Telekonferencje Cisco Webex

Jeżeli chcemy zorganizować własną telekonferencję możemy wykorzystać system Webex. W tym celu potrzebujemy konta, które można założyć na tej stronie: https://cart.webex.com/sign-up – po kliknięciu w link w nowym oknie zobaczymy stronę, na której w pierwszym kroku należy wpisać adres email:

Open

Po wpisaniu adresu email, klikamy przycisk Sign Up:

Open

Następnie wprowadzamy imię i nazwisko, po czym klikamy Continue:

Po pomyślnym założeniu konta zobaczymy potwierdzenie i zachętę do sprawdzenia poczty e-mail, gdzie znajdziemy link do aktywacji konta:

Klikamy na link otrzymany pocztą:

Teraz system Webex poprosi nas o wymyślenie hasła, wpisujemy je dwukrotnie (zgodnie z zasadami widocznymi po prawej stronie) i klikamy Continue:

Po wprowadzeniu hasła proces rejestracji zostanie zakończony.

Sugeruję, aby w pierwszej kolejności wejść w Preferences i zmienić domyślną strefę czasową. Nie znalazłem na liście Warszawy, ale oczywiście jesteśmy w tej samej strefie co Amsterdam, Berlin i Sztokholm (niestety języka polskiego i naszego regionu nie możemy ustawić – przynajmniej obecnie).

Uwaga – na obrazku poniżej tego nie ma, ale polecam zmienić region na europejski (np. Niemcy), dzięki czemu będziemy mieli zegar 24 godzinny, a nie jak domyślnie 12 godzin (a.m. i p.m.).

Po ustawieniu strefy czasowej klikamy Save na dole strony:

W tym momencie warto, jeżeli wcześniej nie instalowaliśmy aplikacji Webex, zainstalować ją – na głównym ekranie (klikamy Home) po prawej stronie jest do tego zachęta (strona przeprowadzi nas przez instalację, podpowie gdzie zapisał się plik, wystarczy kliknąć Download):

Po pobraniu aplikacji jesteśmy gotowi do telekonferencji.

Na ekranie startowym (Home) możemy kliknąć przycisk Start a Meeting, który rozpocznie natychmiastowo spotkanie "ogólne" (każdy, komu prześlemy link widoczny pod naszym nazwiskiem będzie mógł natychmiast dołączyć), albo możemy zaplanować wydarzenia. W celu założenia wydarzenia klikamy przycisk Schedule:

Wprowadzamy dowolną nazwę spotkania, po czym klikamy na wstępnie ustawionej dacie – rozwinie się okno, w którym możemy określić szczegóły – po ich ustawieniu klikamy Done:

Weryfikujemy jeszcze raz dane i klikamy przycisk Schedule (uwaga – dla wydarzeń rozpoczynających się w ciągu kilku najbliższych minut będziemy mieli przycisk Start zamiast Schedule):

Pojawi się podsumowanie, z którego możemy skopiować link do wydarzenia. Ten link wysyłamy pozostałym osobom konferencji:

Rozpoczęcie wydarzenia ogranicza się do wejścia w Meetings i kliknięcia Start (klikając na nazwie konkretnego spotkania będziemy mogli znów zobaczyć szczegóły z linkiem do wydarzenia, w razie gdyby trzeba było go wysłać jeszcze komuś):

Po kliknięciu Start aplikacja powinna sama wystartować. Klikamy w niej przycisk Start Meeting:

Po zakończeniu telekonferencji wystarczy zamknąć okno

Aby dołączyć do telekonferencji, wystarczy kliknąć na otrzymany mailem link do spotkania – strona przeprowadzi uczestnika za rękę poprzez instalację oprogramowania. W razie problemów, polecam zapoznanie się z poniższym filmem:

W przypadku problemów z dołączeniem do spotkania na laptopie (lub gdy posiadamy tylko stacjonarny komputer bez mikrofonu i kamery) możemy skorzystać z telefonu komórkowego:

Aplikacja Cisco Webex umożliwia zapisywanie spotkań w postaci plików wideo, oraz zapisywanie chatu w formie tekstowej. Jeżeli chcemy skorzystać z nagrywania wideo należy PRZED spotkaniem (tzn. na początku spotkania) włączyć zapisywanie wideo, poprzez kliknięcie przycisku Record meeting:

Zostanie otwarte okno, w którym należy określić miejsce zapisywania pliku, po czym należy kliknąć Save:

Zapis nagrania rozpocznie się niezwłocznie po tym. Dodatkowo wyświetli się komunikat o nagrywaniu, który możemy zamknąć klikając w x widoczny na poniższym obrazku:

Ikona w prawym górnym rogu będzie przez całe spotkanie informowała nas i pozostałych uczestników o włączonym nagrywaniu.

Kiedy zakończymy spotkanie w którym poza komunikacją audiowizualną wykorzystywany był także chat, aplikacja wyświetli pytanie, czy chcemy zapisać pliki – zaznaczamy pole przy pozycji Save meeting files:

W następnym kroku będziemy mieli możliwość zaznaczenia pola Chat oraz zmiany lokalizacji zapisywanego pliku (wystarczy kliknąć Browse… i wskazać miejsce) lub możemy pliki zapisać w sugerowanej lokalizacji (Moje Dokumenty):

Po zaznaczeniu zapisu klikamy End Meeting. Jeżeli włączona była opcja zapisu wideo, w systemie przy zegarze wyświetli się komunikat o przygotowaniu pliku z materiałem wideo. Należy mieć na uwadze, że czas konwersji pliku zależy od długości spotkania i mocy obliczeniowej komputera, z tego względu nie zalecamy wyłączania komputera bezpośrednio po spotkaniu:

Po pomyślnym zakończeniu konwersji pojawi się stosowny komunikat:

Klikając na View in Folder możemy przejść bezpośrednio do miejsca, w którym plik został zapisany.