Składanie wniosku - wyjazd zagraniczny

Aby złożyć wniosek Podróż służbowa/wyjazd zagraniczny, użytkownik musi zalogować się do systemu Moja PG, a następnie wejść do aplikacji Wyjazdy.  W zakładce Wnioskuj, należy wybrać rodzaj wyjazdu: Podróż służbowa/wyjazd zagraniczny:

Open

Po kliknięciu przycisku Dalej następuje przejście do kroku 2, w którym należy wypełnić pola formularza. Użytkownik ma możliwość wypełnienia wniosku dla siebie, jak również w imieniu innego pracownika. Domyślnie zaznaczone jest pole Wypełniam dla siebie.  Formularz podzielony jest na kilka sekcji. W pierwszej podane są Informacje o osobie wyjeżdżającej.  Pola imię i nazwisko, nr ewidencyjny pracownika, stanowisko oraz jednostka organizacyjna uzupełniane są automatycznie, na podstawie danych osoby zalogowanej do systemu.

Open

Jeśli wniosek ma zostać wypełniony za innego pracownika, należy odznaczyć pole Wypełniam dla siebie, a następnie wybrać z listy pracowników, odpowiednią osobę:

Automatycznie zostaną uzupełnione dane o wybranym pracowniku:

W sekcji „Miejsce docelowe” należy podać informacje o docelowym miejscu wyjazdu: 

• Kraj docelowy – pole obowiązkowe. Użytkownik podaje kraj (wybiera z listy), do którego ma zamiar pojechać,

• Miasto docelowe –   pole obowiązkowe. Użytkownik podaje miasto, do którego ma zamiar wyjechać,

• Instytucja – pole nieobowiązkowe. Użytkownik ma możliwość wpisania instytucji, do której się udaje

W sekcji „Czas trwania wyjazdu” należy podać czas trwania wyjazdu:

• Na czas od – pole obowiązkowe. Użytkownik określa datę rozpoczęcia wyjazdu (czas wyjazdu obejmuje czas udziału w wydarzeniu oraz czas podróży),

• Na czas do – pole obowiązkowe. Użytkownik określa datę zakończenia wyjazdu (czas wyjazdu jest czasem od wyruszenia z kraju do powrotu do kraju).

W polach Cel wyjazdu należy podać:

• W celu – pole obowiązkowe. Użytkownik musi podać cel lub formę jego udziału na wyjeździe (np. prelegent, słuchacz, wykładowca),

• Typ wydarzenia – pole obowiązkowe. Użytkownik z rozwijalnej listy wybiera typ wydarzenia, na które ma się udać. Jeżeli zostanie wybrana konferencja, pojawią się dodatkowe obowiązkowe do wypełnienia pola Początek oraz Koniec konferencji,

• Dodatkowe informacje – pole obowiązkowe. Użytkownik może podać tytuł wydarzenia i/lub odnośnik  do materiałów informacyjnych (np. strona konferencji, zaproszenia, formularz zgłoszenia udziału, itp.) .

W sekcji Szczegóły przejazdów użytkownik musi podać:

• Kraj początku delegacji – pole obowiązkowe. Użytkownik w tym polu wybiera państwo, w którym zaczyna delegację,

• Miejscowość początku delegacji – użytkownik w tym polu wpisuje nazwę miasta, w którym zaczyna delegację,

• Kraj zakończenia delegacji – pole obowiązkowe. Użytkownik w tym polu wybiera państwo, w którym kończy delegację,

• Miejscowość zakończenia delegacji – użytkownik w tym polu wpisuje nazwę miasta, w którym kończy delegację,

• Środek lokomocji – z rozwijalnej listy użytkownik może wybrać środek lokomocji, którym będzie jechał np. pociąg, samochód czy samolot. W każdej z wybranych opcji znajdują się dodatkowe pola, które należy uzupełnić. Użytkownik może podać szczegóły określające wybrany środek transportu np. klasa pociągu/samolotu, rodzaj biletu, przysługująca ulga. Jeżeli zostanie wybrany samochód, pojawią się dodatkowe obowiązkowe pola: Numer rejestracyjny, Pojemność silnika, którą można wybrać z listy oraz pole Uzasadnienie użycia samochodu,

• Jadę jako pasażer – zaznacza osoba, która jedzie na wyjazd samochodem jako współpasażer, a nie kierowca i właściciel samochodu.

Finansowanie wyjazdu to sekcja, w której można zawrzeć informacje dotyczące zakresu refundacji:

• Zakres refundacji – użytkownik ma możliwość zaznaczenia jednej z 3 opcji refundacji wyjazdu – Wyjazd nierefundowany (ustawiony domyślnie), Wyjazd częściowo refundowany, Wyjazd w całości refundowany.

W przypadku wyboru wyjazdu częściowo refundowanego, pojawiają się dodatkowe obowiązkowe do wypełnienia pola informujące o tym, których usług nie finansuje Politechnika Gdańska.

• Pojawia się również pole Opis refundacji – pole obowiązkowe. Należy podać dodatkowe informacje dotyczące refundacji:

Dla wyjazdu całkowicie refundowanego pojawi się dodatkowe pole:

• Opis refundacji – pole obowiązkowe. Użytkownik może krótko napisać jak ma wyglądać refundacja wyjazdu.

Oświadczenia i deklaracje to sekcja, którą należy uzupełnić wtedy, gdy wyjazd dotyczy osoby prowadzącej zajęcia w tym samym terminie:

W tej sekcji należy również oznaczyć obowiązkowe oświadczenia. Są to pola typu checkbox:

W przypadku, gdy delegacja wypełniana jest przez osobę inną niż wyjeżdżająca, powyższe obowiązkowe oświadczenia, będą dostępne do podpisu dopiero na koncie osoby wyjeżdżającej przy akceptacji wniosku.

Wnioskuje o przyznanie zaliczki – jest polem nieobowiązkowym. Domyślnie nie jest ono oznaczone, a dalsza część formularza pomija pola związane z wnioskowaniem o zaliczkę.

Ostatnia sekcja formularza, to Akceptacja wyjazdu. Jest to sekcja obowiązkowa. Użytkownik powinien wybrać z listy osobę, która zaakceptuje polecenie wyjazdu jako kierownik (bezpośredni przełożony osoby wyjeżdżającej), pod względem finansowym (dysponent środków finansowych) oraz jako zwierzchnik kierownika (np. dziekan, prodziekan).
Osoby będące dysponentami środków finansowych mają przypisane przez Kwesturę zadania. Po wyborze z rozwijalnej listy wybranego nazwiska, należy wybrać przypisany do danej osoby nr projektu. Obok numeru projektu znajduje się opis czego on dotyczy. Dysponentem może być również osoba, która nie ma przypisanego projektu. Po wybraniu jej z listy do akceptacji finansowej w polu "Numer projektu" nic się nie wyświetli. Oznacza to, że taka osoba została dodana do listy przez Helpdesk po wcześniejszym złożeniu o to prośby. W takich przypadkach, jeżeli osobie składającej wniosek znany jest nr projektu z którego będzie wyjeżdżała, może ona go wpisać w pole "Numer projektu spoza listy" (w innym przypadku pole należy pozostawić puste).

Pola dotyczące numeru projektów mogą pozostać puste.

Na końcu formularza osoba wyjeżdżająca widzi jeszcze pole Zatwierdzający zaliczkę. Jest to tylko informacja, o tym, kto zatwierdza zaliczkę jako Kwestor i Kanclerz. Sekcji tej nie można edytować:

Po wypełnieniu całego formularza, użytkownik może zapisać wersję roboczą wniosku, bądź przejść dalej do kroku 3: Zaliczka.

Przy każdym z pól znajdują się podpowiedzi, informujące w jaki sposób użytkownik może je uzupełnić.  Na samej górze okna znajduje się waluta, w której wyliczane są wszystkie kwoty zaliczki. Waluta uzupełniana jest automatycznie w zależności od tego jaki zostanie wybrany kraj wyjazdu:

Na podstawie podanych dat wyjazdu i wysokości diety, system automatycznie wylicza użytkownikowi wysokość zaliczki. Dane proponowane przez system widoczne są w lewej części formularza. Po przeliczeniu, osoba wyjeżdżająca powinna przepisać wartości w puste pola, jeśli się z nimi zgadza, bądź podać wartości, które według niej są prawidłowe. Użytkownik ma również możliwość zaznaczenia checkbox’a „Noclegi będą rozliczane ryczałtem:”.

W kolejnej sekcji istnieje możliwość wpisania dodatkowych składników zaliczki. Są to spodziewane koszty związane z podróżą.

•  „Inne składniki zaliczki w walucie" – po kliknięciu przycisku „Dodaj" pojawią się dodatkowe pola Opis i Kwota, które należy uzupełnić. Można je w każdej chwili usunąć za pomocą przycisku „Usuń”. Aby dodać kolejne składniki należy kliknąć ponownie przycisk „Dodaj".

• „Wnioskuję o zaliczkę w PLN" – po oznaczeniu checkboxu pojawi się dodatkowe pole „Wysokość zaliczki" i rodzaj waluty PLN.

W podsumowaniu system automatycznie przeliczy każdą wprowadzoną zmianę, z wyszczególnieniem kosztów w walucie kraju, do którego wyjazd ma się odbyć i polskich złotych.

Pracownik może pobrać zaliczkę w gotówce lub przelewem na konto bankowe. Określa to w sekcji „Opcje wypłaty zaliczki w walucie” poprzez zaznaczenie radiobuttona gotówka lub przelew bankowy.

W przypadku wybrania przelewu, użytkownik jest zobowiązany podać numer konta bankowego oraz jego walutę.

Zaliczkę w PLN na wyjazd zagraniczny można odebrać jedynie w gotówce.

Po uzupełnieniu wszystkich danych w zakładce „Zaliczka”, po naciśnięciu przycisku „Dalej” system przekierowuje użytkownika do kroku 4 wniosku, czyli podsumowania. Użytkownik ma możliwość podejrzenia wprowadzonych przez siebie danych. Może z tego poziomu anulować wniosek za pomocą przycisku „Anuluj”. Na każdym etapie składania wniosku, za pomocą przycisku „Wstecz” użytkownik może cofnąć się do poprzednich zakładek i zmienić wprowadzone dane, oraz zapisać formularz jako wersję roboczą.

Przed wysłaniem wniosku należy sprawdzić wprowadzone dane, ponieważ konsekwencje podania błędnych danych ponosi osoba wypełniająca wniosek.

Aby wysłać wypełniony poprawnie wniosek, należy kliknąć przycisk „Wyślij wniosek”. Następuje przejście na zakładkę Informacje. Wyświetla się na niej komunikat „Wniosek został złożony poprawnie”. 

W zakładce Moje wyjazdy, użytkownik może podejrzeć status złożonego wniosku, bądź go anulować. Jeżeli wniosek został wystawiony za osobę wyjeżdżającą, to może ona zatwierdzić taką delegację również w tej zakładce w ostatniej kolumnie naciskając na przycisk "Zaakceptuj jako: Podpis osoby wyjeżdżającej.

Nie może go jednak anulować ze swojego konta. Może tego dokonać jedynie osoba wystawiająca delegację. Złożony wniosek będzie widoczny jednocześnie na koncie osoby go składającej i osoby wyjeżdżającej, jeśli nie jest to ta sama osoba.

Powiązane artykuły