Microsoft Outlook

• Pamiętaj, że administratorzy poczty, jak też inni pracownicy Centrum Usług Informatycznych NIGDY nie proszą o przesłanie/podanie LOGINU wraz z HASŁEM do poczty jednocześnie (albo samego HASŁA) w jakimkolwiek celu (np. dla potwierdzenia ważności konta, odzyskania danych, do potwierdzenia tożsamości, powiększenia skrzynki pocztowej lub do odblokowania skrzynki pocztowej). 
  Nie ujawniaj hasła dostępowego do swojego konta żadnej osobie.

• https://outlook.office.com/mail jest usługą niezależną, nie związaną z Politechniką Gdańską.
  Nie mamy żadnego wpływu na sposób jej działania, ograniczenia czy jakość.

• Konieczność okresowej weryfikacji kont zwiększa również bezpieczeństwo konta w przypadku utraty dostępu do urządzenia z zalogowanym klientem poczty. Podobnie jest z przekierowywaniem poczty poza serwery PG. Decyzja taka została podjęta z powodów bezpieczeństwa oraz konieczności zapewnienia gwarancji dostarczenia poczty.

• Zasady dotyczących przechowywania i kasowania wiadomości w skrzynce pocztowej.

  Jak działa proces kasowania wiadomości?

  1. Usunięte elementy: Po przeniesieniu wiadomości lub załączników do folderu „Kosz” elementy znajdujące się w nim zostaną trwale usunięte po 60 dniach.

  2. Głęboki Kosz: Przed całkowitym usunięciem, dane będą przez kolejne 30 dni znajdować się w tzw. głębokim koszu Przywracanie usuniętych wiadomościPreview, co oznacza, że w tym czasie będzie istniała możliwość ich odzyskania. Warto jednak pamiętać, że po upływie dane zostaną trwale usunięte.

Z uwagi na to, że czasami przeglądarki przechowują nieaktualne lub niepoprawnie zapisane ciasteczka (cookies), może dochodzić do błędów podczas logowania do systemu. Niezgodne dane zapisane w pamięci podręcznej przeglądarki mogą powodować m.in. problemy z uwierzytelnianiem, błędne przekierowania lub nieprawidłowe ładowanie elementów strony. Dlatego zalecamy regularne czyszczenie ciasteczek i pamięci podręcznej, zgodnie z instrukcjami dla danej przeglądarki poniżej 🧹 Utrzymaj przeglądarkę w formie: ciasteczka i aktualizacje w 1 minutęPreview .

Jednocześnie pragniemy podkreślić, że nie jest to problem po stronie CUI – nie mamy wpływu na sposób działania przeglądarek, nie zarządzamy nimi ani ich nie administrujemy. Ewentualne nieprawidłowości pozostają poza naszą odpowiedzialnością.

• W Microsoft 365 (O365) funkcja automatycznej odpowiedzi, często używana jako "responder" (np. w przypadku ustawienia wiadomości o nieobecności), działa w taki sposób, że wysyła automatyczną odpowiedź do danego nadawcy tylko raz podczas okresu nieobecności. Oznacza to, że niezależnie od liczby wiadomości, które ten sam nadawca wyśle do Ciebie w tym czasie, otrzyma on tylko jedną automatyczną odpowiedź.

• Przekierowania poza Politechnikę Gdańską zostały zablokowane decyzją Kanclerza.
  Ich ustawienie nie przynosi efektu, a w przypadku niewłączenia opcji pozostawiania wiadomości na swoim koncie, nowe wiadomości nie będą nigdzie zapisywane – co skutkuje ich utratą.
  
  

  Zmiana zasad dotyczących przekierowania poczty na serwery zewnętrzne jest decyzją Kanclerza. Została ona podjęta w związku z koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa informacji i korespondencji wewnętrznej, wynikającą z obowiązujących przepisów prawa oraz monitów w tej sprawie przesyłanych przez instytucje zewnętrzne. W związku z tym możliwość przekierowania poczty służbowej na zewnętrzne serwery nie jest dostępna. Decyzją Kanclerza nie ma również możliwości wprowadzenia wyjątków od tej reguły. Należy korzystać z poczty pracowniczej bezpośrednio.

UWAGA!

Limit przestrzeni dyskowej wynosi:

1. Na pocztę Pracowniczą 50GB

2. Limit na dane Pracownika (OneDrive) wynosi 100GB.

3. Limit na dane studenta wynosi 10GB.

📬 Ograniczenia w wysyłaniu i odbieraniu maili – co warto wiedzieć?

Zarówno Twoja skrzynka e-mail (pracownicza), jak i skrzynki współdzielone (np. wydziałowe/jednostek centralnych) działają w oparciu o zasady narzucone przez Microsofthttps://learn.microsoft.com/pl-pl/office365/servicedescriptions/exchange-online-service-description/exchange-online-limits (pod względem limitów odpowiednikiem licencji A1 dostępnej na PG jest licencja E1).
Mają one na celu zabezpieczenie systemu przed spamem i przeciążeniem, a także zapewnienie stabilnego działania usługi dla wszystkich.

💡 Co to oznacza w praktyce?

1. Nie możesz wysyłać i odbierać wiadomości bez ograniczeń.
   Microsoft w chmurze (Exchange Online) liczy, ile wiadomości wysyłasz i odbierasz w określonym czasie. Jeśli przekroczysz wyznaczone limity – Twoja skrzynka zostanie tymczasowo zablokowana dla wysyłania lub odbierania wiadomości.

2. Przykładowe limity:

• Możesz odebrać maksymalnie 3 600 wiadomości na godzinę.

• Możesz odebrać maksymalnie 1 200 wiadomości na godzinę od jednego nadawcy.

• Możesz wysłać wiadomości do maksymalnie 10 000 odbiorców dziennie.

• Obowiązują też dodatkowe limity, np. liczby wiadomości na minutę i ograniczenia w wysyłaniu na zewnątrz (poza organizację PG).

3. Dotyczy to również skrzynek współdzielonych.
   Nawet jeśli wysyłasz wiadomość z adresu współdzielonego
   (np. szkolenie.cui@pg.edu.pl), to liczy się ona do Twojego limitu jako użytkownika, a nie jako osobnego konta.

📢 A co jeśli chcę wysłać dużo wiadomości?

Jeśli planujesz rozesłać dużą liczbę wiadomości (np. newsletter, zaproszenia, komunikaty do wielu osób), nie powinieneś używać do tego osobistej skrzynki e-mail ani skrzynki współdzielonej.
Do takich działań służą specjalne narzędzia do masowej wysyłki wiadomości Wysyłanie maili do dużej liczby odbiorców tzw. masowy mailingPreview

W skrócie: Twoja skrzynka ma granice, które pomagają utrzymać porządek i bezpieczeństwo w systemie. Przekroczenie tych limitów zablokuje możliwość wysyłania lub odbierania wiadomości - czasowo, aż system stwierdzi, że wszystko wróciło do normy.