Dodawanie dowolnej decyzji i wysyłanie jej do studenta
- Marek Joskowski
W przypadku wniesienia przez studenta wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, gdy nie dojdzie do uchylenia decyzji na wydziale, proces taki obsługiwany jest niestandardowym trybem. Wniosek studenta jest rozpatrywany, a następnie tworzona jest do niego decyzja poza systemem. Aby przekazać studentowi decyzję, która została wygenerowana poza Moja PG, została dodana możliwość dołączenia dowolnego pliku, który znajduje się w koszulce, do sprawy studenta po stronie Moja PG. Dołączony w ten sposób plik zostanie automatycznie wysłany do studenta.
Wchodzimy w eWniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy:
We wniosku tym widzimy szczegóły dotyczące pisma studenta wraz z datami. Mamy też możliwość pobrania pliku i dokumentu odbioru.
Teraz wystarczy skorzystać z linku do koszulki, aby przejść bezpośrednio do EZD, gdzie przed przekazaniem koszulki sprawy do Prorektora ds. kształcenia należy załączyć kartę okresowych osiągnięć studenta oraz wygenerować pismo według szablonu. Szczegółowy opis wymaganych czynności (wraz z obiegiem pisma po stronie EZD) znajduje się w dodatkowej instrukcji przygotowanej przez COD, która znajduje się tutaj. Dodawanie pisma z szablonu odbywa się poprzez kliknięcie w pozycji Nowe małego trójkąta do rozwinięcia opcji i wybranie właściwego szablonu, tj: Opinia Dziekana_Prodziekana, decyzja Rektora_Prorektora - dot. wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy - skreślenie 2023 2024:
Aby funkcjonalność zadziałała poprawnie należy na komputerze mieć zainstalowaną aplikację Word oraz dodatek ezd.Addin!
Po wybraniu właściwego szablonu otworzy się Word z wstępnie przygotowanym dokumentem, który należy wypełnić i zapisać klikając ikonę dyskietki (nie zapisujemy go na swoim dysku, po kliknięciu zapisz zostanie on automatycznie zapisany w EZD i Worda możemy zamknąć):
Po wygenerowaniu tego pisma pojawi się ono w EZD w koszulce, którą obsługujemy.
Część dokumentu dotyczącą danych studenta, wniosku oraz decyzji wydanej na wydziale wypełnia pracownik dziekanatu, a następnie przekazuje sprawę do dziekana/prodziekana, który uzupełnia dokument o swoją opinię (uzupełnienie daty i akceptacja leżą w gestii dziekana/prodziekana). W dalszym kroku koszulka powinna wrócić do pracownika dziekanatu, który przekazuje ją do Prorektora ds. kształcenia na konto Sekretariat Prorektora ds. kształcenia. Prorektor ds. kształcenia uzupełnia dokument o swoją decyzję, dokonuje jego akceptacji, a następnie przekazuje sprawę do Działu Kształcenia, gdzie zostanie przygotowana decyzja administracyjna dla studenta w odpowiedzi na złożony wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy. Gotowa decyzja zostanie przez Dział Kształcenia załączona do sprawy w EZD, która w dalszym kroku trafi do Prorektora ds. kształcenia (akceptacja decyzji i złożenie podpisu). Sprawa z podpisaną decyzją zostanie z Prorektoratu ds. kształcenia przekazana do pracownika dziekanatu prowadzącego sprawę, który prześle ww. decyzję do studenta.
Podpisaną decyzję, o której mowa powyżej, załączamy z poziomu Moja PG studentowi. Należy mieć na uwadze, że Moja PG weryfikuje nowe pliki w EZD co kilka minut zatem, jeśli otrzymaliśmy informacje o tym, że dokument jest gotowy do przekazania, może on nie być od razu widoczny w Moja PG - wystarczy poczekać kilka minut.
Aby załączyć dokument z EZD (decyzję ostateczną Rektora) klikamy Zarejestruj nowy dokument:
Otworzy się panel, który umożliwi wybranie niezarejestrowanego wcześniej w Moja PG dokumentu znajdującego się w EZD. W panelu tym w pierwszej kolejności wskazujemy plik, który chcemy załączyć - tu w moim przykładzie jest to Przykładowa decyzja.pdf (w praktyce będziemy załączać decyzję przygotowaną przez Dział Kształcenia). Dodatkowo w związku z tym, że Moja PG nie jest w stanie sprawdzić szczegółów dokumentu (przeanalizować treści) znajdującego się w EZD, należy wybrać z listy kategorię, rodzaj dokumentu oraz osobę, która podpisała dokument (Rektor/Prorektor). Należy także wprowadzić numer decyzji (to nie będzie standardowy numer decyzji czy zawiadomienia jak w Moja PG):
Po wprowadzeniu tych danych Klikamy przycisk Zarejestruj i wyślij do studenta. W związku z tym, że jest to jednoznaczne z wysłaniem tego dokumentu do studenta, pojawi się jeszcze komunikat Czy na pewno chcemy wysłać dany dokument studentowi? To jest ostateczne potwierdzenie chęci wysłania dokumentu - nie będzie już kolejnych pytań ani konieczności klikania jakiegoś przycisku do wysłania! Zakładając, że faktycznie chcemy ten dokument wysłać, klikamy na Tak:
Wskazany przez nas i wysłany do studenta dokument będzie widoczny w dokumentach załączonych do sprawy:
Załączona wcześniej decyzja będzie także widoczna bezpośrednio w zaświadczeniach i decyzjach studenta, z numerem takim, jaki został wpisany w trakcie wskazywania pliku z EZD:
To jest w zasadzie koniec procesu. W tej chwili nie trzeba wykonywać już żadnych akcji. Wszystkie operacje będą działy się w tle. Dokument w ciągu kilku minut zostanie automatycznie wysłany do odbiorcy za pomocą Moja PG. Kiedy to nastąpi, będziemy mogli pobrać także dokument potwierdzający wysłanie:
Załączona przez nas decyzja podlega standardowej procedurze, czyli będzie wysyłane ponaglenie do odbioru, a także w momencie, kiedy student odbierze decyzję (samodzielnie lub zaocznie), pojawi się data odebrania.
Po odbiorze ww. decyzji przez studenta pracownik dziekanatu dokonuje zakończenia sprawy.
Powiązane artykuły
Centrum Usług Informatycznych Politechniki Gdańskiej 2024