W przypadku wniesienia przez studenta wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, gdy nie dojdzie do uchylenia decyzji na wydziale, proces taki obsługiwany jest niestandardowym trybem. Wniosek studenta jest rozpatrywany, a następnie tworzona jest do niego decyzja poza systemem. Aby przekazać studentowi decyzję, która została wygenerowana poza Moja PG, została dodana możliwość dołączenia dowolnego pliku, który znajduje się w koszulce, do sprawy studenta po stronie Moja PG. Dołączony w ten sposób plik zostanie automatycznie wysłany do dtudenta.
Wchodzimy w eWniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy:
We wniosku tym widzimy szczegóły dotyczące pisma studenta wraz z datami. Mamy też możliwość pobrania pliku i dokumentu odbioru.
Teraz wystarczy skorzystać z linku do koszulki, aby przejść bezpośrednio do EZD, gdzie przed przekazaniem koszulki sprawy do Prorektora ds. kształcenia należy wygenerować pismo według szablonu. Dodawanie pisma z szablonu odbywa się poprzez kliknięcie w pozycji Nowe małego trójkąta do rozwinięcia opcji i wybranie właściwego szablonu, tj: Opinia Dziekana_Prodziekana, decyzja Rektora_Prorektora - dot. wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy - skreślenie 2023 2024:
Aby funkcjonalność zadziałała poprawnie należy na komputerze mieć zainstalowaną aplikację Word oraz dodatek ezd.Addin!
Po wybraniu właściwego szablonu otworzy się Word z wstępnie przygotowanym dokumentem, który należy wypełnić i zapisać klikając ikonę dyskietki (nie zapisujemy go na swoim dysku, po kliknięciu zapisz zostanie on automatycznie zapisany w EZD i Worda możemy zamknąć):
Po wygenerowaniu tego pisma pojawi się ono w EZD w koszulce, którą obsługujemy.
Część dokumentu dotyczącą danych studenta, wniosku oraz decyzji wydanej na wydziale wypełnia pracownik dziekanatu, a następnie przekazuje koszulkę sprawy do dziekana/prodziekana, który uzupełnia dokument o swoją opinię (uzupełnienie daty i akceptacja leżą w gestii dziekana/prodziekana). W dalszym kroku koszulka powinna wrócić do pracownika dziekanatu, który przekazuje ją do Prorektora ds. kształcenia na adres Sekretariat Prorektora ds. kształcenia. Prorektor ds. kształcenia uzupełnia dokument o swoją decyzję, dokonuje jego akceptacji, a następnie przekazuje koszulkę sprawy do Działu Kształcenia, gdzie zostanie przygotowana decyzja administracyjna dla studenta w odpowiedzi na złożony wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy. Gotowa decyzja zostanie przez Dział Kształcenia załączona do koszulki sprawy w EZD, która w dalszym kroku trafi do Prorektora ds. kształcenia (akceptacja decyzji i złożenie podpisu). Koszulka sprawy z podpisaną decyzją zostanie z Prorektoratu ds. kształcenia przekazana do pracownika dziekanatu prowadzącego sprawę, który prześle ww. decyzję do studenta.
Ten plik będzie można załączyć do sprawy studentowi z poziomu Moja PG. Należy mieć na uwadze, że Moja PG weryfikuje nowe pliki w EZD co kilka minut zatem, jeśli otrzymaliśmy informacje o tym, że dokument jest gotowy do przekazania, może on nie być od razu widoczny w Moja PG - wystarczy poczekać kilka minut.
Aby załączyć dokument z EZD klikamy Zarejestruj nowy dokument:
Otworzy się panel, który umożliwi wybranie niezarejestrowanego wcześniej w Moja PG dokumentu znajdującego się w EZD. W panelu tym w pierwszej kolejności wskazujemy plik, który chcemy załączyć - tu w moim przykładzie jest to Przykładowa decyzja.pdf (w praktyce będziemy załączać decyzję przygotowaną przez Dział Kształcenia). Dodatkowo w związku z tym, że Moja PG nie jest w stanie sprawdzić szczegółów dokumentu (przeanalizować treści) znajdującego się w EZD, należy wybrać z listy kategorię, rodzaj dokumentu oraz osobę, która podpisała dokument (Rektor/Prorektor). Należy także wprowadzić numer decyzji (to nie będzie standardowy numer decyzji czy zawiadomienia jak w Moja PG):
Po wprowadzeniu tych danych Klikamy przycisk Zarejestruj i wyślij do studenta. W związku z tym, że jest to jednoznaczne z wysłaniem tego dokumentu do studenta, pojawi się jeszcze komunikat Czy na pewno chcemy wysłać dany dokument studentowi? To jest ostateczne potwierdzenie chęci wysłania dokumentu - nie będzie już kolejnych pytań ani konieczności klikania jakiegoś przycisku do wysłania! Zakładając, że faktycznie chcemy ten dokument wysłać, klikamy na Tak:
Wskazany przez nas i wysłany do studenta dokument będzie widoczny w dokumentach załączonych do sprawy:
Załączona wcześniej decyzja będzie także widoczna bezpośrednio w zaświadczeniach i decyzjach studenta, z numerem takim, jaki został wpisany w trakcie wskazywania pliku z EZD:
To jest w zasadzie koniec procesu. W tej chwili nie trzeba wykonywać już żadnych akcji. Wszystkie operacje będą działy się w tle. Dokument w ciągu kilku minut zostanie automatycznie wysłany do odbiorcy za pomocą Moja PG. Kiedy to nastąpi, będziemy mogli pobrać także dokument potwierdzający wysłanie:
Załączona przez nas decyzja podlega standardowej procedurze, czyli będzie wysyłane ponaglenie do odbioru, a także w momencie, kiedy student odbierze decyzję (samodzielnie lub zaocznie), pojawi się data odebrania.
Po odbiorze ww. decyzji przez studenta pracownik dziekanatu dokonuje zakończenia sprawy.