nie zaliczył całego przedmiotu czy tylko części składowej. Student i tak zostanie przypisany tylko do tej części składowej, której nie zaliczył.
Wybieramy studentów zaznaczając przy nich checkboxy, bądź używamy opcji do zaznaczenia wszystkich Wszystko dostępnej na dole tabeli. Następnie wybieramy opcje Zapisz na przedmioty z innych kursów znajdującą się tuż obok.
W nowo otwartym oknie wybieramy prawidłowy, teraźniejszy semestr, w którym student będzie powtarzać przedmiot, wydział oraz nazwę przedmiotu. Gdy ukaże już się nam lista przedmiotów wybieramy ten pożądany klikając przycisk Zapisz po prawej stronie.
Gdy ukaże nam się okno Parametry zapisu na przedmiot wpisujemy numer semestru (w tym wypadku 3, gdyż student aktualnie jest jeszcze na 4 semestrze), a następnie kończymy proces przyciskiem Zapisz.
Naszym oczom powinien ukazać się komunikat o pomyślnie zakończonej operacji.
Teraz gdy wejdziemy w studenta, którego przed chwilą skończyliśmy zapisywać, a następnie w zakładkę Przedmioty, będąc w podglądzie studenta, oraz wybierzemy właściwy semestr, zobaczymy, że pojawił się przedmiot z prognozą na zielono.
DODATKOWE INFORMACJE: Jak już wcześniej wspomnieliśmy, student zostaje zapisany tylko na części składowe, których nie udało mu się zaliczyć. Aby to zweryfikować obok częściowo zaliczonego przedmiotu klikamy w przycisk Więcej interakcji (ikonka szarego koła z trójkątem), a następnie z rozwijalnej listy wybieramy Grupy zajęciowe. Wyświetli się lista grup zajęciowych, do których student był przypisany. Operacje powtarzamy na świeżo zapisanym przedmiocie, gdzie zobaczyć możemy, iż student przypisany został jedynie do grupy wykładowej (gdyż zdał wcześniej laboratoria).
Indywidualne zapisywanie studenta na zaległości
Zrobić to można, podobnie jak w przypadku metody masowej, w aplikacji Dziekanat. Przechodzimy do zakładki Studenci, wyszukujemy pożądaną osobę, wchodzimy w jej podgląd klikając nazwisko, klikamy zakładkę Przedmioty oraz wybieramy właściwy kurs. Naszym oczom powinna ukazać się lista przedmiotów. Należy jeszcze pamiętać, aby wybrać odpowiedni semestr. Na koniec klikamy w przycisk Zapisz na przedmioty z innych kursów.
W nowo otwartym oknie wybieramy prawidłowy semestr, wydział, kierunek oraz nazwę przedmiotu lub też numer Aktualnego semestru kursu. Gdy ukaże już się nam lista przedmiotów wybieramy ten pożądąny zaznaczając obok checkboxa, następnie wybieramy także grupę zajęciową, do której student ma zostać zapisany. Klikamy przycisk Zapisz.
Ustawiamy numer semestru, na którym dany przedmiot chcemy przypisać.
Wyskoczy nam komunikat o pomyślnie zakończonej operacji.
Stan zwrotu protokołów przez nauczycieli
W aplikacji Dziekanat przechodzimy do zakładki Przedmioty, a z listy rozwijanej wybieramy pozycję Protokoły.
Wybieramy wydział, kierunek, typ studiów, stopień, numer semestru kursu, semestr od/do oraz zaznaczamy Nowe i Zwrócone do nauczyciela. Są to protokoły, które blokują rozliczenie sesji.
Gdy zaznaczymy Wysłane do dziekanatu powinniśmy zobaczyć listę protokół przesłanych przez nauczycieli do dziekanatu.
Rozliczanie sesji
Katalog
Aby wygenerować katalog przechodzimy do aplikacji Dziekanat, następnie do zakładki Studenci, a z rozwijanej listy wybieramy pozycję Raporty.
Przechodzimy do zakładki Dane kursu oraz przygotowujemy filtry. Aby zastosować filtr wybieramy wybraną przez nas pozycję, wprowadzamy dla niej wartość np. Wydział/Jednostka organizacyjna -> Wydział Architektury, a następnie przeciągamy dany filtr na zielone pole na dole strony.
Gdy zastosujemy już pożądane filtry klikamy przycisk Szukaj.
Przechodzimy do zakładki Zbiorcze wydruki. Zobaczyć tam możemy między innymi takie dwie funkcje jak Wydruk katalogu DOC oraz Wydruk katalogu XLS, a więc mamy wybór formatu pliku, w zależności od naszych potrzeb czy też preferencji.
DODATKOWE INFORMACJE: Podczas drukowania katalogu możemy również zaznaczyć opcję Zaliczaj oceny niezatwierdzone. W przypadku gdyby protokół dotyczący któregoś ze studentów został wysłany przez nauczyciela i ocena jest wpisana ale nie zatwierdzona przez dziekanat, zaznaczając tą opcję potraktujemy takie oceny jakby były zaliczone. Pozwala to też wychwycić osoby, które mają zaliczony przedmiot ale nie mają zatwierdzonej oceny.
Po kliknięciu Wydruk katalogu DOC/XLS w nowo otwartym oknie klikamy przycisk Tak.
Operacja ta dzieje się w tle, a o jej wyniku możemy przeczytać na zakładce Start. Z tej pozycji klikamy w nazwę Wydruk katalogu, gdzie przejdziemy do podglądu operacji.
Aby pobrać wydruk klikamy w ikonkę.
Tak powinien wyglądać wygenerowany przez nas katalog:
Każdy dług punktowy ukazany w kolumnie Dług odzwierciedlony jest również w kolumnie Niezaliczone przedmioty, wraz ze wskazaniem semestru (3) oraz długu punktowego ECTS (3,0/2,0).
Masowe generowanie kart okresowych osiągnięć dla każdego studenta
Z aplikacji Dziekanat przechodzimy do zakładki Kursy oraz wybieramy pożądany przez nas kurs.
Klikamy w zakładkę Studenci na kursie, a następnie Szukaj.
DODATKOWE INFORMACJE: Ważnym jest aby pamiętać o wyborze statusu studenta. W tym przypadku pożądanym przez nas statusem jest status Aktywny.
Zaznaczamy wszystkich studentów przyciskiem Wszystko.
Następnie klikamy przycisk Drukuj karty studentów z ocenami.
W nowo otwartym oknie wybieramy pożądany przez nas semestr, a następnie potwierdzamy operację przyciskiem Generuj wydruki. Operacja ta zachodzi w tle, a więc aby zobaczyć jej efekt przechodzimy do zakładki Start.
W przypadku gdyby operacja się nie wyświetlała należy kliknąć przycisk Odśwież.
Wchodzimy w podgląd wygenerowanych przez nas kart klikając w ich nazwę.
DODATKOWE INFORMACJE: W powyższym przykładzie wygenerowały nam się dwie części - 1 z 2 oraz 2 z 2. Spowodowane jest to tym, iż na jednym wydruku mieści się 100 studentów, natomiast w przykładzie powyżej zaznaczonych było 116, a więc pozostała 16 trafiła już do drugiej części.
Aby pobrać wydruk z pozycji podglądu klikamy na ikonkę:
Tak powinien wyglądać wygenerowany przez nas plik:
Przedmioty niezaliczone są poszarzone w tabeli z przedmiotami.
Masowe przenoszenie studentów na następny semestr
W aplikacji Dziekanat przechodzimy do zakładki Kursy oraz wybieramy pożądany przez nas kurs.
Klikamy w zakładkę Studenci na kursie, a następnie Szukaj.
DODATKOWE INFORMACJE: Ważnym jest aby pamiętać o wyborze statusu studenta. W tym przypadku pożądanym przez nas statusem jest status Aktywny.
W przypadku rozliczania sesji ważnym dla nas jest kolumna Dług, aby wyfiltrować studentów, którzy nie mają żadnego długu. W polu Dług do wpisujemy wartość 0. Kiedy zastosujemy powyższy filtr klikamy Szukaj, następnie zjeżdżamy pod tabelę i klikamy przycisk Wszystko, aby zaznaczyć wszystkich wyfiltrowanych przez nas studentów.
Kiedy już mamy wszystkich studentów z długiem 0 zaznaczonych klikamy przycisk Przenieś na semestr znajdujący się pod tabelą.
W nowo otwartym oknie wybieramy semestr, na który chcemy przenieść studentów, a następnie zapisujemy operację przyciskiem Zapisz.
DODATKOWE INFORMACJE: Po wejściu w studenta, w jego podsumowaniu zobaczyć można kursy. Uwagę zwraca fakt, że mimo przeniesienia studentów na semestr wyżej, na kursie nadal pokazywany jest poprzedni semestr. Spowodowane jest to tym, iż semestr kursu zmieni się dopiero z faktyczną datą rozpoczęcia nowego semestru. Jednak w momencie kiedy wejdziemy w podgląd przedmiotów studenta na kursie, to domyślnie będzie nam się już wyświetlał semestr, na który został przeniesiony.
Indywidualne przenoszenie studenta na następny semestr
W aplikacji Dziekanat przechodzimy do zakładki Kursy oraz wybieramy pożądany przez nas kurs.
Klikamy w zakładkę Studenci na kursie, a następnie Szukaj.
DODATKOWE INFORMACJE: Ważnym jest aby pamiętać o wyborze statusu studenta. W tym przypadku pożądanym przez nas statusem jest status Aktywny.
W przypadku rozliczania sesji ważnym dla nas jest kolumna Dług, aby wyfiltrować studentów, którzy nie mają żadnego długu. W polu Dług do wpisujemy wartość 0. Kiedy zastosujemy powyższy filtr klikamy Szukaj. Wchodzimy w pożądanego studenta.
W podglądzie studenta przechodzimy do zakładki Kursy, wybieramy prawidłowy kierunek, a następnie zjeżdżamy na dół, gdzie mamy podgląd na Dane studenta na kursie. W polu Semestr klikamy przycisk Zmień (ikona kartki z ołówkiem).
W okienku, które wyskoczy dokonujemy wyboru prawidłowego semestru, a następnie klikamy przycisk Zapisz.
W podsumowaniu studenta zobaczyć możemy, iż pozycja Semestr faktycznie uległa zmianie i ma teraz żądaną wcześniej wartość.
W przypadku gdyby dane nie chciały się aktualizować, powinniśmy wcisnąć przycisk Odśwież, a dane powinny zostać zaktualizowane.
Przepisanie na semestr w celu powtarzania
UWAGA: Polecamy korzystać z metody numer 2, gdyż jest ona mniej błędogenna!
Przepisanie na semestr w celu powtarzania - metoda 1
W aplikacji Dziekanat przechodzimy do zakładki Kursy oraz wybieramy pożądany przez nas kurs.
Klikamy w zakładkę Studenci na kursie, a następnie Szukaj.
DODATKOWE INFORMACJE: Ważnym jest aby pamiętać o wyborze statusu studenta. W tym przypadku pożądanym przez nas statusem jest status Aktywny.
Z listy studentów zaznaczamy checkboxa przy odpowiednim studencie, a następnie na dole strony klikamy przycisk Przenieś na semestr.
W nowo otwartym oknie wybieramy semestr, na który chcemy przenieść studentów, a następnie zapisujemy operację przyciskiem Zapisz.
Przepisanie na semestr w celu powtarzania - metoda 2
W aplikacji Dziekanat przechodzimy do zakładki Kursy oraz wybieramy pożądany przez nas kurs.
Klikamy w zakładkę Studenci na kursie, a następnie Szukaj.
DODATKOWE INFORMACJE: Ważnym jest aby pamiętać o wyborze statusu studenta. W tym przypadku pożądanym przez nas statusem jest status Aktywny.
Z listy studentów przechodzimy na podgląd studenta klikając w jego nazwisko.
Przechodzimy do zakładki Kursy w podglądzie studenta.
Następnie zjeżdżamy na sam dół strony oraz klikamy przycisk Przenieś o rok niżej.
W otwartym oknie możemy wskazać grupę dziekańską, jednak musimy pamiętać aby ustawić prawidłową Datę rozpoczęcia. Proces kończymy przyciskiem Przenieś.
W tym momencie w kursach danego studenta powinien pojawić się nowy kurs, który będzie jego kursem aktywnym oraz macierzystym.
UWAGA: W momencie przeniesienia studenta o rok niżej zostaje on przeniesiony np. z 4 na 2, ponieważ w październiku, kiedy rozpocznie się nowy rok akademicki, semestr 2 zostanie zaktualizowany do semestru 3.
W tym momencie mając studenta, którego przenieśliśmy o rok niżej ale zdążyliśmy mu już wcześniej ustawić przedmioty oraz prognozy na semestr wyżej musimy je usunąć. Z podglądu studenta przechodzimy do zakładki Przedmioty, wybieramy dany semestr (w tym przypadku semestr 5), zaznaczamy wszystkie przedmioty, a następnie klikamy przycisk Usuń zaznaczone przedmioty (ikonka czerwonego koła z białym „X”).
DODATKOWE INFORMACJE: Istnieje również możliwość przeniesienia studenta tylko o semestr niżej. Stosowane jest to w przypadku np. studiów startujących co semestr.
Indywidualne zdjęcie prognozy na przedmiocie powtarzanym przez studenta
W aplikacji Dziekanat przechodzimy do zakładki Studenci wyszukujemy danego studenta, wchodzimy w jego podgląd klikając w jego nazwisko, a następnie w podglądzie już przechodzimy do zakładki Przedmioty, gdzie wybieramy aktualny kierunek.
Wybieramy zakładkę z pożądanym semestrem, następnie klikamy przycisk Więcej akcji (ikonka szarego koła z trójkącikiem), z rozwijanej listy wybieramy Usuń oznaczenie jako prognoza.
Pierwotny przedmiot zmieni kolor fontu na czerwony oraz zapisany będzie kursywą. Oznacza to, że przedmiot nie jest teraz wliczany do średniej. Podstawą rozliczenia długu punktowego będzie ten sam przedmiot, o tym samym kodzie ale realizowany w aktualnym semestrze.
Urlopowanie studenta
Student może uzyskać urlop na podstawie rozliczenia sesji lub wystąpienie z wnioskiem poprzez eDokumenty.
W aplikacji Dziekanat przechodzimy do zakładki Studenci wyszukujemy danego studenta, wchodzimy w jego podgląd klikając w jego nazwisko, a następnie w podglądzie już przechodzimy do zakładki Przerwy.
Klikamy przycisk Dodaj.
W następnym kroku musimy wybrać kurs, rodzaj urlopu (powód), powrotny semestr, datę rozpoczęcia urlopu oraz jego zakończenia, a następnie zaznaczyć pole Zmienić status studenta na urlopowany, dzięki czemu operacja ta wymusi zmianę statusu, na samym końcu potwierdzamy operację przyciskiem Zapisz.
W tym momencie w zakładce Przerwy powinniśmy mieć podgląd na nowo złożony urlop.
Dzięki temu w podsumowaniu studenta w zakładce Podsumowanie również zobaczymy jego nowy status Urlopowany, a także data zmienienia tego statusu.
Awansowanie studenta na następny semestr, bądź przedmioty z następnego semestru
Studenta można awansować w przypadku, kiedy dziekan wyraził na to zgodę, bądź student np. realizuje przedmioty z 7 semestru będąc na semestrze 5. Może być stosowane także w przypadku indywidualnego toku studiów.
W aplikacji Dziekanat przechodzimy do zakładki Studenci wyszukujemy danego studenta, wchodzimy w jego podgląd klikając w jego nazwisko, a następnie w podglądzie już przechodzimy do zakładki Przedmioty. Znajduje się tam przycisk Zapisz na przedmioty z innych kursów, który klikamy.
Uzupełniamy filtrowanie aby znaleźć żądane przedmioty. Ważne jest aby wybrać odpowiedni Semestr akademicki oraz Aktualny semestr kursu, następnie klikamy Szukaj.
UWAGA: W przypadku, kiedy chcemy przypisać studentowi przedmioty z 7 semestru ale robimy to przed początkiem października, kiedy zaczyna się nowy semestr, to pożądanym dla nas semestrem jest semestr 6 – który po rozpoczęciu roku akademickiego stanie się semestrem 7.
Wybieramy przedmioty, na które chcemy zapisać studenta oraz przypisujemy go do grupy zajęciowej. Operacje potwierdzamy przyciskiem Zapisz.
W nowo otwartym oknie wpisujemy Numer semestru, na który mają zostać przypisane przedmioty. W tym przypadku jest to semestr 7.
Po wykonaniu powyższych informacji system powinien nas poinformować o wykonanej operacji przypisanie przedmiotów studentowi.
Teraz w zakładce Przedmioty w podglądzie studenta zobaczymy także nowy semestr, na który przypisaliśmy przedmioty.
Powrót z urlopu
W momencie kiedy urlop studenta dobiega końca będziemy musieli podjąć operacje aby przypisać go do odpowiedniego semestru oraz przedmiotów.
W aplikacji Dziekanat przechodzimy do zakładki Studenci wyszukujemy danego studenta, wchodzimy w jego podgląd klikając w jego nazwisko, a następnie w podglądzie już przechodzimy do zakładki Kursy gdzie wyszukujemy pożądany przez nas kurs, a następnie go wybieramy.
Z pozycji podglądu kursu przechodzimy do zakładki Studenci na kursie.
W następnym kroku filtrujemy studentów po statusie, w naszym przypadku jest to status Urlopowany. Zatwierdzamy operację przyciskiem Szukaj. Z listy studentów przechodzimy do podglądu studenta klikając w jego nazwisko.
W naszym przypadku jest to student, który po semestrze 5 nie dostał awansu tylko został urlopowany, a po zakończeniu okresu urlopu z powrotem miał zostać przypisany do powtarzania semestru 5.
DODATKOWE INFORMACJE: Okres urlopu możemy również podejrzeć w zakładce Przerwy.
W podglądzie studenta przechodzimy do zakładki Kursy, a następnie wybieramy kurs, na którym student jest urlopowany.
Schodzimy w dół strony gdzie znajdziemy sekcje Dane studenta na kursie. Szukamy tam pozycji Status, a następnie klikamy przycisk Zmień (ikonka kartki z ołówkiem).
W nowo otwartym oknie uzupełniamy informacje. W pozycji Akcja wybieramy odpowiedni powód zmiany statusu. Są to:
Niepodjęcie studiów po urlopie – spowoduje to skreślenie studenta jednak należy pamiętać, że zgodnie z KPA powinno być to poprzedzone postępowaniem oraz decyzją,
Powrót z urlopu – wybieramy tą akcje w przypadku kiedy, w zależności od wymaganych procedur, student potwierdzi swój powrót na studia po urlopie,
Skreślony – rezygnacja – którą składa student,
Skreślony – rezygnacja (przed terminem odwołania - którą składa student).
Następnie wybieramy Datę zmiany statusu. W tym przypadku jest to data nowego semestru.
W tym momencie w Danych studenta na kursie możemy zobaczyć, że przy statusie widnieje teraz informacji o dacie automatycznej zmiany statusu studenta.
Musimy pamiętać, że np. skoro student ma powtarzać semestr 5, a obecnie przypisany jest do kursu, który aktualnie ma już semestr 6, to musimy studenta przepisać o rok niżej. Robimy to z pozycji zakładki Kursy, gdzie wybieramy odpowiedni kurs, a następnie zjeżdżamy na dół stron, gdzie klikamy w przycisk Przenieś o rok niżej.
W okienku Potwierdzenie przeniesienia ustawiamy przede wszystkim Datę rozpoczęcia. W tym przypadku jest to początek semestru, a także roku akademickiego.
Operacja ta spowodowała, że aktualnie w podglądzie studenta, w zakładce Kursy zobaczyć powinniśmy kurs Aktywny oraz kurs, który Kontynuuje.
DODATKOWE INFORMACJE: W przypadku szkolenia operacja była wykonywana przed październikiem, kiedy jeszcze semestr 4 nie stał się semestrem 5. Co zostało ręcznie zmienione w sekcji Dane studenta na kursie w zakładce Kursy. W październiku semestr ten z automatu ustawiłby się na semestr 5.
Taką osobę powracającą z urlopu najczęściej musimy indywidualnie zapisać na przedmioty. Aby to zrobić przechodzimy do zakładki Przedmioty w podglądzie studenta. Z racji, że przykładowy student powtarza semestr 5 musimy również przypisać go do jego zaległości.
Będąc w odpowiednim semestrze klikamy przycisk Zapisz studenta na przedmiot.
W nowym oknie wybieramy odpowiedni semestr, a następnie przypisujemy studenta do odpowiednich przedmiotów, które możemy podejrzeć w tle. Wybieramy również grupę zajęciową. Po wszystkim klikamy przycisk Zapisz.
Wybieramy Numer semestru (w tym przypadku jest to semestr 5) oraz klikamy Zapisz.
W tym momencie usunięcie prognozy z nowo przypisane przedmiotu spowoduje, że ten wcześniejszy przedmiot przestanie mu się wliczać do dług punktowego i tylko on będzie wymagany.
DODATKOWE INFORMACJE: Z natury nie robi się tego na początku semestru tylko pod koniec, kiedy to hurtowo ściągamy prognozę przed sesją dla wszystkich studentów. Nie musimy o tym pamiętać, gdyż automatycznie stanie się to samo.
Skreślenia
Jest to proces, w którym musimy podchodzić do każdego studenta indywidualnie. Nie możemy generować masowo dokumentacji, gdyż każda z sytuacji wygląda inaczej.
Skreślenie studenta
Przechodzimy do naszego kursu. Wybieramy Kursy -> Lista kursów -> klikamy na odpowiedni kurs - > zakładka Studenci na kursie -> zawężamy do 4 semestru -> następnie klikamy w nazwisko studenta.
Proces skreślenia zaczynamy od wszczęcia postępowania w sprawie skreślenia. Odbywa się to całkowicie w systemie. Dokument jest generowany o czym student zostanie powiadomiony, że jest on już gotowy. Z chwilą z którą student go pobrał, to w naszym systemie zapisuje się data pobrania takiego dokumentu.
U wybranej osoby klikamy w Zaśw./Decyzje.
Przyciski Generuj decyzję oraz Generuj zawiadomienie dotyczą procesu skreślenia.
Generuj zawiadomienie jest tym, od którego należy zacząć proces skreślania. Powinno otworzyć się okno jak na poniższym zrzucie ekranu.
Nas interesuje Zawiadomienie o wszczęciu postępowania w sprawie skreślenia 2022/2023. System dodatkowo informuje nas o tym jaki jest to semestr. Mamy do wyboru taką oto listę:
Następnym filtrem jest Kurs. Gdyby student był zapisany na więcej kursów niż jeden, to musimy nasz wybór doprecyzować i wybrać interesujący nas kierunek. Daty zazwyczaj pozostają bez zmian.
Kolejną listą rozwijalną są Zawiadomienia, w której mamy cały szereg różnych zawiadomień na podstawie których skreślamy studenta.
Na tę chwilę wybierzemy Zawiadomienie skreślenie – brak zaliczenia semestru 2022/23. Koordynator jest zazwyczaj przypisywany przez system automatycznie. Gdy wszystkie opcje mamy już zaznaczone, to przechodzimy dalej. W pierwszej kolejności zaleca się Generować podgląd, aby upewnić się, że wszystko co zrobiliśmy zostało wykonane poprawnie.
Podgląd będzie zawierał w sobie kod kreskowy zaznaczony XXXXXXXXXXXX.
Jeśli wszystko się zgadza, to klikamy Generuj. Po wygenerowaniu dokumentu wyświetli nam się taki widok, który będzie zawierał:
Nr zaśw./dec. (1)
Rodzaj zaśw./dec. (2)
Datę złożenia. (3)
W przypadku zawiadomienia o skreśleniu panel Odebrano i Pobierz nie jest nam potrzebny. Wyjątkiem jest to, że jeśli student nie miałby dostępów do takich dokumentów, to my oczywiście taki wydruk możemy wygenerować poprzez kliknięcie w ikonę PDF.
Widok od strony studenta
Na stronie Moja PG wchodzimy w aplikację Student.
Następnie z zakładki Start przechodzimy do zakładki Wiadomości.
Gdy student kliknie w wiadomość, to nam pracownikom w naszej aplikacji, pojawi się data, informująca nas o tym, że student z taką wiadomością się zapoznał. Dodatkowo od tego momentu upływa czternastodniowy czas na ewentualne odwołanie się.
Widok od strony dziekanatu
Aby sprawdzić informacje zwrotne np. datę odczytu zaświadczenia lub decyzji przez studenta przechodzimy do Dziekanatu.
Ponownie wyszukujemy studenta w zakładce Studenci, wybieramy studenta z listy klikając w jego nazwisko, a następnie wchodzimy w Zaśw./Decyzje i na dole listy widzimy nasz dokument oraz datę odczytu.
Sprawdzanie większej liczby studentów, którzy odczytali zawiadomienia
Wchodzimy w aplikację Dziekanat.
Przechodzimy do zakładki Dane, a następnie Zestawienia.
Wybieramy Zestawienie powiadomień o skreśleniu.
Zawężamy filtry, w których wiemy, że wszczęliśmy postępowanie.
Następnie generujemy plik w czterech możliwych rozszerzeniach:
Lista, która się wygeneruje wyświetla nam nazwiska, nr albumów, obok mamy również status studentów wobec których wszczęliśmy zawiadomienia. Umożliwia nam to weryfikacje czy dany student jest nadal aktywny, czyli jeszcze tego wszczęcia nie odebrał bądź nie minęło 7 dni od jego odbioru. Odkładają nam się również daty od odczytania takiego wszczęcia. Korzystając z takiego zestawienia realizujemy dalsze kroki. Po odbiorze wszczęcia regulamin mówi o tym, że student ma obowiązek w przeciągu 7 dni na zapoznanie się z dokumentem. W przypadku gdyby student nie zapoznał się z informacją, data by się nie odłożyła, to przyjmujemy, że zawiadomienie zostało dostarczone skutecznie i podejmujemy dalsze czynności, czyli generujemy decyzje o skreśleniu.
Generowanie decyzji
Niniejsza instrukcja pokaże nam jak wygenerować decyzje o skreśleniu studenta. Jest to jeden z dwóch przykładów.
Generowanie decyzji - przykład 1
Wchodzimy w aplikację Dziekanat.
Wyszukujemy studenta w zakładce Studenci oraz wybieramy studenta z listy klikając w jego nazwisko.
Przechodzimy do zakładki Zaśw./Decyzje oraz wybieramy opcję Generuj decyzję.
Uzupełniamy pola wybierając interesujące nas filtry.
Kurs - w przypadku jednego kursu realizowanego przez studenta z automatu pojawia się w kursie.
Student odniósł się do zawiadomienia w momencie, gdy student odniósł się, to zaznaczamy checkboxa i pojawi nam się dodatkowe okienko w którym możemy napisać, że student wniósł o ponowne rozpatrzenie sprawy czy np. poprosił o zmianę decyzji.
Rok akademicki - tutaj wybieramy semestr, który rozliczamy.
Krótkie wskazanie faktów… - w tym miejscu przed wygenerowaniem decyzji należy dokonać wpisu właściwego, uzasadnić to skreślenie.
Następnie tak jak już wcześniej informowaliśmy, należy nacisnąć Generuj podgląd.
Jest to na tyle ważne, gdyż w tym miejscu jeszcze przez właściwym zatwierdzeniem możemy zweryfikować informacje, które zawarliśmy. Sprawdzić czy są one faktycznie logiczne i poprawne gramatycznie.
Należy również zwrócić uwagę na nasze informacje, gdyż często pojawiają się one w „środku” dokumentu. Sprawdzić czy są one odpowiednio sformułowane.
Jeśli uznaliśmy, że dokument wygląda odpowiednio, to klikamy przycisk Generuj.
Na kolejnym zrzucie ekranu widzimy, że decyzja, na której pracowaliśmy, jest już widoczna na poniższej liście:
W tym przykładzie status studenta się nie zmienia! Możemy przekonać się o tym wchodząc w Podsumowanie. Więc jeśli wygenerujemy decyzje i wyślemy ją, to status będzie wciąż niezmieniony.
Generowanie decyzji - przykład 2
Teraz pokażemy drugi przykład, w którym student złożył rezygnacje.
Wchodzimy w aplikację Dziekanat.
Wyszukujemy studenta w zakładce Studenci, wybieramy studenta z listy klikając w jego nazwisko, a następnie wchodzimy w Kursy w podglądzie studenta.
Wybieramy odpowiedni kurs.
W podglądzie kursu klikamy na Status.
Następnie Akcja. Wybieramy interesującą nas opcje. W naszym przykładzie będzie to Skreślenie z listy studentów. Jeśli dzisiaj dokonujemy zmiany, to należy zaznaczyć checkboxa Natychmiast. Następnie klikamy Zapisz.
Powinno pojawić się nowe okno gdzie system pyta się nas czy chcemy od razu wydrukować decyzję dla tej osoby, klikamy OK.
Zostaniemy przeniesieni automatycznie do kolejnego widoku:
Wybieramy odpowiednie filtry Rodzaj oraz Decyzje. Pomimo, że kursów było więcej, to w naszym wypadku filtr ten „zaczyta” się automatycznie, ponieważ wcześniej został on przez nas wybrany.
W przypadku rezygnacji przez studenta nie musimy wypełniać dodatkowych pól.
Jeśli mamy taką potrzebę, to możemy jeszcze wygenerować podgląd i sprawdzić czy wszystko uzupełniliśmy poprawnie. Jeśli tak, to następnie klikamy Generuj.
Przechodzimy do Podsumowania i na dole tabeli widzimy zmieniony status Skreślony – rezygnacja wraz z datą dokonania tej czynności:
Ostateczne skreślenie studenta z listy
Ostateczne skreślenie studenta z listy - metoda 1
Gdy minął termin na odwołanie i student nie złożył żadnego dokumentu, wtedy decyzja się uprawomocni. W tym przykładzie pokażemy w jaki sposób w takiej sytuacji dokonujemy zmian. Możemy zrobić to również na dwa sposoby.
Z chwilą, gdy wróci do nas potwierdzenie odbioru decyzji z podpisem zainteresowanej osoby, możemy odliczyć w systemie 14 dni, po których ta decyzja stanie się ostateczna. Np. Otrzymaliśmy kartkę z ZPO z informacją, że student odebrał tę decyzję 14 dni temu.
Wchodzimy w aplikację Dziekanat.
Wyszukujemy studenta w zakładce Studenci, wybieramy studenta z listy klikając w jego nazwisko, a następnie wchodzimy w Kursy w podglądzie studenta.
Wybieramy odpowiedni kurs.
W podglądzie kursu klikamy na Status.
Możemy tutaj np. Anulować rezygnacje lub wybrać Rezygnację po 14 dniach.
Odznaczamy Natychmiast, gdyż system zapamiętuje poprzedni wybór.
Możemy określić jakąś przyszłościową datę, tak aby to skreślenie automatycznie zapisało się w systemie. Klikamy Zapisz.
W Danych kursu pojawi się następująca wzmianka:
Informacja ta mówi nam o tym, że student ostatecznie zostanie skreślony z datą 28.04.2023.
Gdybyśmy chcieli na drugi dzień, zobaczyć gdzie pojawia się lista ze skreślonymi studentami, musimy wrócić do zakładki Start (1). W widoku (2) odłoży nam się operacja z informacją, że automatycznie zmieniono statusy studentów. Pojawi się tam imię i nazwisko studenta wraz z kursem oraz datą ostatecznego skreślenia.
Ostateczne skreślenie studenta z listy - metoda 2
Na tę chwilę wygenerowaliśmy tylko decyzję. Nie zmieniliśmy jeszcze statusu, aby to zrobić w aplikacji Dziekanat wyszukujemy studenta, wchodzimy w jego podgląd klikając nazwisko na liście wyszukiwania, a następnie przechodzimy na zakładkę Kursy i wchodzimy w wybrany kierunek przypisany do studenta.
W Danych kursu klikamy na ikonkę obok Statusu.
Ustawmy datę wcześniejszą, aby zobaczyć jak będzie to wyglądało.
Nie chcemy już drukować decyzji, gdyż już to zrobiliśmy. Klikamy Anuluj.
Mamy więc sytuacje w której studentka jest już skreślona przed terminem odwołania.
Następnie, gdy przychodzi do nas potwierdzenie odwołania od decyzji, mamy znowu nowe możliwości, gdyż nie była to rezygnacja, a decyzja dziekana o skreśleniu. Możemy:
Anulować decyzję o skreśleniu, wybierając Pozytywne rozpatrzenie odwołania.
Wybrać opcję Skreślenia po 14 dniach
Wybrać opcję Natychmiast (zaznaczając checkboxa), bądź odłożenia tego z inną datą.
W naszym przykładzie zrobimy to Natychmiast.
Nastąpiła zmiana statusu na Skreślony. Widać to od strony Kursu oraz Podsumowania.
