Telekonferencje Cisco Webex

Jeżeli chcemy zorganizować własną telekonferencję możemy wykorzystać system Webex. W tym celu potrzebujemy konta, które można założyć na tej stronie: https://cart.webex.com/sign-up – po kliknięciu w link w nowym oknie zobaczymy stronę, na której w pierwszym kroku należy wpisać adres email:

Po wpisaniu adresu email, klikamy przycisk Sign Up:

Następnie wprowadzamy imię i nazwisko, po czym klikamy Continue:

Po pomyślnym założeniu konta zobaczymy potwierdzenie i zachętę do sprawdzenia poczty e-mail, gdzie znajdziemy link do aktywacji konta:

Klikamy na link otrzymany pocztą:

Teraz system Webex poprosi nas o wymyślenie hasła, wpisujemy je dwukrotnie (zgodnie z zasadami widocznymi po prawej stronie) i klikamy Continue:

Po wprowadzeniu hasła proces rejestracji zostanie zakończony.

Sugeruję, aby w pierwszej kolejności wejść w Preferences i zmienić domyślną strefę czasową. Nie znalazłem na liście Warszawy, ale oczywiście jesteśmy w tej samej strefie co Amsterdam, Berlin i Sztokholm (niestety języka polskiego i naszego regionu nie możemy ustawić – przynajmniej obecnie).

Uwaga – na obrazku poniżej tego nie ma, ale polecam zmienić region na europejski (np. Niemcy), dzięki czemu będziemy mieli zegar 24 godzinny, a nie jak domyślnie 12 godzin (a.m. i p.m.).

Po ustawieniu strefy czasowej klikamy Save na dole strony:

W tym momencie warto, jeżeli wcześniej nie instalowaliśmy aplikacji Webex, zainstalować ją – na głównym ekranie (klikamy Home) po prawej stronie jest do tego zachęta (strona przeprowadzi nas przez instalację, podpowie gdzie zapisał się plik, wystarczy kliknąć Download):

Po pobraniu aplikacji jesteśmy gotowi do telekonferencji.

Na ekranie startowym (Home) możemy kliknąć przycisk Start a Meeting, który rozpocznie natychmiastowo spotkanie "ogólne" (każdy, komu prześlemy link widoczny pod naszym nazwiskiem będzie mógł natychmiast dołączyć), albo możemy zaplanować wydarzenia. W celu założenia wydarzenia klikamy przycisk Schedule:

Wprowadzamy dowolną nazwę spotkania, po czym klikamy na wstępnie ustawionej dacie – rozwinie się okno, w którym możemy określić szczegóły – po ich ustawieniu klikamy Done:

Weryfikujemy jeszcze raz dane i klikamy przycisk Schedule (uwaga – dla wydarzeń rozpoczynających się w ciągu kilku najbliższych minut będziemy mieli przycisk Start zamiast Schedule):

Pojawi się podsumowanie, z którego możemy skopiować link do wydarzenia. Ten link wysyłamy pozostałym osobom konferencji:

Rozpoczęcie wydarzenia ogranicza się do wejścia w Meetings i kliknięcia Start (klikając na nazwie konkretnego spotkania będziemy mogli znów zobaczyć szczegóły z linkiem do wydarzenia, w razie gdyby trzeba było go wysłać jeszcze komuś):

Po kliknięciu Start aplikacja powinna sama wystartować. Klikamy w niej przycisk Start Meeting:

Po zakończeniu telekonferencji wystarczy zamknąć okno

Aby dołączyć do telekonferencji, wystarczy kliknąć na otrzymany mailem link do spotkania – strona przeprowadzi uczestnika za rękę poprzez instalację oprogramowania. W razie problemów, polecam zapoznanie się z poniższym filmem:

W przypadku problemów z dołączeniem do spotkania na laptopie (lub gdy posiadamy tylko stacjonarny komputer bez mikrofonu i kamery) możemy skorzystać z telefonu komórkowego:

Aplikacja Cisco Webex umożliwia zapisywanie spotkań w postaci plików wideo, oraz zapisywanie chatu w formie tekstowej. Jeżeli chcemy skorzystać z nagrywania wideo należy PRZED spotkaniem (tzn. na początku spotkania) włączyć zapisywanie wideo, poprzez kliknięcie przycisku Record meeting:

Zostanie otwarte okno, w którym należy określić miejsce zapisywania pliku, po czym należy kliknąć Save:

Zapis nagrania rozpocznie się niezwłocznie po tym. Dodatkowo wyświetli się komunikat o nagrywaniu, który możemy zamknąć klikając w x widoczny na poniższym obrazku:

Ikona w prawym górnym rogu będzie przez całe spotkanie informowała nas i pozostałych uczestników o włączonym nagrywaniu.

Kiedy zakończymy spotkanie w którym poza komunikacją audiowizualną wykorzystywany był także chat, aplikacja wyświetli pytanie, czy chcemy zapisać pliki – zaznaczamy pole przy pozycji Save meeting files:

W następnym kroku będziemy mieli możliwość zaznaczenia pola Chat oraz zmiany lokalizacji zapisywanego pliku (wystarczy kliknąć Browse… i wskazać miejsce) lub możemy pliki zapisać w sugerowanej lokalizacji (Moje Dokumenty):

Po zaznaczeniu zapisu klikamy End Meeting. Jeżeli włączona była opcja zapisu wideo, w systemie przy zegarze wyświetli się komunikat o przygotowaniu pliku z materiałem wideo. Należy mieć na uwadze, że czas konwersji pliku zależy od długości spotkania i mocy obliczeniowej komputera, z tego względu nie zalecamy wyłączania komputera bezpośrednio po spotkaniu:

Po pomyślnym zakończeniu konwersji pojawi się stosowny komunikat:

Klikając na View in Folder możemy przejść bezpośrednio do miejsca, w którym plik został zapisany.

Warto przed wydarzeniem kliknąć na otrzymany link, żeby aplikacja się pobrała. Warto ten proces przeprowadzić dwukrotnie, bo za drugim razem aplikacja zachowuje się nieco inaczej (nic trudnego nas raczej nie spotka, polecam powyższy film, w którym jest to przedstawione, chodzi po prostu o to, żeby nie spanikować w trakcie ważnego spotkania – lepiej to zrobić przed spotkaniem).

W trakcie wydarzenia można korzystać ze słuchawek, ale uwaga – większość laptopów posiada tylko jedno złącze słuchawkowe, tzw. Combo Jack – podłączenie do niego zwykłych słuchawek spowoduje, że laptop będzie próbował też korzystać z mikrofonu w tych słuchawkach – jeśli będą to słuchawki bez mikrofonu, to nie będzie nas słychać! Niestety, taki urok dzisiejszych technologii… Świetnie natomiast sprawdzają się słuchawki Bluetooth (zazwyczaj mają wbudowany mikrofon), zwłaszcza małe wkładane do uszu, które przepuszczają dźwięk z zewnątrz (słyszymy siebie w trakcie mówienia), z doświadczenia tylko powiem, że warto je sparować na kilka minut przed konferencją.

W trakcie konferencji, gdy używamy głośników wbudowanych w laptopa, warto mieć ustawiony poziom głośności "optymalnie", czyli tak żebyśmy słyszeli rozmówców, ale nie zbyt głośno (żeby inni rozmówcy za pomocą naszego laptopa nie robili echa). Warto też usiąść w miejscu, w którym echo w pomieszczeniu nie jest zbyt duże – puste ściany sprzyjają tym niekorzystnym efektom, podczas gdy pokój z dywanami, kanapą i zasłonami redukuje echo.

Oświetlenie w pokoju powinno być w miarę możliwości zrównoważone – jeżeli mamy w pokoju jedno duże okno, watro usiąść przodem do niego, wówczas będzie nas oświetlało (siadając tyłem do okna oświetlenie będzie na tyle niekorzystne, że będziemy ciemną plamą na jasnym tle).

W każdej chwili podczas konferencji możemy wyciszyć nasz mikrofon oraz wyłączyć kamerę. W przypadku konferencji z wieloma uczestnikami proponuję, aby osoby niezabierające głosu wyciszały mikrofony (zredukuje to efekt echa).