Generowanie faktur w Moja PG i przesyłanie ich do TETA

W Moja PG → Dziekanat dodano możliwość generowania i wysyłania faktur za studia niestacjonarne do systemu TETA. Dzięki danym zawartym w Moja PG (takim jak stawki za semestr, możliwość konfigurowania indywidualnych stawek u Studenta czy rejestrowania preferencji odnośnie podziału na raty) faktury można generować hurtowo dla całych kierunków i automatycznie wysyłać je do TETA. Ręczna obsługa ogranicza się do uruchomienia faktur w TETA, po czym faktury są importowane do Moja PG, gdzie mogą je zobaczyć Studenci.

Konfiguracja stawek

Aby skorzystać z możliwości automatycznego generowania faktur należy w pierwszej kolejności sprawdzić/skonfigurować stawki na kursach, które zawierają studentów (w związku z tym, że stawka podąża za studentem, może się okazać, że trzeba ją ustawić także na wcześniej istniejących kursach). Wchodzimy w Dziekanacie w konkretny kurs, np.

Open

Po czym sprawdzamy pozycję Cena za semestr - jeżeli mamy tu poprawną stawkę, możemy przejść do kolejnych kursów. W przypadku konieczności korekty klikamy Zmień:

Open

Po wprowadzeniu stawki dla kursu klikamy Zapisz:

Jeżeli stawki są skonfigurowane poprawnie możemy przejść do konfigurowania preferencji Studentów.

Konfiguracja Studentów

Dla każdego z nich możemy ustawić indywidualną stawkę, zmienić preferencje dotyczące rozłożenia płatności na raty lub możemy zablokować wystawianie faktury z poziomu Moja PG (jeśli np. wcześniej wystawiliśmy jakieś faktury ręcznie w TETA). Wyszukuję Studentów na kursie:

Wybieram konkretnego studenta klikając w jego nazwisko. Po przejściu do danych konkretnej osoby przechodzimy na zakładkę Kursy i wybieramy właściwy kurs, na którym chcemy wygenerować fakturę:

Dane do faktur znajdują się na dole, musimy zatem nieco przewinąć stronę:

Tu znajduje się możliwość indywidualnego sparametryzowania Studenta, mianowicie możemy klikając ikonę edycji zmienić Studentowi cenę za semestr (jest to cena przypisana do Studenta w momencie podpisania umowy, podąża ona za studentem, czyli nie zmienia się w przypadku powtarzania roku, ale w przypadku gdy podpisywany jest aneks do umowy może zaistnieć konieczność jej zmiany - wprowadzamy wówczas właściwą kwotę i klikamy ikonę zapisu:

W przypadku Studentów, którym wystawiono wcześniej fakturę w TETA, albo których nie chcemy z jakiegoś względu objąć automatycznym wysyłaniem faktur do TETA, możemy przy wybranym studencie kliknąć edycję, dzięki czemu wartość pola Nie wystawiać faktury zmieni swoją wartość na Tak - taki Student będzie przy generowaniu faktur pomijany.

W indywidualnych przypadkach może zaistnieć konieczność wystawienia jednej faktury, bez rozbicia na raty - takiemu studentowi wystarczy kliknąć edycję przy pozycji Wystawiać jedną fakturę:

W ten sposób możemy sparametryzować każdego studenta na kursie (jeśli wymaga on indywidualnego podejścia).

Generowanie faktur i wysyłka do TETA

Wygenerowanie faktur możliwe jest z poziomu studentów na kursie - wystarczy zaznaczyć wszystkich studentów albo jak w moim przykładzie wybranych i kliknąć link Wygeneruj faktury, który znajduje się pod listą studentów:

W moim przykładzie świadomie ominąłem jedną osobę, natomiast w praktyce najwygodniej byłoby dla tej osoby ustawić Nie wystawiać faktury na Tak, po czym zupełnie nie przejmować się czy zaznaczyliśmy ją na liście czy nie bo system i tak by ją ominął.

Moja PG wygeneruje teraz faktury zgodnie z ustawionymi wcześniej preferencjami na koncie studentów. Na tym ekranie możemy zweryfikować czy wprowadzone przez nas wcześniej konfigurację są poprawne i czy czegoś nie pominęliśmy - w moim przykładzie widać jedną osobę która otrzyma pojedynczą fakturę na 3200 zł oraz widać dwie osoby które otrzymają faktury rozbite na raty:

Termin płatności generowanych faktur ustawia się automatycznie na ostatni dzień miesiąca, w którym generujemy fakturę, oraz, w przypadku faktur ratalnych, na ostatnie dni kolejnych dwóch miesięcy.

Opis faktury generowany jest na podstawie semestru, na który zapisany jest Student. Jeśli widzimy, że te dane się nam nie zgadzają, należy sprawdzić czy Student został wpisany już na nowy semestr.

Nie ma ryzyka wysłania dwa razy tych samych faktur do TETA.

Moja PG pilnuje tego, aby sytuacje z dublowaniem faktur nie miały miejsca i jeśli będziemy próbowali wygenerować fakturę ponownie, zobaczymy w dwóch ostatnich kolumnach informację o tym - co więcej, możemy tą informację zignorować, bo faktura nie będzie wysłana ponownie (dzięki czemu nie musimy się cofać i odznaczać wybranych osób).

Po kliknięciu Wyślij do TETA kolumna Wysłana i Info błędu pokażą nam informacje o wysłanych fakturach:

Podgląd wygenerowanych faktur możemy zamknąć klikając Powrót.

Uruchomienie faktur w TETA

Operatorowi w Dziekanacie pozostaje przejście do TETA, wyszukanie właściwych faktur i uruchomienie ich.

Nieuruchomione faktury po prostu wiszą w TETA, ale Studenci ich nie widzą na swoich kontach.

Po uruchomieniu faktur w TETA informacje o nich są importowane (z kilkudziesięciominutowym opóźnieniem) do Moja PG i są widoczne dla Studentów.