Polecenie wyjazdu krajowego

Aby złożyć wniosek Podróż służbowa/wyjazd krajowy, użytkownik musi zalogować się do systemu Moja PG, a następnie wejść do aplikacji Wyjazdy.  W zakładce Wnioskuj, należy wybrać rodzaj wyjazdu: Podróż służbowa/wyjazd krajowy:

Po kliknięciu przycisku Dalej następuje przejście do kroku 2, w którym należy wypełnić pola formularza. Użytkownik ma możliwość wypełnienia wniosku dla siebie, jak również w imieniu innego pracownika. Domyślnie zaznaczone jest pole Wypełniam dla siebie.  Formularz podzielony jest na kilka sekcji. W pierwszej podane są Informacje o osobie wyjeżdżającej.  Pola imię i nazwisko, nr ewidencyjny pracownika, stanowisko oraz jednostka organizacyjna uzupełniane są automatycznie, na podstawie danych osoby zalogowanej do systemu.

Jeśli wniosek ma zostać wypełniony za innego pracownika, należy odznaczyć pole Wypełniam dla siebie, a następnie wybrać z listy pracowników, odpowiednią osobę:

Automatycznie zostaną uzupełnione dane o wybranym pracowniku:

W sekcji Miejsce docelowe należy podać informacje o docelowym miejscu wyjazdu: 

• Miasto docelowe –   pole obowiązkowe. Użytkownik podaje miasto, do którego ma zamiar wyjechać,
• Instytucja – pole nieobowiązkowe.

W sekcji Czas trwania wyjazdu należy podać czas trwania wyjazdu:

• Na czas od – do – pole obowiązkowe. Użytkownik określa datę rozpoczęcia i zakończenia delegacji. Należy podać datę wyruszenia z miejscowości początku delegacji oraz datę powrotu do miejscowości zakończenia  delegacji.

W polach Cel wyjazdu należy podać:

• W celu – pole obowiązkowe. Użytkownik musi podać cel lub formę jego udziału na wyjeździe (np. prelegent, słuchacz, wykładowca),
• Typ wydarzenia – pole obowiązkowe. Użytkownik z rozwijalnej listy wybiera typ wydarzenia, na które ma się udać. Jeżeli zostanie wybrana konferencja, pojawią się dodatkowe obowiązkowe do wypełnienia pola „Początek” oraz „Koniec konferencji”,
• Dodatkowe informacje – pole obowiązkowe. Użytkownik może podać tytuł wydarzenia i/lub odnośnik  do materiałów informacyjnych (np. strona konferencji, zaproszenia, formularz zgłoszenia udziału, itp.) .

W sekcji Szczegóły przejazdów użytkownik musi podać:

• Miejscowość początku delegacji – użytkownik w tym polu wpisuje nazwę miasta, w którym zaczyna delegację,
• Miejscowość zakończenia delegacji – użytkownik w tym polu wpisuje nazwę miasta, w którym kończy delegację,
• Środek lokomocji – z rozwijalnej listy użytkownik może wybrać środek lokomocji, którym będzie jechał np. pociąg, samochód czy samolot. W każdej z wybranych opcji znajdują się dodatkowe pola, które należy uzupełnić. Użytkownik może podać szczegóły określające wybrany środek transportu np. klasa pociągu/samolotu, rodzaj biletu, przysługująca ulga. Jeżeli zostanie wybrany samochód, pojawią się dodatkowe obowiązkowe pola: Numer rejestracyjny, Pojemność silnika, którą można wybrać z listy oraz pole Uzasadnienie użycia samochodu,
• Jadę jako pasażer – zaznacza osoba, która jedzie na wyjazd samochodem jako współpasażer, a nie kierowca i właściciel samochodu.

Przy wyborze samochodu jako środka lokomocji pojawia się również dodatkowy checkbox Proszę o rozliczenie kosztów podróży do wysokości cen biletów PKP/PKS. Należy go zaznaczyć, jeśli całkowity koszt podróży przekroczy koszty zwracane przez pracodawcę. Checkbox ten wpływa na późniejszy sposób rozliczenia delegacji.

Finansowanie wyjazdu to sekcja, w której można zawrzeć informacje dotyczące zakresu refundacji:

• Zakres refundacji – użytkownik ma możliwość zaznaczenia jednej z 3 opcji refundacji wyjazdu – Wyjazd nierefundowany (ustawiony domyślnie), Wyjazd częściowo refundowany, Wyjazd w całości refundowany.

W przypadku wyboru wyjazdu częściowo refundowanego, pojawiają się dodatkowe obowiązkowe do wypełnienia pola informujące o tym, których usług nie finansuje Politechnika Gdańska.

• Pojawia się również pole Opis refundacji – pole obowiązkowe. Należy podać dodatkowe informacje dotyczące refundacji:

Dla wyjazdu całkowicie refundowanego pojawi się dodatkowe pole:

• Opis refundacji – pole obowiązkowe. Użytkownik może krótko napisać jak ma wyglądać refundacja wyjazdu.

Oświadczenia i deklaracje to sekcja, którą należy uzupełnić wtedy, gdy wyjazd dotyczy osoby prowadzącej zajęcia w tym samym terminie:

W tej sekcji należy również oznaczyć obowiązkowe oświadczenia. Są to pola typu checkbox:

W przypadku, gdy delegacja wypełniana jest przez osobę inną niż wyjeżdżająca, powyższe obowiązkowe oświadczenia, będą dostępne do podpisu dopiero na koncie osoby wyjeżdżającej przy akceptacji wniosku.

Wnioskuje o przyznanie zaliczk” – jest polem nieobowiązkowym. Domyślnie nie jest ono oznaczone, a dalsza część formularza pomija pola związane z wnioskowaniem o zaliczkę.

W przypadku konieczności pobrania zaliczki, należy oznaczyć ten checkbox a następnie w kolejnym kroku wniosku wypełnić odpowiednie pola. Zostanie to opisane w dalszej części instrukcji.
Ostatnia sekcja formularza, to Akceptacja wyjazdu. Jest to sekcja obowiązkowa. Użytkownik powinien wybrać z listy osobę, która zaakceptuje polecenie wyjazdu jako kierownik (bezpośredni przełożony osoby wyjeżdżającej), pod względem finansowym (dysponent środków finansowych) oraz jako zwierzchnik kierownika (np. dziekan, prodziekan).
Osoby będące dysponentami środków finansowych mają przypisane przez Kwesturę zadania. Po wyborze z rozwijalnej listy wybranego nazwiska, należy wybrać przypisany do danej osoby nr projektu. Obok numeru projektu znajduje się opis czego on dotyczy. Dysponentem może być również osoba, która nie ma przypisanego projektu. Po wybraniu jej z listy do akceptacji finansowej w polu "Numer projektu" nic się nie wyświetli. Oznacza to, że taka osoba została dodana do listy przez Helpdesk po wcześniejszym złożeniu o to prośby. W takich przypadkach, jeżeli osobie składającej wniosek znany jest nr projektu z którego będzie wyjeżdżała, może ona go wpisać w pole "Numer projektu spoza listy" (w innym przypadku pole należy pozostawić puste).

Pola dotyczące numeru projektów mogą pozostać puste.

Na końcu formularza osoba wyjeżdżająca widzi jeszcze pole „Zatwierdzający zaliczkę”. Jest to tylko informacja, o tym, kto zatwierdza zaliczkę jako Kwestor i Kanclerz. Sekcji tej nie można edytować:

Po wypełnieniu całego formularza, użytkownik może zapisać wersję roboczą wniosku, bądź przejść do kolejnego kroku, w zależności od tego, czy wnioskował o zaliczkę, czy nie.

Jeżeli użytkownik zaznaczył checkbox Wnioskuje o przyznanie zaliczki, w 3 kroku formularza musi podać kwotę zaliczki o jaką wnioskuje.

Pracownik może pobrać zaliczkę w gotówce lub przelewem na konto bankowe. Określa to w sekcji Opcje wypłaty zaliczki poprzez zaznaczenie radiobuttona gotówka lub przelew bankowy.  W przypadku wybrania przelewu, użytkownik jest zobowiązany podać numer konta bankowego.

Po uzupełnieniu wszystkich danych w zakładce Zaliczka, po naciśnięciu przycisku„Dalej system przekierowuje użytkownika do kroku 4 wniosku. Użytkownik ma możliwość podejrzenia wprowadzonych przez siebie danych. Może z tego poziomu anulować wniosek za pomocą przycisku Anuluj. Na każdym etapie składania wniosku, za pomocą przycisku Wstecz użytkownik może cofnąć się do poprzednich zakładek i zmienić wprowadzone dane, oraz zapisać formularz jako wersję roboczą.

Przed wysłaniem wniosku należy sprawdzić wprowadzone dane, ponieważ konsekwencje podania błędnych danych ponosi osoba wypełniająca wniosek. 

Aby wysłać wypełniony poprawnie wniosek, należy kliknąć przycisk Wyślij wniosek. Następuje przejście na zakładkę Informacje. Wyświetla się na niej komunikat Wniosek został złożony poprawnie:

Po naciśnięciu przycisku Zamknij, następuje przejście do zakładki Moje wnioski. Wprowadzony przez użytkownika wniosek znajduje się na początku listy. Ma ustawiony status W akceptacji:

W zakładce Moje wnioski, użytkownik może podejrzeć status złożonego wniosku, bądź go anulować. Jeżeli wniosek został wystawiony za osobę wyjeżdżającą, to może ona zatwierdzić taką delegację również w tej zakładce naciskając w ostatniej kolumnie „Zaakceptuj jako: Podpis osoby wyjeżdżającej. Nie może takiego wniosku anulować ze swojego konta. Może tego dokonać jedynie osoba wystawiająca delegację. Złożony wniosek będzie widoczny jednocześnie na koncie osoby go składającej i osoby wyjeżdżającej, jeśli nie jest to ta sama osoba.

Jak wspomniano już wcześniej, użytkownik wypełniający formularz może zapisać wniosek jako wersję roboczą, zanim ostatecznie zostanie on wysłany do akceptacji. W zakładce Moje wnioski pojawi się status Wersja robocza i przycisk „Edytuj”.

Po kliknięciu przycisku Edytuj następuje przekierowanie do ekranu, gdzie możliwa jest zmiana zawartości wcześniej uzupełnionych pól.

Po wprowadzeniu zmian użytkownik może przejść do podsumowania. Z tego poziomu może ponownie zapisać wersję roboczą, powrócić do edycji formularza, klikając przycisk Wstecz, anulować lub wysłać wniosek, jeśli jest on już poprawnie wypełniony.

Złożony wniosek powinien zostać zaakceptowany przez wyznaczone w formularzu osoby. Kolejno wskazane osoby powinny zalogować się do Moja PG, następnie w aplikacji Wyjazdy wybrać zakładkę Do akceptacji. Wyświetlane są tu dokumenty, które wymagają zatwierdzenia.

Wnioski oczekujące na akceptację można wyszukać po numerze polecenia/wniosku, dacie złożenia, bądź po nazwisku osoby wyjeżdżającej. Po zaakceptowaniu wniosek „znika z listy” i przestaje być widoczny na głównym ekranie. Można go ponownie podejrzeć po zaznaczeniu checkboxa Pokaż wnioski zaakceptowane wcześniej.

Akceptacja

Osobą, która jako pierwsza akceptuje polecenie wyjazdu jest osoba wyjeżdżająca. Jeżeli osoba ta wypełniała wniosek dla siebie, to jest on automatycznie akceptowany. Wniosek pojawi się w zakładce Moje wnioski w statusie „W akceptacji”. W ostatniej kolumnie natomiast pojawi się przycisk Anuluj.

Kolejną osobą akceptującą delegację jest dysponent środków finansowych. Po wejściu do zakładki Do akceptacji może zobaczyć wszystkie oczekujące delegacje.

Po znalezieniu właściwego wniosku, w kolumnie Akceptacja należy kliknąć na przycisk Zaakceptuj jako: Dysponent środków.  Naciskając w kolumnie Rodzaj na Wniosek użytkownik może podejrzeć szczegóły wniosku oraz z tego miejsca również go zatwierdzić. Na dole formularza znajduje się lista osób akceptujących. Przy nazwiskach osób, które już dokonały akceptacji, wyświetla się zielony znaczek. Znajduje się tutaj również obowiązkowe pole, w którym należy podać numer zadania, z którego będzie finansowany wyjazd. Osoba akceptująca może również uzupełnić pole Przyznane świadczenia zostaną sfinansowane z. Nie jest to pole obowiązkowe. Pola te są edytowalne tylko dla osób będących dysponentami środków finansowych:

Kolejną osobą, która powinna zaakceptować polecenie wyjazdu jest kierownik, czyli bezpośredni przełożony osoby wyjeżdżającej. Polecenie będzie widoczne na koncie kierownika dopiero wtedy, gdy zostanie zaakceptowane pod względem finansowym. Ostateczna akceptacja polecenia wyjazdu należy do zwierzchnika kierownika. Podobnie jak poprzednio, wniosek będzie widoczny do zaakceptowania na jego koncie dopiero po podpisaniu przez kierownika.

Wszystkie osoby akceptujące polecenie wyjazdu otrzymują z systemu mail z informacją, że po zalogowaniu do Moja PG oczekuje na nich wniosek do podpisu.

Każda z wyżej wymienionych osób może wniosek zaakceptować klikając przycisk Zatwierdź, lub go odrzucić.  Po kliknięciu przycisku Odrzuć, wyświetli się dodatkowe okno, w którym należy podać uzasadnienie odrzucenia wniosku: 

Osoba akceptująca może odesłać również polecenie wyjazdu do poprawy. Po kliknięciu przycisku Do poprawy, wyświetli się dodatkowe okno, w którym należy podać uzasadnienie odesłania wniosku do poprawy:

W zależności od wykonanej czynności, na koncie osoby wyjeżdżającej w zakładce Moje wnioski, zmieni się status danego polecenia wyjazdu.

Każdorazowa zmiana statusu polecenia wyjazdu wiąże się z otrzymaniem przez użytkownika wiadomości mailowej z systemu.

Jeżeli na którymś z etapów akceptacji wniosek zostanie zwrócony do poprawy, to jego status zmieni się na Do poprawy, a obok statusu pojawi się przycisk Edytuj. Przycisk ten widoczny jest tylko dla użytkownika, który utworzył dany wniosek o polecenie wyjazdu. Po wyedytowaniu zgłoszenia, wprowadzeniu zmian oraz ponownym jego zapisaniu, należy od początku przejść całą ścieżkę akceptacji:

Po zatwierdzeniu wniosku przez wszystkie osoby, zmieni się status wniosku na Zaakceptowany. Zostanie również nadany kolejny numer, indywidualny dla każdej jednostki organizacyjnej:

Tryb podpisu

Użytkownik ma możliwość „ciągłego podpisywania” dokumentów poprzez naciśnięcie przycisku Przełącz na tryb podpisywania. Po wejściu w niego wyświetlają się kolejne dokumenty do podpisu. Klikając przycisk Następny podpis, użytkownik może zaakceptować wszystkie oczekujące na podpis polecenia wyjazdu, bez konieczności otwierania osobno każdego z nich. Użytkownik ma możliwość wcześniejszego zakończenia podpisywania dokumentów poprzez naciśnięcie przycisku Opuść tryb podpisywania. Może również przejść do podpisywania kolejnego dokumentu omijając jeden bądź kilka, naciskając w tym celu przycisk„Następny podpis.

Zatwierdzony wniosek trafia do Kwestury, gdzie upoważniona do tego osoba może oznaczyć zaliczkę jako gotową do wypłaty.  Zmiana ta będzie widoczna na koncie osoby wyjeżdżającej w postaci zmiany statusu. Pojawi się status Zaliczka zatwierdzona do wypłaty, co będzie jednoznaczne z tym, że osoba wnioskująca może odebrać zaliczkę z kasy Kwestury  bądź otrzyma przelew na konto bankowe.

Po dodaniu przez Kwesturę kwoty wypłaconej zaliczki na koncie osoby wyjeżdżającej pojawi się status Do rozliczenia i przycisk Rozlicz, jeśli wystawiała ona samodzielnie wniosek. Przycisk Rozlicz dostępny jest tylko dla osoby, która utworzyła dokument.

Zastępstwa

Aby ułatwić użytkownikom proces akceptacji wniosku i zapobiec opóźnieniom w całym procesie, dodana została zakładka Zastępstwa. Jest ona dostępna dla osób posiadających upoważnienia do akceptacji, które z różnych powodów w danym czasie nie mają możliwości wziąć udział w procesie.

Aby ustawić osobę na zastępstwo należy wejść w zakładkę Zastępstwa:

Z rozwijalnej listy, należy wybrać osobę, dla której chce się ustawić zastępstwo. Następnie kliknąć przycisk Dodaj zastępstwo. W kolejnym kroku z listy wszystkich pracowników należy wybrać osobę, która będzie miała możliwość akceptowania wniosków.  Należy podać zakres czasu, w którym zastępstwo będzie obowiązywało i na końcu kliknąć przycisk Zapisz:

W taki sposób na zastępstwo można dodać kilka osób.

Dodane osoby można usunąć z listy w każdym momencie, przy użyciu przycisku „Usuń”.