Punktem wyjścia do pracy dyplomowej jest zarejestrowanie propozycji tematu pracy dyplomowej - w tym celu przechodzimy do Moja PG → Nauczyciel → Dyplomy → Nowy temat, gdzie wypełniamy szczegóły dotyczące propozycji tematu pracy dyplomowej:

Na każdym etapie wypełniania tego formularza możemy użyć znajdującego się na końcu przycisku Zapisz wersję roboczą, dzięki czemu będziemy mogli wrócić do edycji w przyszłości.

Po wypełnieniu wszystkich niezbędnych pól propozycji tematu pracy dyplomowej (niezbędne pola oznaczone są gwiazdką) możemy propozycję tematu wysłać do zatwierdzenia (od tego momentu blokowana jest możliwość edycji danych):

Po wysłaniu propozycji tematu pracy dyplomowej oczekujemy na jej zatwierdzenie. Studenci w Portalu Moja PG mają możliwość zapoznania się ze szczegółami propozycji tematu pracy dyplomowej dopiero po zatwierdzeniu propozycji, natomiast wybór konkretnego tematu pracy dyplomowej odbywa się dopiero po kontakcie z Promotorem, który to ręcznie dodaje autora pracy dyplomowej do wybranej propozycji (szczegóły w dalszej części instrukcji).

Istnieje możliwość łatwego kopiowania propozycji tematów prac dyplomowych na przyszłe semestry. Wykonanie takiej kopii odbywa się w Moja PG → Nauczyciel → Dyplomy → Propozycje tematów - wystarczy zaznaczyć na liście wyników wyszukiwania wybrane propozycje tematów prac dyplomowych i użyć linka Kopiuj znajdującego się poniżej tabeli:

Po kliknięciu Kopiuj będziemy mieli możliwość określenia docelowego semestru, klikamy Wybierz, po czym wybieramy właściwy semestr, by ostatecznie kliknąć przycisk Kopiuj:

Po wybraniu semestru i kliknięciu Kopiuj zostanie wyświetlone potwierdzenie:

Zmieniając kryteria wyszukiwania tak, aby przedział czasowy obejmował skopiowany przez nas temat, ujrzymy skopiowany temat – będzie on miał status Nowy:

Z takim tematem postępujemy dokładnie tak, jak z nowo wprowadzonym – możemy na tym etapie dokonać jego edycji, po niezbędnych zmianach temat przesyłamy do zatwierdzenia do Dziekanatu/Koordynatora, a po zatwierdzeniu w Dziekanacie możliwe będzie przypisywanie studentów.

W celu przypisania autora pracy dyplomowej przechodzimy do Moja PG → Nauczyciel → Dyplomy → Propozycje tematów, po czym odszukujemy wybrany temat.

Po odnalezieniu właściwej pozycji, w kolumnie Akcje klikamy ikonę dodawania autorów:

Otworzy się strona edycji autorów pracy dyplomowej - po kliknięciu Dodaj autora pojawi się okno wyszukiwania studentów Studentów - po wpisaniu danych Studenta i kliknięciu kliknięciu Szukaj zobaczymy wszystkie kursy wybranego Studenta - należy uważnie wybrać właściwy kurs, na którym realizowana będzie dana praca dyplomowa. W celu wybrania danego kursu należy kliknąć na numer albumu w danym wierszu. Po wybraniu właściwego kursu i zakończeniu dodawania autorów prac (na tym etapie można dodać dwóch lub więcej autorów) należy kliknąć Zapisz:

Po zakończeniu, kiedy autorzy są już dodani, temat pracy dyplomowej należy zamknąć:

Zamknięcie propozycji tematu pracy dyplomowej powoduje pojawienie się tematu u Studenta (temat widzi zarówno Student u siebie na koncie w Moja PG, jak i Dziekanat widzi w danych studenta przypisany temat) - jest to kluczowy etap, bez którego nie ma możliwości kontynuowania prac nad dyplomem.

W momencie, kiedy student Student zakończy pracę, zakładając że posiada on przypisany temat pracy dyplomowej w Moja PG (albo został przez nas dodany do propozycji tematu pracy dyplomowej i propozycja ta została zamknięta, albo temat został dodany ręcznie przez Dziekanat) możemy wyrazić zgodę na pierwsze wgranie pracy. 

Opiekun pracy (w Moja PG → Nauczyciel → Dyplomy → Aktualne/Wszystkie)  zezwala studentowi zezwala Studentowi na pierwsze wgranie pracy (używając przycisku widocznego na poniższym obrazku). System będzie wymagał pełnego opisu dyplomu, czyli tzw. metadanych, takich jak język pracy, czy recenzentRecenzent.

Student na swoim koncie w Moja PG w pierwszej kolejności składa oświadczenie o samodzielnym wykonaniu pracy. Dopiero po złożeniu takiego oświadczenia Student będzie mógł przejść do kolejnego kroku. Szczegółowy opis kroków wykonywanych przez Studenta znajduje się w instrukcji dla Studentów.

Opiekun pracy zapoznaje się z treścią pracy dyplomowej (1), załącznikami (2) oraz oświadczeniem studenta Studenta (3):

Jeżeli załączone przez dyplomanta Dyplomanta pliki odpowiadają uzgodnionej wcześniej formie i treści oraz poprawnie wygenerowano oświadczenie, promotor Promotor akceptuje pliki pracy dyplomowej. Tym samym, praca dyplomowa zostaje uznana za złożoną. W module eDziekanat uzupełniona zostaje odpowiednia pozycja dot. dotycząca daty złożenia pracy dyplomowej (automatycznie w momencie akceptacji pracy). Plik zawierający prace dyplomową zostaje automatycznie przekazany do systemu JSA w celu przeprowadzenia weryfikacji antyplagiatowej.

W przypadku odrzucenia pracy, praca nie zostaje zaakceptowana. Promotor proszony jest o krótki komentarz dot. przyczyn odrzucenia pracy. Data złożenia pracy nie jest wypełniana, a dyplomant Dyplomant powinien umieścić w systemie poprawioną wersję pracy. Po wgraniu przez dyplomanta Dyplomanta poprawionych plików, system ponownie poinformuje promotora o tym fakcie oraz będzie oczekiwał na jego decyzję.

Zatwierdzenie pracy skutkuje przekazaniem jej do system antyplagiatowego JSA. Portal Moja PG przekazuje prace do systemu JSA automatycznie. Do czasu wygenerowania raportu, widok pracy dyplomowej w portalu Moja PG jest następujący:

Gdy system JSA przygotuje raport promotor otrzyma stosownego maila. 

Po akceptacji raportu opiekun pracy opiekun pracy przystępuje do wypełnienia recenzji pracy. W sekcji Po wejściu w Moja PG → Nauczyciel → Dyplomy → Aktualne/Wszystkie i przejściu do szczegółów dyplomu, w sekcji Recenzje wyświetli się tabela z nazwiskami recenzentów. Należy wybrać wiersz ze swoim nazwiskiem i w kolumnie Akcje kliknąć Edytuj. 

Wyświetli się okno, w którym należy uzupełnić ocenę pracy dyplomowej. Pola z czerwona gwiazdką są obowiązkowe.

Ostatni etap edycji recenzji polega na wystawieniu oceny.

Podczas wypełniana recenzji, gdy liczba wpisanych znaków nie przekroczyła 150 znaków, może zostać wyświetlony komunikat.

Po wypełnieniu części pół istnieje możliwość wybrania przycisku Zapisz wersje roboczą umożliwi to powrót do edycji i dokończenie recenzji w późniejszym terminie.

Jeśli recenzja wypełniona przez opiekuna jest kompletna to wybiera on przycisk Zakończ recenzowanie.

System Moja PG poprosi o potwierdzenie decyzji o zakończeniu recenzowania.

Recenzja, która otrzymała status Wysłana, nie może być ponownie edytowania.

Widok pracy po recenzji opiekuna pracy. Oceny będą widoczne gdy wszyscy Recenzenci zakończą ocenianie prac.

Poniżej widok ocen po wystawieniu dwóch kompletnych recenzji.

Recenzent wypełnia recenzję analogicznie jak opiekun pracy (Moja PG → Nauczyciel → Dyplomy → Aktualne/Wszystkie - Szczegóły).  Aby dodać recenzję, należy w szczegółach wybranego dyplomu przejść do sekcji Recenzje i z tabeli wybrać wiersz ze swoimi danymi i kliknąć Edytuj. 

Jak widać na powyższym przykładzie opiekun Opiekun pracy wysłał już swoją recenzję.

Wyświetli się okno, w którym należy uzupełnić ocenę pracy dyplomowej. Pola z czerwona gwiazdką są obowiązkowe.

Dla recenzenta pola Cel pracy i Charakter pracy są nieedytowalne i uzupełniają się automatycznie treściami przygotowanymi przez opiekuna.

Po wypełnieniu części pół istnieje możliwość wybrania przycisku Zapisz wersje roboczą umożliwi to powrót do edycji i dokończenie recenzji w późniejszym terminie.

Jeśli recenzja wypełniona przez opiekuna jest kompletna to wybiera on przycisk Zakończ recenzowanie.

System Moja PG poprosi o potwierdzenie decyzji o zakończeniu recenzowania.

Recenzja, która otrzymała status Wysłana, nie może być ponownie edytowania.

Wysłana recenzja zostaje jednocześnie opublikowana na koncie autora pracy. Autor pracy po zalogowaniu w Moja PG w zakładce Student→Dyplomy Student → Dyplomy wybierając Szczegóły ma dostęp do wystawionych recenzji.

Wypełnianie protokołu dyplomowego zostało przedstawione na poniższym filmie:

W celu wypełnienia protokołu dyplomowego należy zalogować się do Moja PG (z sieci politechnicznej lub za pomocą VPNa), po czym należy przejść do aplikacji Nauczyciel, na zakładkę Dyplomy → Aktualne. W wyszukiwarce dyplomów należy zaznaczyć pole Przewodniczący komisji, po czym można już wyszukiwać dyplomy (np. po nazwisku autora). Przy wybranym dyplomie klikamy Szczegóły w kolumnie Akcje:

Naszym oczom ukarzą się szczegóły dyplomu, wraz z oceną z pracy dyplomowej i średnią studenta, informacjami o weryfikacji antyplagiatowej itp. – na samym dole znajdziemy sekcję Protokoły Nauczyciel, w której to znajdują się protokoły do danej obrony (w przypadku kolejnego terminu może się tu pojawić drugi protokół). W wybranym protokole klikamy Edytuj w kolumnie Akcje, po czym wypełniamy protokół. Po wypełnieniu protokołu i ustawieniu ocen za poszczególne pytania, przewodniczący klika Zapisz i podpisz – od tego momentu członkowie komisji mogą podpisać taki protokół.

W przypadku stwierdzenia pomyłki należy skontaktować się z Dziekanatem, który ma możliwość usunięcia podpisów (wszystkich jednocześnie) i cofnięcia protokołu do edycji. Po edycji protokołu wszyscy członkowie podpisują się ponownie, pod nową wersją.