Poniższa instrukcja zawiera opcje dostępne dla koordynatora ECTS. Podstawowe użycie aplikacji, podział danych, informacje o wyszukiwaniu i nawigowaniu wewnątrz programów zostały szczegółowo opisane w instrukcji Koordynator PK - prosimy o wcześniejsze zapoznanie się z tą instrukcją.
Ta ikona w treści instrukcji 
oznacza, że dane pojęcie zostało szerzej opisane w słowniku pojęć.
Główna funkcja związana z rolą Koordynatora ECTS to obsługa kart przedmiotów i efektów w nich się znajdujących.
Uprawnienia Koordynatora ECTS powiązane są z konkretnym kierunkiem studiów! Koordynator może zarządzać kartami przedmiotów wchodzącymi w skład danego programu. Jeśli przedmiot jest współdzielony z innym kierunkiem (nawet na innym wydziale) to koordynator także może pracować na takim przedmiocie. Brak możliwości zarządzania przedmiotem świadczy o braku uprawnień do (przynajmniej jednego) kierunku, na którym jest przedmiot (lub przedmiot nie jest powiązany z danym kierunkiem).
Ogólny opis procesu:
Karty przedmiotów, dla każdej
instancji przedmiotu realizowanego, powinny zostać wcześniej utworzone (o ile nie powstały automatycznie) przez Koordynatora ECTS lub Koordynatora PKiKE. Zanim jednak koordynatorzy utworzą karty, na przedmiotach powinny zostać dodane właściwe efekty uczenia się. Przedmioty wchodzące w skład programu uzupełnia Koordynator PKiKE na etapie tworzenia programu, natomiast efekty dla przedmiotów poza programem kształcenia (np. w modułach otwartych, które przedmiotami są wypełniane tuż przed rozpoczęciem semestru) dodaje koordynator ECTS. Obie te czynności można wykonać w widoku listy przedmiotów (poniżej opisano ten widok). Kiedy efekty są już na przedmiotach można przejść do tworzenia kart przedmiotów (dostępne do wykonania z kartą operacje zostały opisane w jednej z poniższych sekcji).
Utworzone karty przedmiotów zawierające efekty są widoczne od razu dla nauczycieli (osoba odpowiedzialna za przedmiot), którzy uzupełniają treści kart (ręcznie lub poprzez skopiowanie wartości z innej karty) i wysyłają karty do weryfikacji.
Koordynator ECTS weryfikuje kartę i podejmuje decyzję o:
zatwierdzeniu i publikacji karty
odesłaniu karty do poprawy
Karty odesłane do poprawy wracają do nauczyciela, który poprawia kartę. Karty zatwierdzone i opublikowane stają się publicznie dostępne.
Dostęp do kart przedmiotów dla koordynatora ECTS możliwy jest poprzez widoki:
Widok listy przedmiotów możemy otworzyć dwiema ścieżkami:
Moja PG → Programy Kształcenia → Program → Kierunki kształcenia → <wybrany kierunek> → Programy studiów → <wybrany rodzaj> → <wybrany kierunek> → Lista przedmiotów
Moja PG → Programy Kształcenia → Karty ECTS → Kursy → <wybrany kierunek> → Lista przedmiotów
Obie one prowadzą do tego samego widoku, w którym widzimy listę wszystkich przedmiotów znajdujących się na danym kursie. Będąc koordynatorem ECTS zapewne będziemy obsługiwać karty przedmiotów wchodzących w skład programu studiów, ale i przedmiotów w modułach, dodanych poza programem, dlatego sugeruję od razu ustawić filtr Przedmioty poza Programem Kształcenia (1) na Wybierz… i kliknąć Szukaj (2), dzięki czemu zobaczymy także przedmioty spoza programu kształcenia (3):
Przedmioty poza programem kształcenia są zapisywane kursywą.
Przejście do karty przedmiotu możliwe jest po kliknięciu w nazwę przedmiotu (3). W powyższym przykładzie powinniśmy jednak w pierwszej kolejności uzupełnić efekty uczenia (ich brak zaznaczono powyżej czerwoną ramką) się na przedmiocie w module, co możemy zrobić w widoku szczegółów - klikamy zatem (4) Szczegóły w kolumnie akcje.
Tej operacji nie mamy na liście kart, tylko na liście przedmiotów! Operacja ta jest istotna z tego względu, że w przypadku braku efektów na przedmiocie nie zostaną one spropagowane na kartę przedmiotu i nauczyciel nie będzie miał możliwości wysłania karty do weryfikacji!
Po kliknięciu szczegółów zobaczymy widok, który na końcu zawiera interesujące nas przyciski:
W ty miejscu możemy dodać (1) efekty do przedmiotu (do wyboru będą tylko te efekty, które są w module obejmującym przedmiot) oraz skopiować (2) wszystkie efekty z modułu obejmującego przedmiot do tego przedmiotu.
Dodawanie efektów ogranicza się do kliknięcia w ikonę 
przy wybranych efektach:
Dodane efekty wskakują pod spodem do przedmiotu, aby zakończyć ich dodawanie wystarczy kliknąć Anuluj:
Jeżeli jakiś efekt został dodany omyłkowo, można kliknąć ikonę 
w wybranym wierszu, co umożliwi (po potwierdzeniu) usunięcie efektu z przedmiotu:
Jeżeli zdecydujemy się skopiować wszystkie efekty z modułu do przedmiotów, system wyświetli nam podsumowanie operacji. Jeżeli w programie umieszczony był moduł współdzielony z innymi kursami, gdzie efekty uczenia się są z innej puli (inne ID, mimo że mogą mieć te same symbole) dostaniemy ostrzeżenie tego typu:
Dla porządku, posiłkując się kolumną Efekt na programie wyrugować efekty, które w naszych przedmiotach nie powinny się znaleźć:
Po kliknięciu w przy efekcie (1) pojawi się okno, w którym potwierdzamy chęć usunięcia efektu.
Może zdarzyć się tak, że Koordynator ECTS pracując z kierunkiem nie dodał do niego efektów, które powinny były się w nim znaleźć lub dodał efekty o tych samych symbolach, ale innych numerach ID. Mimo, że treści efektów mogą być takie same, są to inne efekty i należałoby taki program, w porozumieniu z Działem Kształcenia (o ile program jest już po edycji) poprawić (przez dodanie właściwych efektów lub wymianę efektów na inne, włącznie z przedmiotami). W przypadku takiego problemu należy skontaktować się z Koordynatorem PKiKE, który podejmie dalsze działania (w porozumieniu z DK).
Widok listy kart przedmiotów możemy otworzyć poprzez Moja PG → Programy Kształcenia → Karty ECTS → Karty przedmiotów - w tym widoku widzimy listę kart przedmiotów oraz wyszukiwarkę:
Możemy wyszukiwać karty po nazwie przedmiotu (1), przypisaniu przedmiotu do Wydziału (2) - można ustawić domyślną jednostkę w konfiguracji konta, przypisaniu do kierunku (3), rodzaju (4) i poziomie (5) kształcenia, jednostce nauczyciela (6) lub nazwisku (11), semestrze na którym występuje przedmiot (7) - domyślnie jest to bieżący semestr. Mamy do dyspozycji także parametry karty - czy jest wymagana (8), w jakim jest statusie (9) i czy została opublikowana (12). Możemy filtrować także przedmioty z konkretnego semestru kursu (10) wpisując jego numer (np.: 3), lub możemy wyszukać karty przedmiotów poza kursami (13) albo tylko przypisane do kursów, jeśli by zaszła taka potrzeba. Przejście do karty odbywa się poprzez kliknięcie jej nazwy (16) w wynikach wyszukiwania.
Istnieje możliwość ustawienia domyślnej jednostki dla użytkownika (np. Wydziału), dzięki czemu filtr Wydziału (2) będzie się ustawiał automatycznie na nasz Wydział. Szczegóły znajdują się w oddzielnej instrukcji: https://gdansktech.atlassian.net/wiki/spaces/HPPG/pages/5049009/
Karty przedmiotów znajdujące się w obu widokach mają parametr, który mówi o tym czy karta jest wymagana, publicznie widoczna, itp.:
Na liście przedmiotów w programie:
lub na liście kart przedmiotów:
widzimy informacje o statusach karty przedmiotów. Kartę charakteryzują trzy wartości:
wymagana
tak - karty dla większości przedmiotów
nie - karty niewymagane są m.in. dla przedmiotów typu “szkolenie BHP”
status
brak karty - karta nie została do tej pory założona
edycja - karta została założona, jest możliwa do edycji dla nauczyciela
weryfikacja - karta, którą nauczyciel wysłał do weryfikacji (nie ma już możliwości jej edycji), karta oczekuje na obsługę przez Koordynatora ECTS
do poprawy - karta odesłana przez koordynatora do poprawy przez nauczyciela
zamknięta - karta zatwierdzona przez koordynatora (akcja w interfejsie to Zatwierdź, efekt to status Zamknięta)
opublikowana
tak - karta dostępna do pobrania na wyświetlaczu ECTS i w Moja PG (dla studentów, nauczycieli, dziekanatów)
nie - karta niedostępna do pobrania
Po utworzeniu karty i jej uzupełnieniu nauczyciel przesyła ją do zatwierdzenia, koordynator zatwierdza kartę i publikuje ją - karty zatwierdzone i opublikowane odkładane są na serwerze do pobrania w innych widokach. Na wniosek nauczyciela karta może zostać ukryta (opublikowana: nie) lub może trafić do edycji bez zmiany parametru dotyczącego publikacji, w takim wypadku publicznie dostępna jest karta wcześniej zamknięta i opublikowana (jako plik PDF), podczas gdy nauczyciel może swobodnie wprowadzać zmiany w treści karty - nowe treści będą widoczne w PDFach po ponownym zatwierdzeniu przez koordynatora (przed zatwierdzeniem widać publicznie stare treści).
Generalnie dążymy do tego, żeby wszystkie karty zostały wypełnione przez nauczycieli, a potem były zamknięte i opublikowane przez koordynatora ECTS.
Po otwarciu karty przedmiotu z dowolnej z powyższych ścieżek, widok jest następujący (szczegółowy opis operacji znajduje się w rozwijanej sekcji poniżej):
dla przedmiotów bez karty - po kliknięciu w przedmiot (1) możemy utworzyć kartę (2) lub zamknąć ten widok (3):
dla przedmiotów z kartą w edycji - po kliknięciu w przedmiot (1) zobaczymy podgląd danych karty i jako koordynator ECTS możemy:
opublikować (2) kartę
zmienić jej status na weryfikację (3) - standardowo w procesie nauczyciel robi to samodzielnie ze swojego interfejsu, wysyłając kartę do weryfikacji po zakończeniu prac nad nią
dodać notatkę (4)
edytować treści karty (5)
zapoznać się z historią zmian (6)
pobrać PDFy w języku polskim i angielskim (7)
zmienić język karty (bieżący podgląd) (8)
zamknąć ten widok (9)
dla przedmiotów z kartą wysłaną do weryfikacji (opublikowaną wcześniej) - po kliknięciu w przedmiot (1) zobaczymy podgląd danych karty i jako koordynator ECTS możemy:
zatwierdzić (2) kartę
ukryć kartę (3)
zmienić jej status na do poprawy (4) - jeżeli stwierdzimy błędy w karcie, możemy ją odesłać nauczycielowi do poprawy
dodać notatkę (5)
edytować treści karty (6)
zapoznać się z historią zmian (7)
pobrać PDFy w języku polskim i angielskim (8)
zmienić język karty (bieżący podgląd) (9)
zamknąć ten widok (10)
dla przedmiotów z kartą wysłaną do weryfikacji (nieopublikowaną wcześniej) - po kliknięciu w przedmiot (1) zobaczymy podgląd danych karty i jako koordynator ECTS możemy:
zatwierdzić (2) kartę
zatwierdzić i opublikować kartę (3) na raz
opublikować kartę (4)
zmienić jej status na do poprawy (5) - jeżeli stwierdzimy błędy w karcie, możemy ją odesłać nauczycielowi do poprawy
dodać notatkę (6)
edytować treści karty (7)
zapoznać się z historią zmian (8)
pobrać PDFy w języku polskim i angielskim (9)
zmienić język karty (bieżący podgląd) (10)
zamknąć ten widok (11)
dla przedmiotów z kartą zamkniętą i opublikowaną - po kliknięciu w przedmiot (1) zobaczymy podgląd danych karty i jako koordynator ECTS możemy:
ukryć opublikowaną (2) kartę
zmienić jej status na do poprawy (3) - jeżeli stwierdzimy błędy w karcie, możemy ją odesłać nauczycielowi do poprawy
dodać notatkę (4)
edytować treści karty (5)
zapoznać się z historią zmian (6)
pobrać PDFy w języku polskim i angielskim (7)
zmienić język karty (bieżący podgląd) (8)
zamknąć ten widok (9)
Utwórz kartę:
tworzenie karty dostępne jest w przypadku braku karty
tworzenie karty nie zależy od wymagalności
po kliknięciu Utwórz kartę (1):
zostaniemy przeniesieni od razu w widok edycji karty:
przewijamy stronę na sam dół i weryfikujemy, czy w obszarze widocznym poniżej (5) są efekty - jeżeli ich nie ma i nie uzupełnimy tego braku (opisane jest to powyżej, w rozwijanej sekcji “Lista przedmiotów (z możliwością uzupełnienia efektów w przedmiotach spoza programu)”) to takiej karty nauczyciel nie będzie mógł wysłać do weryfikacji i będzie musiał kontaktować się z koordynatorem ECTS, zatem w naszym interesie jest rzut oka, czy te efekty są. Jeżeli efekty są, możemy kliknąć Anuluj (2), bo sama karta jest już utworzona:
Jako koordynator ECTS mamy uprawnienia do wypełnienia karty, a zatem i do przejścia na kolejny krok (4) jak i zapisania (3) danej karty.
Ukryj/opublikuj:
ta operacja może być wykonywana wielokrotnie w obie strony
karta staje się możliwa do pobrania publicznie w momencie, gdy jest jednocześnie opublikowana i zamknięta
kliknięcie w ikonę kończy się bezzwłocznym wykonaniem akcji (nie ma komunikatu z ostrzeżeniem czy potwierdzeniem, po kliknięciu wracamy na listę przedmiotów/kart)
zmiany widać w parametrach karty:
Do weryfikacji:
do weryfikacji karty wysyła nauczyciel
kartę może skierować także Koordynator ECTS:
karta musi zawierać komplet informacji wymaganych, bez nich system wyświetli obszerny komunikat o brakach:
w przypadku braku efektów na karcie, czyli także braku ich na przedmiocie, nauczyciel (lub inna osoba wypełniająca) otrzyma komunikat:
braki należy uzupełnić w przedmiotach, szczegółowo opisane powyżej, w rozwijanej sekcji “Lista przedmiotów (z możliwością uzupełnienia efektów w przedmiotach spoza programu)”
po uzupełnieniu braków i ponowne wejście w edycję osobie wypełniającej pojawi się komunikat:
kompletna karta po kliknięciu Do weryfikacji zmienia swój status:
karty wysłane do weryfikacji (przez nauczycieli) najłatwiej zobaczyć w widoku listy kart (szczegóły znajdują się powyżej, w rozwijanej sekcji “Lista kart”), nic jednak nie stoi na przeszkodzie by zatwierdzać je także z tego widoku
Zatwierdź / Opublikuj i zatwierdź:
w przypadku braku uwag do karty klikamy Zatwierdź
karty, które nie zostały wcześniej opublikowane lub zatwierdzone, posiadają dodatkową ikonę Zatwierdź i opublikuj, która wykonuje obie te operacje na raz:
Do poprawy:
kliknięcie w tą akcję otwiera nauczycielowi możliwość edycji karty (czy wręcz narzucają):
mamy możliwość wprowadzenia komentarza dla nauczyciela - po dodaniu komentarza klikamy Zatwierdź:
nauczyciel otrzymuje powiadomienie mailowe o wykonanej akcji
Dodaj notatkę:
do karty możemy w każdej chwili dodać notatkę:
notatka i komentarz dla nauczyciela to jest “to samo”, nauczyciel widzi treść notatki (różnica jest taka, że zostawienie samej notatki nie zmienia statusu karty i nie obliguje nauczyciela do podjęcia działań - możemy wcześniej przygotować uwagi do wielu kart i odsyłać je do poprawy “hurtowo”):
nauczyciel widzi notatkę w szczegółach przedmiotu na zakładce z kartą przedmiotu:
Edytuj:
po otwarciu do edycji karta przedmiotu, o ile od jej utworzenia nastąpiły zmiany w efektach uczenia się na przedmiocie, zostanie automatycznie uzupełniona o brakujące efekty:
kartę można zapisać, anulować zmiany lub wysłać do weryfikacji (po uzupełnieniu) - te operacje wykonuje już nauczyciel
Historia:
historia dotycząca karty możliwa jest do zbadania po kliknięciu odpowiedniej ikony na podglądzie karty:
zawartość jest dostępna dla każdego koordynatora, wraz z komentarzami:
Drukuj:
drukowanie karty to nic innego jak pobranie pliku PDF do wydruku:
w przypadku gdy nie są spełnione warunki (zatwierdzona i opublikowana karta) wydruk nie jest możliwy
dla kart zatwierdzonych i opublikowanych możemy pobrać dwa pliki PDF z treścią
karty, które zostały wydrukowane, odkładają się na serwerze, który umożliwia ich pobieranie m.in. poprzez wyświetlacz ECTS - dla takich kart możliwe będzie pobieranie plików z ostatnią zatwierdzoną i opublikowaną treścią nawet, gdy karta zostanie ponownie otwarta do edycji i zostaną naniesione w niej zmiany
Zmień język:
kliknięcie na ikonę Zmień język pozwoli łatwo zweryfikować anglojęzyczne treści
efekt zmiany języka wygląda tak:
Zamknij
kliknięcie w Zamknij zamyka podgląd karty (nie zmienia jej statusu na zamknięty, bez obaw):
W przypadku braku efektów uczenia się, przedmioty poza programem kształcenia można uzupełnić o efekty z modułu nadrzędnego w widoku listy przedmiotów na programie kształcenia (w powyższej sekcji “Lista przedmiotów” jest szczegółowy opis).
Przedmioty wchodzące w skład programu kształcenia mogą być uzupełnione jedynie w przypadku programów w statusie edycji i tylko przez Koordynatora PKiKE.