Rozliczenie wyjazdu zagranicznego
Po zaakceptowaniu polecenia wyjazdu jego status zmienia się na Do rozliczenia. W ostatniej kolumnie tabeli wyników w zakładce Moje wyjazdy, pojawia się przycisk Rozlicz. Po naciśnięciu na niego pojawia się formularz. Na samej górze wyświetla się data rozliczenia polecenia wyjazdu. Poniżej znajduje się kilka sekcji do uzupełnienia.
W celu zapoznania się z kolejnymi modułami instrukcji należy wybierać kolejne podrozdziały z menu. W przypadku stwierdzenia błędów lub nieścisłości w treści instrukcji prosimy o kontakt z Helpdeskiem (w korespondencji prosimy umieścić link do artykułu zawierającego nieścisłości).
Sekcja "Etapy podróży" jest wstępnie automatycznie uzupełniana na podstawie danych z polecenia wyjazdu.
Po kliknięciu przycisku "Edytuj" należy uzupełnić miejsce przekroczenia granicy oraz podać dokładny czas. W przypadku przelotu samolotem przekroczenie granicy następuje w kraju wylotu. Po wypełnieniu danych należy zapisać przejazd klikając przycisk "Zapisz etap".
Jeżeli użytkownik podczas swojej podróży odwiedzał kilka miejscowości może to podać w formularzu, klikając przycisk "Dodaj etap".
W razie pomyłki użytkownik ma możliwość usunięcia błędnie wprowadzonego przejazdu lub jego zmiany.
W przypadku, gdy wyjazd nie mógł się odbyć, użytkownik ma możliwość oznaczenia tego faktu w systemie przy rozliczeniu delegacji. Po oznaczeniu checkboxa : Wyjazd nie odbył się, otworzy się dodatkowe okno, w którym należy podać przyczyny zaistniałej sytuacji.
Tę sekcję uzupełnia się w przypadku użycia własnego samochodu. Należy podać pojemność skokową silnika, stan licznika przed i po przyjeździe oraz ilość przejechanych kilometrów. Stawka za 1 km ustawiana jest w zależności od pojemności silnika. Po uzupełnieniu danych system automatycznie wylicza wartość, wyświetlając ją w polu Suma.
W tej sekcji należy uzupełnić pola dotyczące kosztów podróży. Należy podać liczbę: diet, noclegów, ryczałtów na noclegi, ryczałtów na dojazdy oraz diet dojazdowych. Wartości w wymienionych polach, uzupełniają się automatycznie na podstawie dodanych czasów podróży. Użytkownik ma możliwość zmiany tych wartości. Może tam ustawić nawet 0.
Użytkownik ma również możliwość podania liczby śniadań, obiadów oraz kolacji, jeżeli jakieś były mu zapewnione.
Jeżeli wyjazd miał częściowo miejsce na terenie kraju i użytkownik poniósł z tego tytułu koszty, powinien je również w tym miejscu rozliczyć.
Po naciśnięciu przycisku Dodaj w polach Dodaj inne koszty w PLN oraz Inne koszty w walucie można wpisać inne wydatki poniesione podczas wyjazdu. Należy uzupełnić pole z nazwą oraz kwotę. W przypadku błędnie wprowadzonej danej i konieczności jej usunięcia, można to wykonać poprzez naciśnięcie na przycisk Usuń.
Podsumowanie stanowi zestawienie wszystkich kosztów wyjazdu. Podzielone zostało na dwie części:
Rodzaj waluty: PLN
Pobrana kwota zaliczki w PLN – jest to kwota w PLN, jaka została wypłacona osobie wyjeżdżającej po zatwierdzeniu przez Kwesturę
Suma wydatków w PLN – jest to kwota wydatów w PLN, jakie poniosła osoba wyjeżdżająca
Rozliczenie przejazdu samochodem w PLN – w przypadku, gdy osoba korzystała z prywatnego samochodu, system wyliczy kwotę poniesionych kosztów
do zwrotu dla uczelni – kwota, jaką musi zwrócić pracodawcy osoba wyjeżdżająca, z powodu nie wykorzystania całości zaliczki
do wypłaty pracownikowi – kwota, jaką pracodawca musi oddać pracownikowi, z powodu przekroczenia przez niego kosztów wyjazdu
Rodzaj waluty: np. EUR
kwota zaliczki zatwierdzonej do wypłaty – jest to kwota, której osoba wyjeżdżająca nie może zmienić, a uzupełniana jest automatycznie na podstawie danych wprowadzonych przez Kwesturę na etapie zatwierdzania zaliczki
rozliczone koszty podróży – ostateczny koszt całego wyjazdu
do zwrotu dla uczelni – kwota, jaką musi zwrócić pracodawcy osoba wyjeżdżająca, z powodu nie wykorzystania całości zaliczki
do wypłaty pracownikowi – kwota, jaką pracodawca musi oddać pracownikowi, z powodu przekroczenia przez niego kosztów wyjazdu
Ostatnia część rozliczenia to Akceptacja. Należy z listy wybrać osobę, która zatwierdzi rozliczenie pod względem formalno-rachunkowym a następnie merytorycznym:
Aby wysłać rozliczenie należy nacisnąć przycisk Wyślij rozliczenie. W celu jego anulowania przycisk Anuluj – wprowadzone dane nie zostaną zapamiętane.
Po wysłaniu rozliczenia, wyświetli się informacja o konieczności dostarczenia do Biura Wydziału oryginałów dokumentujących poniesione podczas wyjazdu koszty.
W zakładce Moje wnioski status zmienia się na Akceptacja rozliczenia a przycisk Rozlicz zmienia się na Rozliczenie. Po jego naciśnięciu otwiera się nieedytowalna formatka ze szczegółami rozliczenia.
Aby wyjść z podglądu rozliczenia należy nacisnąć przycisk Zamknij.
Powiązane artykuły
Related content
Centrum Usług Informatycznych Politechniki Gdańskiej 2024