Moja PG - eDziekanat - proces dyplomowania

Przeznaczeniem poniższych instrukcji jest opisanie jakie możliwości daje portal Moja PG oraz jakie posiada funkcje. Poniższe instrukcje zostały sporządzane tak, aby użytkownik w łatwy sposób mógł zdobyć konkretną wiedzę merytoryczną oraz jasne wskazówki na temat realizacji zadań we wspomnianym systemie.

Dostępne są dwa portale Moja PG – produkcyjny pod adresem https://moja.pg.edu.pl/ oraz szkoleniowy pod adresem https://moja.szkol.pg.edu.pl/. Ważne jest, aby w przypadku testowania opcji/przeprowadzania szkoleń zwracać uwagę, na którym portalu wprowadzamy zmiany, aby nie wprowadzać ich na danych produkcyjnych.

1 Proces dyplomowania

Proces dyplomowania

Jeśli chodzi o dyplomy, to promotorzy tworzą propozycje prac dyplomowych i te propozycje, to oferta dla studentów, z którą studenci mogą się zapoznać, wybrać temat i zgłosić się do promotora w celu pisania dyplomu. Następnie taki dyplom jest obsługiwany od strony Dziekanatu już na kontach studentów, co jest przedstawione w dalszej części instrukcji.

Tworzenie dyplomu od strony nauczyciela

Poniżej pokażemy jak tworzyć dyplom od strony nauczyciela. Jest to coś czego dziekanat nie będzie robił (Dziekanat może mieć uprawnienia do części tego procesu – zatwierdzania propozycji), aczkolwiek warto wiedzieć jak to wygląda z innej perspektywy.

W głównym widoku aplikacji przechodzimy do zakładki Nauczyciel.
Następnie Dyplomy -> Nowy temat.
Po wybraniu powyższego ukazują nam się pola do wypełnienia. Do wypełnienia mamy podstawowe informacje o pracy dyplomowej. Są to:
- Jednostkę organizacyjną,
- Kierunek studiów,
- Stopień/tytuł,
- Rodzaj studiów,
- Poziom studiów,
- Semestr akademicki,
- Proponowaną liczbę osób,
- Opiekun pracy, w tym miejscu może być to również asystent, jeśli jest wyznaczony,
- Konsultant pracy,
- Drugi konsultant pracy,
- Recenzent pracy, gdy opiekun pracy zgłasza recenzenta pracy, to zaakceptowanie go następuje przez dyrektora instytutu bądź jego zastępcę,
- Temat pracy,
- Temat pracy po angielsku,
- Informacje dodatkowe (niewymagane),
- Język pracy,
- Cel pracy,
- Charakter pracy (niewymagane),
- Charakter pracy po angielsku (niewymagane),
- Zadania do wykonania,
- Literatura,
- Komentarz (niewymagane).

W każdym momencie podczas pracy, możemy Zapisać wersję roboczą (1) lub ostatecznie gotowy dokument Wysłać do zatwierdzenia (2) jako oferta dla studenta.

Lista propozycji prac dyplomowych do zatwierdzenia powinna wyglądać następująco:

Widok dyplomu stworzonego przez nauczyciela od strony dziekanatu

Dokument jest obecnie w wysłanych do zatwierdzenia przez dziekanat. Dlatego na tę chwilę przejdziemy do zakładki dziekanatu, aby spojrzeć na to z innej perspektywy, ponieważ funkcjonuje coś takiego jak weryfikowanie tematów i zazwyczaj zatwierdza to koordynator, który posiada uprawnienia. Decyzje podejmowane są również przez katedry. Katedry, aby uruchomić poszczególne prace dyplomowe, przekazują informacje do kogoś kto może tematy fizycznie zatwierdzić. Jest to m.in. pracownik dziekanatu.

Przechodzimy do zakładki Dziekanat -> Studenci -> Propozycje tematów.
Na obrazku widzimy listę Tematów (1), Statusy (2) oraz Akcje (3).
W Akcjach, mamy następujące funkcje:
- (1) Podgląd szczegółowy pracy dyplomowej,
- (2) Edycja dokumentu,
- (3) Do poprawy, gdy temat jest wysyłany przez nauczyciela, blokuje się mu możliwość edycji. W tym miejscu możemy taką pracę odesłać, aby nauczyciel mógł nanieść poprawki,
- (4) Odrzucony, temat możemy odrzucić, jeśli go nie uruchamiamy,
- (5) Zatwierdzony, temat możemy zatwierdzić,
- (6) Usuń, całkowite usunięcie tematu z systemu.
Dla naszego przykładu zatwierdzimy (ikonka nr 5) temat pracy dyplomowej. Pojawi nam się kolejne okno, które również należy zatwierdzić:
Temat został zatwierdzony i jest już możliwy do wyszukania przez studentów. Poza tym do zatwierdzonego tematu można również studentów dodać. Za pomocą ikonki Ludzika z plusem (czerwona ramka).

Widok propozycji dyplomu od strony studenta

Klikamy zakładkę Student -> Studia -> Propozycje dyplomów.
Dyplomy możemy wyszukać np. po następujących filtrach (1), po nazwisku opiekuna (2) oraz po semestrach od/do (3). Następnie klikamy Szukaj (4). Powinna nam się wyświetlić lista wszystkich dostępnych dyplomów. W Szczegółach (5) widzimy wszystko to co przez promotora zostało wypełnione.

UWAGA: Student nie może podjąć takiego dyplomu elektronicznie, tylko musi udać się do promotora w celu rozmowy i to promotor podejmuje ostateczną decyzję. Jeśli jest ona pozytywna, to nauczyciel taką osobę dodaje do dyplomu z poziomu swojej aplikacji.

Dopisywanie studenta do pracy dyplomowej od strony nauczyciela

Przechodzimy do zakładki Nauczyciel -> Dyplomy -> Propozycje tematów.
Aby dopisać studenta do pracy dyplomowej, należy kliknąć ikonkę Ludzika z plusem (1).
Następnie dodajemy Autora.
Wyszukujemy studenta np. Po numerze albumu (1) oraz dopisujemy go do odpowiedniego tematu (2).

UWAGA: Promotor przy dodaniu studenta do pracy dyplomowej musi pamiętać o tym, aby temat jeszcze zamknąć! Robi się to ikonką, która znajduje się po prawej stronie (czerwona ramka). Dopiero po zamknięciu tego tematu, możemy zauważyć, że w akcjach ilość ikonek się zmniejszyła i pojawił się autor.

Praca dyplomowa od strony dziekanatu

W tej części przekonamy się jak wygląda widok zaakceptowanej pracy dyplomowej po stronie dziekanatu.

Przechodzimy do zakładki Dziekanat, następnie musimy wyszukać studenta, chyba że już wcześniej go wyszukaliśmy. Poniżej przykład:

Jak możemy zauważyć temat pojawił się już na liście prac dyplomowych. Jest to moment, w którym student jest już przypisany do pracy dyplomowej. Z samej propozycji tematu klaruje się praca dyplomowa. Założenia są takie, że student będzie realizował taki temat jak w naszym przykładzie. Gdyby okazało się, że praca delikatnie odbiega od tematu, ale jest na tyle dobra, to może zajść potrzeba zmiany tematu. Co w takiej sytuacji robimy? Nauczyciel musi zwrócić się do dziekanatu z informacją, że współpracuje ze studentem, któremu chce zmienić temat pracy. I my jako pracownicy dziekanatu możemy taki temat zmienić.

Wchodzimy w Szczegóły i wyszukujemy Szczegóły propozycji tematu, następnie kopiujemy nr ID z Propozycja tematu, ID 37410.
Wracamy do głównego widoku, w którym Usuwamy pozycję na liście.
Potwierdzamy Tak.
Kolejno przechodzimy do zakładki Studenci -> Propozycje tematów.
Wyszukujemy tę pracę po numerze ID (1), następnie Szukaj. Praca powinna pojawić się na dole tabelki. Następnie klikamy na ikonkę Nowy (2).
Potwierdzamy operację przyciskiem Zapisz.
Po zatwierdzeniu zmieni nam się Status na nowy oraz Akcje i od tej chwili promotor może dokonywać zmiany w propozycji tematu pracy dyplomowej.
Wracamy do kafelka Nauczyciel -> Dyplomy -> Propozycje tematów.
Szukaj (1). I jak widzimy na poniższym obrazku temat ponownie pojawił się ze statusem Nowy. W tym momencie mamy możliwość Edycji (2) pracy.
Prowadzący może dokonać edycji.
Następnie wysyłamy do zatwierdzenia.
Ponownie wracamy do kafelka Dziekanat. Klikamy Zatwierdź.
Następnie klikamy Zapisz.
Ponownie mamy możliwość przypisania studentów do pracy.
Jeśli nie zmieniamy studentów i promotor powie nam, że temat możemy zamknąć, to klikamy w ikonkę Zamknięty.
Kolejno klikamy Zapisz.
Przekonajmy się teraz, czy na karcie studenta temat pracy uległ zmianie. Wyszukujemy studenta (1), przechodzimy w zakładkę Dyplomy (2) oraz w Szczegóły (3).
I już widzimy, że temat pracy uległ zmianie.

UWAGA: Załóżmy, że student stworzył pracę, którą ma w postaci pliku elektronicznego i tę pracę będziemy weryfikować w systemie antyplagiatowym. Aby móc taką pracę zweryfikować, to promotor musi pozwolić studentowi na udostępnienie pracy, a także od strony dyplomu musi być uzupełniony recenzent i język pracy.

Aby dodać recenzenta musimy wejść w Edycje.
Przy pozycji recenzenta klikamy Wybierz.
Wyszukujemy tę osobę po nazwisku bądź po innych danych.
Po zatwierdzeniu i Zapisaniu, przejdźmy do zakładki Student, żeby zobaczyć widok naszej pracy dyplomowej.
Student na głównej karcie, może podejrzeć sobie podstawowe informacje. Może również wejść w Szczegóły (1) takiej pracy.
Poniżej widzimy szczegółowe informacje na temat pracy.
Na załączonym poniżej obrazku widzimy, że możemy dodać pliki z pracą, aczkolwiek nie jest to na tę chwilę możliwe, gdyż Promotor nie włączył takiej opcji.

Aby student mógł wgrać pracę, koniecznie musi skontaktować się ze swoim promotorem.

W jakim celu student udostępnia taką pracę? Po pierwsze po to, aby praca odłożyła się w systemie, aby móc przechowywać ją elektronicznie, a po drugie po to, aby przeprowadzić weryfikację antyplagiatową.

Proces akceptacji pracy dyplomowej przez nauczyciela

Przechodzimy do głównej zakładki Nauczyciel.
Następnie Dyplomy -> Aktualne.
Wyświetli nam się lista aktualnych dyplomów. W ramce (1) znajduje się temat naszej pracy. Przejdźmy do Szczegółów (2).
Należy zjechać na sam dół i można zobaczyć aktywną opcję, która jest do “odklikania”. Dzięki temu student może wgrać swoją pracę. Takie zabezpieczenie jest zrobione po to, aby uniemożliwić wgrywanie niezwiązanych z pracą plików, plików testowych itp. Zakładamy, że Promotor pracę widział i jest to jej ostateczny kształt i dzięki temu pozwala studentowi na załączenie pracy do systemu antyplagiatowego.

Widok zaakceptowanej pracy dyplomowej przez promotora po stronie studenta

Przechodzimy do głównej zakładki Student.
Następnie Studia -> Dyplomy.
Ponownie zjeżdżamy na sam dół, do szczegółów. Klikamy w Szczegóły.
Ponownie zjeżdżamy na sam dół i widzimy, że rozpoczął się już etap umożliwiający wgranie pracy, ale uprzednio należy jeszcze zapoznać się z Oświadczeniem o prawie autorskim.
Wygląda jak na poniższym obrazku. Musimy zaznaczyć jeszcze Typ dyplomu, który nas interesuje oraz pobrać podpisywany dokument.
Wygeneruje nam się oświadczenie, które należy po zapoznaniu się z nim Zaakceptować.
Po akceptacji widzimy już, że mamy możliwość dołączenia pliku oraz załącznika. Możemy też jeszcze raz pobrać Oświadczenie.
W Plik pracy wczytujemy pracę dyplomową, natomiast w Załączniku do pracy możemy dołączyć jakiś kod źródłowy, zdjęcia, badania, wszystko to co student robił i ma to związek z pracą. Pole nie jest obowiązkowe. Jeśli uznamy, że wszystko się zgadza, to naciskamy przycisk Przekaż pliki do promotora w celu zatwierdzenia. Po przekazaniu plików, studentowi blokuje się możliwość dalszej edycji.
Wróćmy do widoku promotora. Wchodzimy w zakładkę główną Nauczyciel -> Dyplomy -> Aktualne.
Wchodzimy w Szczegóły.
Promotor już widzi załączone pliki przez studenta i może Zatwierdzić pracę (1) albo ją Odrzucić (2).
Zatwierdzamy pracę i przekazujemy go do systemu antyplagiatowego.
Poniżej widzimy status naszej weryfikacji antyplagiatowej. Na tym etapie trwa nasza weryfikacja. Gdy już ona nastąpi, to wtedy będziemy mogli zauważyć zmianę statusu.
Gdy już wszystko jest zatwierdzone przez Promotora, przejdźmy jeszcze do dziekanatu, aby sprawdzić co się zmieniło. Klikamy zakładkę główną Dziekanat.
Wyszukujemy studenta (1), następnie upewniamy się, że to ta osoba (2) i po wyszukaniu naciskamy przycisk Szczegóły (3).
Gdy zjedziemy na sam dół będąc w zakładce Szczegóły, zobaczymy pliki studenta i jego status.
Dla naszego przykładu i nauki załóżmy, że ktoś zorientował się, że pliki, które zostały załączone są niewłaściwe. Znajduje się tutaj taki przycisk jak Usuń pliki i status akceptacji. Dziekanat nie ma możliwości usunięcia pracy, ale dział Helpdesk już taką opcję posiada. Naciśnijmy ten przycisk. Wyskoczy nam dodatkowe okno z potwierdzeniem, czy aby na pewno chcemy usunąć plik. Uzupełniamy komentarz z opisem powodu i numerem zgłoszenia, żebyśmy w przyszłości mogli się do czegoś odwołać.
Przejdźmy jeszcze raz do widoku Dyplomów. Przy szczegółach pojawił się wykrzyknik. Po ponownym wejściu w szczegóły (po jakimś czasie), zjeżdżamy na sam dół w celu sprawdzenia, czy system antyplagiatowy zmienił swój status.
Gdy naciśniemy przycisk Odśwież, to status powinien ulec zmianie na System antyplagiatowy zakończył weryfikację pracy.
W kolejnym przykładzie przejdziemy do drugiego dyplomu. W tym celu wybieramy zakładkę Nauczyciel -> Dyplomy -> Aktualne.
Wchodzimy w Szczegóły.
Na tym obrazku widzimy, że promotor może sobie pobrać pracę dyplomową, oświadczenie czy raport ogólny lub szczegółowy z systemu antyplagiatowego.

UWAGA: Kiedy praca nie została zaakceptowana w JSA, to dziekanat nie będzie widział plików pracy. Po dwóch pozytywnych recenzjach i po zaakceptowaniu ostatecznym, jesteśmy w stanie zweryfikować czy wszystko przebiegło dobrze.

Raport ogólny wygląda następująco:
Po zapoznaniu się z dokumentacją promotor musi podjąć decyzje odnośnie akceptacji bądź odrzuceniu pracy. Dla naszych potrzeb naciśnijmy przycisk Akceptuję raport i kieruję pracę do recenzji.
Pojawi się nam kolejne okienko w którym musi znaleźć się informacja o tym, co było celem pracy, tak aby recenzent mógł ją ocenić. Należy również zaznaczyć checkboxa, że zapoznaliśmy się z raportem. Następnie naciskamy przycisk Do recenzji.
Jako opiekuni pracy wypełnimy recenzje i wystawimy ocenę. W tym celu naciskamy przycisk Edytuj. Wszystkie pola muszą być wypełnione (minimum 150 znaków). Na samym dole możemy dodać ocenę.

UWAGA: Ocena i recenzja wystawiona przez promotora nie jest widoczna dla recenzenta po to, aby nie sugerować się wynikiem.

Następnie klikamy Zakończ recenzowanie.
Potwierdzamy operację przyciskiem Zakończ.
Status zmienił się na Wysłana.
Pod tabelką widnieją jeszcze dwa przyciski. W tym przypadku, żeby z nich skorzystać recenzja musiałaby być negatywna. Wówczas zgodnie z regulaminem Dziekan powołuje dodatkowego recenzenta bądź komisję i wtedy zwracamy się do Helpdesku z prośbą o dodanie dodatkowego recenzenta.
W momencie, gdy wszystkie recenzje mają już oceny, to promotor je widzi.
Przejdźmy do zakładki Dziekanat, aby przekonać się jak będzie wyglądało, to po stronie dziekanatu.
Wchodzimy w Szczegóły dyplomu. Na samym dole będą widniały oceny.

UWAGA: Wykrzykniki, które widnieją przy opcji Szczegóły oznaczają, że praca nie jest zaakceptowana w systemie JSA. Po dwóch pozytywnych recenzjach opiekun pracy musi ją zaakceptować w swojej aplikacji nauczyciela (kroki, które umożliwiają nam dostanie się tam, zostały opisane wcześniej).

Naciskamy przycisk Ostatecznie zatwierdzam recenzje i przekazuję pracę do JSA. Dzięki temu możemy przygotowywać dla studenta egzamin dyplomowy.
Pojawi się potwierdzające okienko w którym należy zaznaczyć checboxa i kliknąć OK.
W dziekanacie możemy zauważyć, że po zatwierdzeniu raportu zniknął nam wykrzyknik. Mamy wtedy pewność, że student i promotor dopełnili wszelkich obowiązków.
Aby znaleźć wszystkich studentów, którzy przystąpili do egzaminu dyplomowego, którzy mają potwierdzoną pracę i są po dwóch pozytywnych recenzjach, należy wejść w zakładkę Dziekanat -> Studenci -> Dyplomy.
Interesują nas wszystkie prace zatwierdzone w JSA i w tym celu należy ustawić taki filtr:
Następnie Szukaj. Pojawi nam się wynik wyszukiwania. W naszym przykładzie mamy jedną pracę zaakceptowaną w JSA. Widzimy, że tylko jedna osoba spełnia warunek, aby zająć się tą osobą i przygotowywać jej egzamin dyplomowy. Należy pamiętać o tym, żeby zweryfikować czy dana osoba posiada zaliczenia ze wszystkich przedmiotów!
Aby to sprawdzić klikamy w zakładkę Przedmioty oraz wybieramy Kierunek.
Weryfikujemy oceny, czy wszystko się zgadza. Możemy wejść w Zestawienie w którym również możemy zweryfikować wszystkie przedmioty studenta.
Możemy wejść również w specjalność, ale widok ocen będzie ograniczony.

Edycja dyplomu

W aplikacji Dziekanat, będąc w podglądzie studenta, przechodzimy do zakładki Dyplomy.
Następnie klikamy Edytuj.

UWAGA: Większość informacji o studencie wypełnia się automatycznie, więc nie trzeba poniższych pól edytować. Wyjątkiem jest sprawdzenie imion i nazwiska, ponieważ może wydarzyć się sytuacja, w której student pobrał temat pracy dyplomowej, po czym zmienił nazwisko, więc w zakładce dane osobowe nazwisko się zmieniło, natomiast ta zmiana nie jest “zaciągana” automatycznie do tego dyplomu. Jest to ostatnia szansa na jakiekolwiek zmiany, przed wygenerowaniem protokołu egzaminu.

Zobaczyć możemy poniższe pola:
1. Data złożenia pracy data zaktualizowała się w momencie, gdy przeszliśmy przez proces weryfikacji JSA,
2. Przedłużony termin jest to informacja dla pracowników dziekanatu. Jeżeli student uzyska zgodę od Dziekana na przedłużenie terminu złożenia pracy, to w tym polu możemy taką datę uzupełnić.

Protokół pracy dyplomowej

Efektem obrony pracy jest protokół. Istnieją dwie ścieżki postępowania. Przechodzimy do widoku dyplomów.

Klikamy na ikonkę w czerwonej ramce.
Powinny wyświetlić się nam pliki do pobrania.
Ścieżka starego typu, pobranie Protokołu dyplomowego – PDF w języku polskim. Pobrał nam się dokument starego typu, który wygląda następująco:
Wracamy do Edycji pracy.
Wypełniamy poniższe rubryki.

Na przestrzeni lat dokumenty, które są generowane z systemu mogą ulec zmianie, ponieważ zmieniają się wymogi prawne lub pojawiają się nowe zarządzenia rektora. System umożliwia w razie potrzeby skorzystanie z wcześniej obowiązujących wydruków. Natomiast dla większości przypadków używa się ostatnich wersji dokumentów.

Należy wypełnić pozostałe pola, jak:
- Opiekun pracy,
- Recenzent,
- Przewodniczący komisji,
- Członkowie komisji, powinni być dodani wszyscy, niezależnie od tego czy wcześniej występowali jako opiekun bądź recenzent.
Istnieje również możliwość Wpisania ręcznie osoby spoza PG, ale dążymy do tego, żeby takie osoby, które mają być recenzentem, przewodniczącym komisji czy członkiem komisji, miały utworzone konta w systemie i żeby elektronicznie podpisały się w odpowiednich miejscach. Z takimi osobami na wydziale podpisywana jest umowa cywilnoprawna, dzięki czemu dane osoby znajdują się w naszym systemie.
Jeśli ręcznie dopiszemy osobę spoza PG, to należy wypełnić Dane osoby i wtedy taka informacja będzie podświetlona na czerwono.
Zależy nam, aby osoba była dopisana do systemu i gdy już się w nim znajdzie, to wtedy klikamy Usuń, następnie Wybierz i wyszukujemy osobę w oddzielnym oknie.
Obok nazwiska widnieje również checkbox o treści Wysyłaj powiadomienia o terminie egzaminu. Gdy go zaznaczymy opiekun pracy, recenzent, przewodniczący komisji oraz studenci otrzymają informację o planowanym terminie oraz miejscu obrony.
Gdybyśmy mieli wypełnionych członków komisji, to zaznaczenie checkboxa poniżej sprawiłoby, że oni również dostaliby powiadomienia o terminie i miejscu obrony egzaminu.
Wypełniamy dalsze pola:

Data i godzina egzaminu, jak sama nazwa mówi uzupełniamy datę i godzinę,
Miejsce egzaminu, podajemy dokładną lokalizację,
Średnia ocen, po naciśnięciu Przelicz załadują się informację względem tego co możemy zobaczyć u studenta