Zatwierdzanie dokumentu
Złożony wniosek powinien zostać zaakceptowany przez wyznaczone w formularzu osoby. Kolejno wskazane osoby powinny zalogować się do Moja PG, następnie w aplikacji Wyjazdy wybrać zakładkę Do akceptacji. Wyświetlane są tu dokumenty, które wymagają zatwierdzenia.
Wnioski oczekujące na akceptację można wyszukać po numerze polecenia/wniosku, dacie złożenia, bądź po nazwisku osoby wyjeżdżającej. Po zaakceptowaniu wniosek „znika z listy” i przestaje być widoczny na głównym ekranie. Można go ponownie podejrzeć po zaznaczeniu checkboxa Pokaż wnioski zaakceptowane wcześniej.
W celu zapoznania się z kolejnymi modułami instrukcji należy wybierać kolejne podrozdziały z menu (kliknij aby rozwinąć). W przypadku stwierdzenia błędów lub nieścisłości w treści instrukcji prosimy o kontakt z Helpdeskiem (w korespondencji prosimy umieścić link do artykułu zawierającego nieścisłości).
Akceptacja
Osobą, która jako pierwsza akceptuje polecenie wyjazdu jest osoba wyjeżdżająca. Jeżeli osoba ta wypełniała wniosek dla siebie, to jest on automatycznie akceptowany. Wniosek pojawi się w zakładce Moje wnioski w statusie „W akceptacji”. W ostatniej kolumnie natomiast pojawi się przycisk Anuluj.
Kolejną osobą akceptującą delegację jest dysponent środków finansowych. Po wejściu do zakładki Do akceptacji może zobaczyć wszystkie oczekujące delegacje.
Po znalezieniu właściwego wniosku, w kolumnie Akceptacja należy kliknąć na przycisk Zaakceptuj jako: Dysponent środków. Naciskając w kolumnie Rodzaj na Wniosek użytkownik może podejrzeć szczegóły wniosku oraz z tego miejsca również go zatwierdzić. Na dole formularza znajduje się lista osób akceptujących. Przy nazwiskach osób, które już dokonały akceptacji, wyświetla się zielony znaczek. Znajduje się tutaj również obowiązkowe pole, w którym należy podać numer zadania, z którego będzie finansowany wyjazd. Osoba akceptująca może również uzupełnić pole Przyznane świadczenia zostaną sfinansowane z. Nie jest to pole obowiązkowe. Pola te są edytowalne tylko dla osób będących dysponentami środków finansowych:
Kolejną osobą, która powinna zaakceptować polecenie wyjazdu jest kierownik, czyli bezpośredni przełożony osoby wyjeżdżającej. Polecenie będzie widoczne na koncie kierownika dopiero wtedy, gdy zostanie zaakceptowane pod względem finansowym. Ostateczna akceptacja polecenia wyjazdu należy do zwierzchnika kierownika. Podobnie jak poprzednio, wniosek będzie widoczny do zaakceptowania na jego koncie dopiero po podpisaniu przez kierownika.
Wszystkie osoby akceptujące polecenie wyjazdu otrzymują z systemu mail z informacją, że po zalogowaniu do Moja PG oczekuje na nich wniosek do podpisu.
Każda z wyżej wymienionych osób może wniosek zaakceptować klikając przycisk Zatwierdź, lub go odrzucić. Po kliknięciu przycisku Odrzuć, wyświetli się dodatkowe okno, w którym należy podać uzasadnienie odrzucenia wniosku:
Osoba akceptująca może odesłać również polecenie wyjazdu do poprawy. Po kliknięciu przycisku Do poprawy, wyświetli się dodatkowe okno, w którym należy podać uzasadnienie odesłania wniosku do poprawy:
W zależności od wykonanej czynności, na koncie osoby wyjeżdżającej w zakładce Moje wnioski, zmieni się status danego polecenia wyjazdu.
Każdorazowa zmiana statusu polecenia wyjazdu wiąże się z otrzymaniem przez użytkownika wiadomości mailowej z systemu.
Jeżeli na którymś z etapów akceptacji wniosek zostanie zwrócony do poprawy, to jego status zmieni się na Do poprawy, a obok statusu pojawi się przycisk Edytuj. Przycisk ten widoczny jest tylko dla użytkownika, który utworzył dany wniosek o polecenie wyjazdu. Po wyedytowaniu zgłoszenia, wprowadzeniu zmian oraz ponownym jego zapisaniu, należy od początku przejść całą ścieżkę akceptacji:
Po zatwierdzeniu wniosku przez wszystkie osoby, zmieni się status wniosku na Zaakceptowany. Zostanie również nadany kolejny numer, indywidualny dla każdej jednostki organizacyjnej:
Tryb podpisu
Użytkownik ma możliwość „ciągłego podpisywania” dokumentów poprzez naciśnięcie przycisku Przełącz na tryb podpisywania. Po wejściu w niego wyświetlają się kolejne dokumenty do podpisu. Klikając przycisk Następny podpis, użytkownik może zaakceptować wszystkie oczekujące na podpis polecenia wyjazdu, bez konieczności otwierania osobno każdego z nich. Użytkownik ma możliwość wcześniejszego zakończenia podpisywania dokumentów poprzez naciśnięcie przycisku Opuść tryb podpisywania. Może również przejść do podpisywania kolejnego dokumentu omijając jeden bądź kilka, naciskając w tym celu przycisk„Następny podpis.
Zatwierdzony wniosek trafia do Kwestury, gdzie upoważniona do tego osoba może oznaczyć zaliczkę jako gotową do wypłaty. Zmiana ta będzie widoczna na koncie osoby wyjeżdżającej w postaci zmiany statusu. Pojawi się status Zaliczka zatwierdzona do wypłaty, co będzie jednoznaczne z tym, że osoba wnioskująca może odebrać zaliczkę z kasy Kwestury bądź otrzyma przelew na konto bankowe.
Po dodaniu przez Kwesturę kwoty wypłaconej zaliczki na koncie osoby wyjeżdżającej pojawi się status Do rozliczenia i przycisk Rozlicz, jeśli wystawiała ona samodzielnie wniosek. Przycisk Rozlicz dostępny jest tylko dla osoby, która utworzyła dokument.
Zastępstwa
Aby ułatwić użytkownikom proces akceptacji wniosku i zapobiec opóźnieniom w całym procesie, dodana została zakładka Zastępstwa. Jest ona dostępna dla osób posiadających upoważnienia do akceptacji, które z różnych powodów w danym czasie nie mają możliwości wziąć udział w procesie.
Aby ustawić osobę na zastępstwo należy wejść w zakładkę Zastępstwa:
Z rozwijalnej listy, należy wybrać osobę, dla której chce się ustawić zastępstwo. Następnie kliknąć przycisk Dodaj zastępstwo. W kolejnym kroku z listy wszystkich pracowników należy wybrać osobę, która będzie miała możliwość akceptowania wniosków. Należy podać zakres czasu, w którym zastępstwo będzie obowiązywało i na końcu kliknąć przycisk Zapisz:
W taki sposób na zastępstwo można dodać kilka osób.
Dodane osoby można usunąć z listy w każdym momencie, przy użyciu przycisku „Usuń”
Powiązane artykuły
Centrum Usług Informatycznych Politechniki Gdańskiej 2024