Rozliczenie wyjazdu

Część pól tej sekcji wypełnia się wstępnie automatycznie na podstawie informacji z polecenia wyjazdu. Aby edytować dane należy kliknąć ikonę Edytuj znajdującą się po prawej stronie tabeli.

Użytkownik ma możliwość zmiany daty oraz godzin zarówno wyjazdu jak i przyjazdu. W rubryce Koszty powinien podać informacje o poniesionych za przejazd kosztach, a także z rozwijalnej listy wybrać środek lokomocji. Po zmianie i uzupełnieniu danych należy kliknąć ikonkę Zapisz etap.

Po zapisaniu zmian pojawia się przycisk Dodaj etap. Po jego naciśnięciu użytkownik ma możliwość dodania kolejnych etapów podróży.

W przypadku, gdy wyjazd nie mógł się odbyć, użytkownik ma możliwość oznaczenia tego faktu w systemie przy rozliczeniu delegacji. Po oznaczeniu checkboxa : Wyjazd nie odbył się, otworzy się dodatkowe okno, w którym należy podać przyczyny zaistniałej sytuacji.

Tę sekcję uzupełnia się w przypadku użycia własnego samochodu. Należy podać pojemność skokową silnika, stan licznika przed i po przyjeździe oraz ilość przejechanych kilometrów. Stawka za 1 km ustawiana jest w zależności od pojemności silnika. Po uzupełnieniu danych system automatycznie wylicza wartość, wyświetlając ją w polu Suma.

W przypadku, gdy wcześniej została zaznaczona opcja „Rozliczenie kosztów podróży do wysokości cen biletów PKP/PKS”, pojawi się komunikat jak na zdjęciu poniżej:

W tej sekcji należy uzupełnić pola dotyczące kosztów podróży. Należy podać liczbę: diet, noclegów, ryczałtów na noclegi oraz ryczałtów na dojazdy. Wartości w  wymienionych polach, uzupełniają się automatycznie na podstawie dodanych czasów podróży. Użytkownik ma możliwość zmiany tych wartości. Może tam ustawić nawet 0.

Użytkownik ma również możliwość podania liczby śniadań, obiadów oraz kolacji, jeżeli jakieś były mu zapewnione. Może również po naciśnięciu przycisku Dodaj inne wpisać inne wydatki jakie poniósł podczas wyjazdu. Należy uzupełnić pole z nazwą oraz kwotę. W przypadku błędnie wprowadzonej danej i konieczności jej usunięcia, można to wykonać poprzez naciśnięcie na przycisk Usuń.

Na dole sekcji znajduje się pole Suma. Jest ona podsumowaniem sekcji Koszty pobytu oraz Przejazd własnym samochodem. Można tu również uzupełnić informację o innych wydatkach poniesionych w PLN. 

Podsumowanie stanowi zestawienie wszystkich kosztów: 

• Kwota zaliczki zatwierdzona do wypłaty – jest to kwota, której osoba wyjeżdżająca nie może zmienić, a uzupełniana jest automatycznie na podstawie danych wprowadzonych przez Kwesturę na etapie zatwierdzania zaliczki,
• rozliczone koszty podróży – ostateczny koszt całego wyjazdu,
• do zwrotu dla uczelni – kwota, jaką musi zwrócić pracodawcy osoba wyjeżdżająca, z powodu nie wykorzystania całości zaliczki,
• do wypłaty pracownikowi – kwota, jaką pracodawca musi oddać pracownikowi, z powodu przekroczenia przez niego kosztów wyjazdu.

Ostatnia część rozliczenia to „Akceptacja”. Należy z listy wybrać osobę, która zatwierdzi rozliczenie pod względem formalno-rachunkowym a następnie merytorycznym:

W ostatniej części formularza należy podać numer telefonu osoby, która była na delegacji:

Aby wysłać rozliczenie należy nacisnąć przycisk Wyślij rozliczenie. W celu jego anulowania przycisk  Anuluj – wprowadzone dane nie zostaną zapamiętane.

Po wysłaniu rozliczenia, wyświetli się informacja o konieczności dostarczenia do Biura Wydziału oryginałów dokumentujących poniesione podczas wyjazdu koszty:

W zakładce Moje wnioski status zmienia się na Akceptacja rozliczenia a przycisk Rozlicz zmienia się na Rozliczenie. Po jego naciśnięciu otwiera się nieedytowalna formatka ze szczegółami rozliczenia.

Aby wyjść z podglądu rozliczenia należy nacisnąć przycisk Zamknij.