Rozliczenie wyjazdu zagranicznego

Sekcja "Etapy podróży" jest wstępnie automatycznie uzupełniana na podstawie danych z polecenia wyjazdu.

Open

Po kliknięciu przycisku "Edytuj" należy uzupełnić miejsce przekroczenia granicy oraz podać dokładny czas. W przypadku przelotu samolotem przekroczenie granicy następuje w kraju wylotu. Po wypełnieniu danych należy zapisać przejazd klikając przycisk "Zapisz etap".

Jeżeli użytkownik podczas swojej podróży odwiedzał kilka miejscowości może to podać w formularzu, klikając przycisk "Dodaj etap".

W razie pomyłki użytkownik ma możliwość usunięcia błędnie wprowadzonego przejazdu lub jego zmiany.

Open

W przypadku, gdy wyjazd nie mógł się odbyć, użytkownik ma możliwość oznaczenia tego faktu w systemie przy rozliczeniu delegacji. Po oznaczeniu checkboxa : Wyjazd nie odbył się, otworzy się dodatkowe okno, w którym należy podać przyczyny zaistniałej sytuacji.

Tę sekcję uzupełnia się w przypadku użycia własnego samochodu. Należy podać pojemność skokową silnika, stan licznika przed i po przyjeździe oraz ilość przejechanych kilometrów. Stawka za 1 km ustawiana jest w zależności od pojemności silnika. Po uzupełnieniu danych system automatycznie wylicza wartość, wyświetlając ją w polu Suma.

W tej sekcji należy uzupełnić pola dotyczące kosztów podróży. Należy podać liczbę: diet, noclegów, ryczałtów na noclegi, ryczałtów na dojazdy oraz diet dojazdowych. Wartości w  wymienionych polach, uzupełniają się automatycznie na podstawie dodanych czasów podróży. Użytkownik ma możliwość zmiany tych wartości. Może tam ustawić nawet 0.

Użytkownik ma również możliwość podania liczby śniadań, obiadów oraz kolacji, jeżeli jakieś były mu zapewnione.

Jeżeli wyjazd miał częściowo miejsce na terenie kraju i użytkownik poniósł z tego tytułu koszty, powinien je również w tym miejscu rozliczyć.

Po naciśnięciu przycisku Dodaj w polach Dodaj inne koszty w PLN oraz Inne koszty w walucie można wpisać inne wydatki poniesione podczas wyjazdu. Należy uzupełnić pole z nazwą oraz kwotę. W przypadku błędnie wprowadzonej danej i konieczności jej usunięcia, można to wykonać poprzez naciśnięcie na przycisk Usuń.

Podsumowanie stanowi zestawienie wszystkich kosztów wyjazdu. Podzielone zostało na dwie części:

Rodzaj waluty: PLN

• Pobrana kwota zaliczki w PLN – jest to kwota w PLN, jaka została wypłacona osobie wyjeżdżającej po zatwierdzeniu przez Kwesturę

• Suma wydatków w PLN – jest to kwota wydatów w PLN, jakie poniosła osoba wyjeżdżająca

• Rozliczenie przejazdu samochodem w PLN – w przypadku, gdy osoba korzystała z prywatnego samochodu, system wyliczy kwotę poniesionych kosztów

• do zwrotu dla uczelni – kwota, jaką musi zwrócić pracodawcy osoba wyjeżdżająca, z powodu nie wykorzystania całości zaliczki

• do wypłaty pracownikowi – kwota, jaką pracodawca musi oddać pracownikowi, z powodu przekroczenia przez niego kosztów wyjazdu

Rodzaj waluty: np. EUR

• kwota zaliczki zatwierdzonej do wypłaty – jest to kwota, której osoba wyjeżdżająca nie może zmienić, a uzupełniana jest automatycznie na podstawie danych wprowadzonych przez Kwesturę na etapie zatwierdzania zaliczki

• rozliczone koszty podróży – ostateczny koszt całego wyjazdu

• do zwrotu dla uczelni – kwota, jaką musi zwrócić pracodawcy osoba wyjeżdżająca, z powodu nie wykorzystania całości zaliczki

• do wypłaty pracownikowi – kwota, jaką pracodawca musi oddać pracownikowi, z powodu przekroczenia przez niego kosztów wyjazdu

Ostatnia część rozliczenia to Akceptacja. Należy z listy wybrać osobę, która zatwierdzi rozliczenie pod względem formalno-rachunkowym a następnie merytorycznym:

Aby wysłać rozliczenie należy nacisnąć przycisk Wyślij rozliczenie. W celu jego anulowania przycisk Anuluj – wprowadzone dane nie zostaną zapamiętane.

Po wysłaniu rozliczenia, wyświetli się informacja o konieczności dostarczenia do Biura Wydziału oryginałów dokumentujących poniesione podczas wyjazdu koszty.

W zakładce Moje wnioski status zmienia się na Akceptacja rozliczenia a przycisk Rozlicz zmienia się na Rozliczenie. Po jego naciśnięciu otwiera się nieedytowalna formatka ze szczegółami rozliczenia.

Aby wyjść z podglądu rozliczenia należy nacisnąć przycisk Zamknij.