eKarty obowiązków to aplikacja umożliwiająca elektroniczne przypisywanie kart obowiązków do pracowników, którzy rozpoczynają pracę na Politechnice Gdańskiej lub pracowników, którym zmienia się zakres obowiązków. Aplikacja umożliwia skorzystanie z szablonów kart, które uzupełniamy o szczegółowe dane. Uzupełnione karty wysyłamy elektronicznie do akceptacji kierownictwa, na końcu trafiają one do podpisu do właściwego pracownika.
Każdemu z pracowników można przypisać na przestrzeni czasu wiele kart, każda z kart jest podpisywana elektronicznie i do każdej z nich pracownik ma zapewniony ciągły dostęp, tak aby w razie potrzeby móc odwołać się do podpisanych wcześniej kart.
Instrukcja krok po kroku
Logujemy się do Moja PG i przechodzimy do aplikacji Kadry:
W aplikacji Kadry przechodzimy do Dokumenty pracowników → Karty obowiązków:
Na liście osób zobaczymy tych pracowników, do których mamy przyznany dostęp (wynikający z uprawnień Biura Wydziału), w poniższym przykładzie od razu przeszedłem do wyszukiwania osoby po nazwisku:
Na liście wyników wyszukiwania klikamy wybrane nazwisko - zostaniemy przeniesieni do szczegółów konta, gdzie w kolumnie Akcje znajduje się ikona umożliwiająca dodanie karty. Klikamy na ikonę z plusem:
W kolejnym etapie otwiera się okno, z którego wybieramy kartę obowiązków, którą chcemy przypisać danemu pracownikowi.
Lista szablonów kart zawiera globalne szablony kart (jak poniżej) ale może być inna w zależności od jednostki, w której wystawiamy karty (rozszerzona o karty przygotowane dla poszczególnych jednostek).
Klikamy Wybierz przy wybranej pozycji:
Karta obowiązków została utworzona, możemy przejść do jej edycji.
Praca z kartami obowiązków, z punktu widzenia operatora systemu, jest dwuetapowa - najpierw karty tworzymy na kontach pracowników, potem je wypełniamy szczegółami i uruchamiamy ich obieg. Można najpierw kilku pracownikom karty utworzyć i dopiero po ich utworzeniu przejść do wypełniania, można też tworzyć i wypełniać kartę po karcie - jak nam wygodniej.
W kolejnym etapie przechodzimy do edycji karty - klikamy ikonę ołówka:
Wypełnianie kart odbywa się w aplikacji Pracownik → eDokumenty → Moje eDokumenty i właśnie tam zostaniemy przeniesieni po kliknięciu ikony ołówka. Podobnie, jeśli przerwiemy pracę i będziemy ją kontynuować za jakiś czas, do utworzonych wcześniej, niewysłanych kart, możemy wejść właśnie poprzez aplikację Pracownik.
Po wejściu do edycji karty naszym zadaniem jest uzupełnienie podstawowych informacji o przełożonym i zastępstwach (dane osobowe pracownika wypełniane są automatycznie):
Niżej, uzupełniamy także poza zawierające szczegółowe dane, np. szczegółowe zakresu obowiązków, wpisując je w punktach:
Po wypełnieniu karty klikamy na Podpisz i wyślij, co spowoduje zapisanie bieżących danych na karcie. W pierwszym kroku ten podpis jest jedynie wstępnym podpisem operatora i nie uruchamia on obiegu karty (jedynie w historii odkłada się informacja o nim):
Po złożeniu wstępnego podpisu karta będzie widoczna na liście naszych eDokumentów oczekujących na podpisanie przez nas - klikamy Wypełnij:
Należy pamiętać, że złożenie drugiego podpisu to konieczność, bez tego karta nie ruszy w obieg. Drugi podpis jest tym, który trafia na wydruk (jako "opracowanie").
Po wejściu do karty przede wszystkim mamy możliwość sprawdzenia wprowadzonych przez nas danych - możemy to zrobić sprawdzając poszczególne wartości pól albo możemy pobrać PFDa, który zawiera wprowadzone już dane:
Jeżeli na tym etapie dostrzeżemy jakieś błędy, wystarczy w sekcji z podpisami skorzystać z przycisku Wycofaj do poprawy, otworzy się okno, w którym należy wpisać powód, po czym należy kliknąć Wyślij (taka karta znów wyląduje w naszych eDokumentach i będziemy mieć możliwość edycji, po której znów składamy podpisy):
Jeżeli błędów nie stwierdziliśmy, możemy kartę wysłać do akceptacji przełożonego (w części "Opracowanie"):
W eDokumentach istnieją różne typy podpisów - czasami będzie to jak w poniższym przykładzie lista, z której wybieramy właściwego przełożonego w danym przypadku, czasami jednak będzie to pole, w którym wpisujemy nazwisko dowolnej osoby z PG, po czym kliknięciem wybieramy ją.
Po wskazaniu właściwej osoby klikamy Podpisz i wyślij:
Po złożeniu drugiego podpisu karta pojawi się u wskazanej wcześniej osoby. Czynności osoby opracowującej kartę na tym etapie się kończą - możemy jedynie na liście osób monitorować postępy podpisów (po zatrzymaniu kursora myszy nad "kropkami statusów" widzimy podpowiedź tekstową, kto zaakceptował kartę, a kto jeszcze nie):
Składanie podpisów na karcie przez kolejne osoby odbywa się tradycyjnie, tak jak w eDokumentach, czyli w Moja PG → Pracownik → eDokumenty → Moje eDokumenty.
Instrukcja na ten temat znajduje się już na naszej stronie pomocy.