Zatwierdzanie dokumentu - wyjazd zagraniczny

Akceptacja

Osobą, która jako pierwsza akceptuje polecenie wyjazdu jest osoba wyjeżdżająca. Jeżeli osoba ta wypełniała wniosek dla siebie, to jest on automatycznie akceptowany. W zakładce Moje wyjazdy w kolumnie Status na pasku postępu pojawi się zielona kropka z informacją, że wniosek został zaakceptowany przez osobę wyjeżdżającą. Pozostałe kropki mają kolor czarny, a po ich podświetleniu pokazuje się informacja, że wniosek oczekuje na dalsze akceptacje.

Open

Jeżeli wniosek został wystawiony za osobę wyjeżdżającą, to może ona zatwierdzić taką delegację w zakładce Moje wyjazdy w ostatniej kolumnie naciskając na przycisk "Zaakceptuj jako: Podpis osoby wyjeżdżającej.

Open

Kolejną osobą akceptującą delegację jest dysponent środków finansowych. Po wejściu do zakładki Do akceptacji może zobaczyć wszystkie oczekujące delegacje. Zakładka ta pojawi się tylko na koncie u osób, które znajdują się na listach akceptacyjnych.

Aby zaakceptować właściwy wniosek należy w kolumnie Akcje kliknąć na zielone kółko Zaakceptuj.

Na stronie pojawią się szczegółowe informacje dotyczące wniosku wyjazdu. Na dole formularza znajduje się lista osób akceptujących. Przy nazwiskach osób, które już dokonały akceptacji, wyświetla się zielony znaczek. Znajduje się tutaj również obowiązkowe pole, w którym należy podać numer zadania, z którego będzie finansowany wyjazd. Osoba akceptująca może również uzupełnić pole Przyznane świadczenia zostaną sfinansowane z. Nie jest to pole obowiązkowe. Pole to uzupełniane jest przez osobę akceptującą wyjazd jako dysponent środków finansowych.

Kolejną osobą, która powinna zaakceptować polecenie wyjazdu jest kierownik, czyli bezpośredni przełożony osoby wyjeżdżającej. Polecenie będzie widoczne na koncie kierownika dopiero wtedy, gdy zostanie zaakceptowane pod względem finansowym. Ostateczna akceptacja polecenia wyjazdu należy do zwierzchnika kierownika. Podobnie jak poprzednio, wniosek będzie widoczny do zaakceptowania na jego koncie dopiero po podpisaniu przez kierownika.

Wszystkie osoby akceptujące polecenie wyjazdu otrzymują z systemu mail z informacją, że po zalogowaniu do Moja PG oczekuje na nich wniosek do podpisu.

Na pasku postępu w kolumnie Status widoczne będą kolejne akceptacje w postaci zielonych kropek.

Kierownik osoby wyjeżdżającej i zwierzchnik kierownika nie muszą wchodzić  w szczegóły wniosku. Po kliknięciu "Zaakceptuj" otwiera się okno, w którym podejrzeć można jego skróconą wersję.

W przypadku gdy zaistnieje konieczność, bądź osoba akceptująca będzie chciała podejrzeć szczegóły wniosku, może kliknąć jego ID w skróconej wersji lub w tabeli wyników.

Każda z wyżej wymienionych osób może wniosek zaakceptować klikając przycisk Zaakceptuj, oddać go do poprawy – przycisk Odeślij do poprawy lub go odrzucić – przycisk Odrzuć. Po kliknięciu przycisku Odrzuć wyświetli się dodatkowe okno, w którym należy podać uzasadnienie odrzucenia wniosku. Na pasku postępu w kolumnie Status pojawi się kropka w kolorze czerwonym.

Osoba akceptująca może odesłać również polecenie wyjazdu do poprawy. Po kliknięciu w kolumnie Akcja przycisku Odeślij do poprawy, wyświetli się dodatkowe okno, w którym należy podać uzasadnienie odesłania wniosku do poprawy:

W zależności od wykonanej czynności, na koncie osoby wyjeżdżającej w zakładce Moje wyjazdy, zmieni się status danego polecenia wyjazdu.

Każdorazowa zmiana statusu polecenia wyjazdu wiąże się z otrzymaniem przez użytkownika wiadomości mailowej z systemu.

Jeżeli na którymś z etapów akceptacji wniosek zostanie zwrócony do poprawy, to jego status zmieni się na Do poprawy, a w rubryce Akcje pojawi się przycisk Edytuj. Przycisk ten widoczny jest tylko dla użytkownika, który utworzył dany wniosek o polecenie wyjazdu. Po wyedytowaniu zgłoszenia, wprowadzeniu zmian oraz ponownym jego zapisaniu, należy od początku przejść całą ścieżką akceptacji.

Po zatwierdzeniu wniosku przez wszystkie osoby, zmieni się status wniosku na zaakceptowany. Zostanie również nadany kolejny numer, indywidualny dla każdej jednostki organizacyjnej.

W przypadku, gdy osoba wyjeżdżająca wnioskowała o zaliczkę wniosek musi trafić do akceptacji do Kwestora, a na końcu do Kanclerza. Po uzyskaniu tych akceptacji pojawi się status "Zaliczka zatwierdzona do wypłaty". Po przygotowaniu przez Kwesturę gotówki bądź przelewu, upoważniony pracownik może zmienić status wniosku na Zaliczka gotowa do wypłaty. A po wypłaceniu pieniędzy status zmieni się na Do rozliczenia, a w kolumnie Akcje pojawi się przycisk Rozlicz.

Wszystkie zmiany statusów użytkownik wyjeżdżający na delegację, będzie widział na swoim koncie w zakładce Moje wyjazdy.

Tryb podpisu

Użytkownik ma możliwość „ciągłego podpisywania” dokumentów poprzez naciśnięcie przycisku „Tryb podpisywania”. Po wejściu w niego wyświetlają się kolejne dokumenty do podpisu. Klikając przycisk „Następny podpis”, użytkownik może zaakceptować wszystkie oczekujące na podpis polecenia wyjazdu, bez konieczności otwierania osobno każdego z nich. Użytkownik ma możliwość wcześniejszego zakończenia podpisywania dokumentów poprzez naciśnięcie przycisku „Opuść tryb podpisywania”. Może również przejść do podpisywania kolejnego dokumentu omijając jeden bądź kilka, naciskając w tym celu przycisk „Następny podpis”.

Zatwierdzony wniosek trafia do Kwestury, gdzie upoważniona do tego osoba może oznaczyć zaliczkę jako gotową do wypłaty.  Zmiana ta będzie widoczna na koncie osoby wyjeżdżającej w postaci zmiany statusu. Pojawi się status Zaliczka zatwierdzona do wypłaty, co będzie jednoznaczne z tym, że osoba wnioskująca może odebrać zaliczkę z kasy Kwestury  bądź otrzyma przelew na konto bankowe.

Po dodaniu przez Kwesturę kwoty wypłaconej zaliczki na koncie osoby wyjeżdżającej pojawi się status „Do rozliczenia” i przycisk „Rozlicz”, jeśli wystawiała ona samodzielnie wniosek.  Przycisk „Rozlicz” dostępny jest tylko dla osoby, która utworzyła dokument.

Zastępstwa

Zakładka „Zastępstwa" została stworzona dla osób, które mają upoważnienia do akceptowania wniosków o wyjazd.

Jeżeli użytkownik wie, że w określonym czasie nie będzie go w pracy i nie będzie mógł akceptować skierowanych do niego wniosków, może w systemie ustawić sobie zastępstwo.

Aby ustawić zastępstwo należy wejść do zakładki „Zastępstwa". Następnie z listy należy wybrać osobę, dla której będzie ono ustawione i kliknąć przycisk „Dodaj zastępstwo". Otworzy się okno, w którym z kolejnej listy należy wybrać osobę na zastępstwo oraz podać daty od kiedy do kiedy będzie ono obowiązywało.

Można w ten sposób dodać kilka osób, które będą miały możliwość podpisywania wniosków. Listę można uzupełniać w dowolnym momencie. Można również usunąć zastępstwo klikając przycisk „Usuń" w kolumnie „Akcje"