Jak ustawić reguły w Outlooku Web

Open

Tworzenie reguł w Outlooku to efektywny sposób na zarządzanie pocztą elektroniczną.
Jest też bardzo korzystne z kilku powodów:

1. Automatyzacja zarządzania wiadomościami

Reguły pozwalają na automatyczne sortowanie i organizowanie przychodzących wiadomości e-mail. Na przykład, możesz ustawić regułę, aby wiadomości od konkretnego nadawcy trafiały bezpośrednio do wybranego folderu.

2. Oszczędność czasu

Dzięki regułom, nie musisz ręcznie sortować i przeglądać każdego e-maila. Automatyzacja wielu zadań związanych z zarządzaniem skrzynką odbiorczą pozwala zaoszczędzić cenny czas.

3. Poprawa produktywności

Zorganizowana skrzynka odbiorcza pozwala skupić się na najważniejszych zadaniach. Reguły mogą pomóc w oddzieleniu ważnych e-maili od mniej istotnych, co ułatwia preorientację pracy.

4. Lepsza organizacja

Reguły mogą pomóc w utrzymaniu porządku w skrzynce odbiorczej. Możesz tworzyć foldery tematyczne, projekty lub grupować wiadomości według różnych kryteriów, co ułatwia późniejsze ich odnalezienie.

5. Automatyczne odpowiedzi i powiadomienia

Możesz skonfigurować reguły, aby automatycznie odpowiadały na wiadomości lub wysyłały powiadomienia o ich otrzymaniu, co może być szczególnie przydatne podczas nieobecności w pracy.

6. Filtrowanie niechcianych wiadomości

Reguły pozwalają na automatyczne filtrowanie i usuwanie spamu lub innych niechcianych wiadomości, co pomaga utrzymać czystość skrzynki odbiorczej.

7. Poprawa komunikacji zespołowej

Reguły mogą być używane do automatycznego przekierowywania wiadomości do odpowiednich członków zespołu, co poprawia komunikację i przepływ informacji w firmie.

8. Śledzenie ważnych wiadomości

Możesz ustawić reguły, aby ważne wiadomości były oznaczane jako przeczytane, oznaczane flagą lub kopiowane do specjalnych folderów, co ułatwia ich śledzenie.

Tworzenie reguł w Outlooku to prosty sposób na zwiększenie efektywności zarządzania e-mailami, co przekłada się na lepszą organizację i wyższą produktywność w codziennej pracy.

Poniżej instrukcja:

Jeśli chcesz uporządkować wiadomości, możesz tworzyć nowe foldery, przenosić i usuwać istniejące foldery albo zmieniać ich nazwy. Możesz również skonfigurować reguły, aby automatycznie przenosił wiadomości do folderów w zależności od określonych warunków.

1. Zaloguj się do Outlook on the Web:

• Otwórz przeglądarkę internetową i przejdź do strony logowania Outlook Web https://outlook.office.com

2. Otwórz ustawienia:

• Kliknij ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu, aby otworzyć menu Ustawienia.

• wybierz Poczta po lewej stronie, a następnie Reguły z menu rozwijanego.

3. Kliknij przycisk + Dodaj nową regułę .

Open

3. Konfiguracja reguły:

• Nazwa reguły: Wprowadź nazwę dla nowej reguły.

• Warunki: Wybierz warunki, które muszą być spełnione, aby reguła została zastosowana. Na przykład, Od , Do , Temat zawiera określone słowa.

• Działania: Określ działania, które mają być wykonane na wiadomościach spełniających warunki. Na przykład, Przenieś do , Oznacz jako , UTWÓRZ NOWY FOLDER, Usuń .

Open

4. Możesz dodać więcej warunków lub działań, klikając Dodaj warunek lub Dodaj działanie .

5. Ustawienia zaawansowane (opcjonalnie):

• Możesz dodać wyjątki do reguły, aby określone wiadomości były wykluczone z reguły.

6. Po skonfigurowaniu reguły kliknij Zapisz , aby zatwierdzić ustawienia.

Już po zapisaniu w każdej chwili możesz wrócić do ustawionej reguły i dokonać zmian.

Open

Nadal potrzebujesz pomocy?
https://support.microsoft.com/pl-pl/topic/u%C5%BCywanie-regu%C5%82-skrzynki-odbiorczej-w-outlook-com-lub-aplikacji-outlook-w-sieci-web-4b094371-a5d7-49bd-8b1b-4e4896a7cc5d

Outlook desktopowy

1. Uruchom aplikację Outlook na swoim komputerze.

2. Kliknij prawym przyciskiem myszy wiadomość w skrzynce odbiorczej lub innym folderze poczty e-mail i wybierz pozycję Reguły

Open

3. Zdefiniuj warunki reguły:
   Wybierz warunki, które wiadomość musi spełniać, aby reguła została zastosowana (np. wiadomość od konkretnego nadawcy, zawiera określone słowa w temacie itp.).

4. Określ akcje reguły:
   Wybierz akcje, które mają zostać wykonane, gdy warunki są spełnione (np. przenieś wiadomość do folderu, oznacz wiadomość flagą itp.).

5. Określ wyjątki (opcjonalnie):
   Jeśli są sytuacje, w których reguła nie powinna być zastosowana, możesz dodać wyjątki.

6. Wybierz lub nazwij Folder

Open

7. Zapisz regułę:
   Kliknij OK , aby utworzyć i aktywować regułę