Moja PG - eDziekanat - proces dyplomowania

Przeznaczeniem poniższych instrukcji jest opisanie jakie możliwości daje portal Moja PG oraz jakie posiada funkcje. Poniższe instrukcje zostały sporządzane tak, aby użytkownik w łatwy sposób mógł zdobyć konkretną wiedzę merytoryczną oraz jasne wskazówki na temat realizacji zadań we wspomnianym systemie.

Dostępne są dwa portale Moja PG – produkcyjny pod adresem https://moja.pg.edu.pl/ oraz szkoleniowy pod adresem https://moja.szkol.pg.edu.pl/. Ważne jest, aby w przypadku testowania opcji/przeprowadzania szkoleń zwracać uwagę, na którym portalu wprowadzamy zmiany, aby nie wprowadzać ich na danych produkcyjnych.

1 Proces dyplomowania

Proces dyplomowania

Jeśli chodzi o dyplomy, to promotorzy tworzą propozycje prac dyplomowych i te propozycje, to oferta dla studentów, z którą studenci mogą się zapoznać, wybrać temat i zgłosić się do promotora w celu pisania dyplomu. Następnie taki dyplom jest obsługiwany od strony Dziekanatu już na kontach studentów, co jest przedstawione w dalszej części instrukcji.

Tworzenie dyplomu od strony nauczyciela

Poniżej pokażemy jak tworzyć dyplom od strony nauczyciela. Jest to coś czego dziekanat nie będzie robił (Dziekanat może mieć uprawnienia do części tego procesu – zatwierdzania propozycji), aczkolwiek warto wiedzieć jak to wygląda z innej perspektywy.

W głównym widoku aplikacji przechodzimy do zakładki Nauczyciel.
Następnie Dyplomy -> Nowy temat.
Po wybraniu powyższego ukazują nam się pola do wypełnienia. Do wypełnienia mamy podstawowe informacje o pracy dyplomowej. Są to:
- Jednostkę organizacyjną,
- Kierunek studiów,
- Stopień/tytuł,
- Rodzaj studiów,
- Poziom studiów,
- Semestr akademicki,
- Proponowaną liczbę osób,
- Opiekun pracy, w tym miejscu może być to również asystent, jeśli jest wyznaczony,
- Konsultant pracy,
- Drugi konsultant pracy,
- Recenzent pracy, gdy opiekun pracy zgłasza recenzenta pracy, to zaakceptowanie go następuje przez dyrektora instytutu bądź jego zastępcę,
- Temat pracy,
- Temat pracy po angielsku,
- Informacje dodatkowe (niewymagane),
- Język pracy,
- Cel pracy,
- Charakter pracy (niewymagane),
- Charakter pracy po angielsku (niewymagane),
- Zadania do wykonania,
- Literatura,
- Komentarz (niewymagane).

W każdym momencie podczas pracy, możemy Zapisać wersję roboczą (1) lub ostatecznie gotowy dokument Wysłać do zatwierdzenia (2) jako oferta dla studenta.

Lista propozycji prac dyplomowych do zatwierdzenia powinna wyglądać następująco:

Widok dyplomu stworzonego przez nauczyciela od strony dziekanatu

Przechodzimy do zakładki Dziekanat -> Studenci -> Propozycje tematów.
Na obrazku widzimy listę Tematów (1), Statusy (2) oraz Akcje (3).
W Akcjach, mamy następujące funkcje:
- (1) Podgląd szczegółowy pracy dyplomowej,
- (2) Edycja dokumentu,
- (3) Do poprawy, gdy temat jest wysyłany przez nauczyciela, blokuje się mu możliwość edycji. W tym miejscu możemy taką pracę odesłać, aby nauczyciel mógł nanieść poprawki,
- (4) Odrzucony, temat możemy odrzucić, jeśli go nie uruchamiamy,
- (5) Zatwierdzony, temat możemy zatwierdzić,
- (6) Usuń, całkowite usunięcie tematu z systemu.
Dla naszego przykładu zatwierdzimy (ikonka nr 5) temat pracy dyplomowej. Pojawi nam się kolejne okno, które również należy zatwierdzić:
Temat został zatwierdzony i jest już możliwy do wyszukania przez studentów. Poza tym do zatwierdzonego tematu można również studentów dodać. Za pomocą ikonki Ludzika z plusem (czerwona ramka).

Widok propozycji dyplomu od strony studenta

Klikamy zakładkę Student -> Studia -> Propozycje dyplomów.
Dyplomy możemy wyszukać np. po następujących filtrach (1), po nazwisku opiekuna (2) oraz po semestrach od/do (3). Następnie klikamy Szukaj (4). Powinna nam się wyświetlić lista wszystkich dostępnych dyplomów. W Szczegółach (5) widzimy wszystko to co przez promotora zostało wypełnione.

Dopisywanie studenta do pracy dyplomowej od strony nauczyciela

Przechodzimy do zakładki Nauczyciel -> Dyplomy -> Propozycje tematów.
Aby dopisać studenta do pracy dyplomowej, należy kliknąć ikonkę Ludzika z plusem (1).
Następnie dodajemy Autora.
Wyszukujemy studenta np. Po numerze albumu (1) oraz dopisujemy go do odpowiedniego tematu (2).

Praca dyplomowa od strony dziekanatu

Przechodzimy do zakładki Dziekanat, następnie musimy wyszukać studenta, chyba że już wcześniej go wyszukaliśmy. Poniżej przykład:

Wchodzimy w Szczegóły i wyszukujemy Szczegóły propozycji tematu, następnie kopiujemy nr ID z Propozycja tematu, ID 37410.
Wracamy do głównego widoku, w którym Usuwamy pozycję na liście.
Potwierdzamy Tak.
Kolejno przechodzimy do zakładki Studenci -> Propozycje tematów.
Wyszukujemy tę pracę po numerze ID (1), następnie Szukaj. Praca powinna pojawić się na dole tabelki. Następnie klikamy na ikonkę Nowy (2).
Potwierdzamy operację przyciskiem Zapisz.
Po zatwierdzeniu zmieni nam się Status na nowy oraz Akcje i od tej chwili promotor może dokonywać zmiany w propozycji tematu pracy dyplomowej.
Wracamy do kafelka Nauczyciel -> Dyplomy -> Propozycje tematów.
Szukaj (1). I jak widzimy na poniższym obrazku temat ponownie pojawił się ze statusem Nowy. W tym momencie mamy możliwość Edycji (2) pracy.
Prowadzący może dokonać edycji.
Następnie wysyłamy do zatwierdzenia.
Ponownie wracamy do kafelka Dziekanat. Klikamy Zatwierdź.
Następnie klikamy Zapisz.
Ponownie mamy możliwość przypisania studentów do pracy.
Jeśli nie zmieniamy studentów i promotor powie nam, że temat możemy zamknąć, to klikamy w ikonkę Zamknięty.
Kolejno klikamy Zapisz.
Przekonajmy się teraz, czy na karcie studenta temat pracy uległ zmianie. Wyszukujemy studenta (1), przechodzimy w zakładkę Dyplomy (2) oraz w Szczegóły (3).
I już widzimy, że temat pracy uległ zmianie.

Aby dodać recenzenta musimy wejść w Edycje.
Przy pozycji recenzenta klikamy Wybierz.
Wyszukujemy tę osobę po nazwisku bądź po innych danych.
Po zatwierdzeniu i Zapisaniu, przejdźmy do zakładki Student, żeby zobaczyć widok naszej pracy dyplomowej.
Student na głównej karcie, może podejrzeć sobie podstawowe informacje. Może również wejść w Szczegóły (1) takiej pracy.
Poniżej widzimy szczegółowe informacje na temat pracy.
Na załączonym poniżej obrazku widzimy, że możemy dodać pliki z pracą, aczkolwiek nie jest to na tę chwilę możliwe, gdyż Promotor nie włączył takiej opcji.

Proces akceptacji pracy dyplomowej przez nauczyciela

Przechodzimy do głównej zakładki Nauczyciel.
Następnie Dyplomy -> Aktualne.
Wyświetli nam się lista aktualnych dyplomów. W ramce (1) znajduje się temat naszej pracy. Przejdźmy do Szczegółów (2).
Należy zjechać na sam dół i można zobaczyć aktywną opcję, która jest do “odklikania”. Dzięki temu student może wgrać swoją pracę. Takie zabezpieczenie jest zrobione po to, aby uniemożliwić wgrywanie niezwiązanych z pracą plików, plików testowych itp. Zakładamy, że Promotor pracę widział i jest to jej ostateczny kształt i dzięki temu pozwala studentowi na załączenie pracy do systemu antyplagiatowego.

Widok zaakceptowanej pracy dyplomowej przez promotora po stronie studenta

Przechodzimy do głównej zakładki Student.
Następnie Studia -> Dyplomy.
Ponownie zjeżdżamy na sam dół, do szczegółów. Klikamy w Szczegóły.
Ponownie zjeżdżamy na sam dół i widzimy, że rozpoczął się już etap umożliwiający wgranie pracy, ale uprzednio należy jeszcze zapoznać się z Oświadczeniem o prawie autorskim.
Wygląda jak na poniższym obrazku. Musimy zaznaczyć jeszcze Typ dyplomu, który nas interesuje oraz pobrać podpisywany dokument.
Wygeneruje nam się oświadczenie, które należy po zapoznaniu się z nim Zaakceptować.
Po akceptacji widzimy już, że mamy możliwość dołączenia pliku oraz załącznika. Możemy też jeszcze raz pobrać Oświadczenie.
W Plik pracy wczytujemy pracę dyplomową, natomiast w Załączniku do pracy możemy dołączyć jakiś kod źródłowy, zdjęcia, badania, wszystko to co student robił i ma to związek z pracą. Pole nie jest obowiązkowe. Jeśli uznamy, że wszystko się zgadza, to naciskamy przycisk Przekaż pliki do promotora w celu zatwierdzenia. Po przekazaniu plików, studentowi blokuje się możliwość dalszej edycji.
Wróćmy do widoku promotora. Wchodzimy w zakładkę główną Nauczyciel -> Dyplomy -> Aktualne.
Wchodzimy w Szczegóły.
Promotor już widzi załączone pliki przez studenta i może Zatwierdzić pracę (1) albo ją Odrzucić (2).
Zatwierdzamy pracę i przekazujemy go do systemu antyplagiatowego.
Poniżej widzimy status naszej weryfikacji antyplagiatowej. Na tym etapie trwa nasza weryfikacja. Gdy już ona nastąpi, to wtedy będziemy mogli zauważyć zmianę statusu.
Gdy już wszystko jest zatwierdzone przez Promotora, przejdźmy jeszcze do dziekanatu, aby sprawdzić co się zmieniło. Klikamy zakładkę główną Dziekanat.
Wyszukujemy studenta (1), następnie upewniamy się, że to ta osoba (2) i po wyszukaniu naciskamy przycisk Szczegóły (3).
Gdy zjedziemy na sam dół będąc w zakładce Szczegóły, zobaczymy pliki studenta i jego status.
Dla naszego przykładu i nauki załóżmy, że ktoś zorientował się, że pliki, które zostały załączone są niewłaściwe. Znajduje się tutaj taki przycisk jak Usuń pliki i status akceptacji. Dziekanat nie ma możliwości usunięcia pracy, ale dział Helpdesk już taką opcję posiada. Naciśnijmy ten przycisk. Wyskoczy nam dodatkowe okno z potwierdzeniem, czy aby na pewno chcemy usunąć plik. Uzupełniamy komentarz z opisem powodu i numerem zgłoszenia, żebyśmy w przyszłości mogli się do czegoś odwołać.
Przejdźmy jeszcze raz do widoku Dyplomów. Przy szczegółach pojawił się wykrzyknik. Po ponownym wejściu w szczegóły (po jakimś czasie), zjeżdżamy na sam dół w celu sprawdzenia, czy system antyplagiatowy zmienił swój status.
Gdy naciśniemy przycisk Odśwież, to status powinien ulec zmianie na System antyplagiatowy zakończył weryfikację pracy.
W kolejnym przykładzie przejdziemy do drugiego dyplomu. W tym celu wybieramy zakładkę Nauczyciel -> Dyplomy -> Aktualne.
Wchodzimy w Szczegóły.
Na tym obrazku widzimy, że promotor może sobie pobrać pracę dyplomową, oświadczenie czy raport ogólny lub szczegółowy z systemu antyplagiatowego.

Raport ogólny wygląda następująco:
Po zapoznaniu się z dokumentacją promotor musi podjąć decyzje odnośnie akceptacji bądź odrzuceniu pracy. Dla naszych potrzeb naciśnijmy przycisk Akceptuję raport i kieruję pracę do recenzji.
Pojawi się nam kolejne okienko w którym musi znaleźć się informacja o tym, co było celem pracy, tak aby recenzent mógł ją ocenić. Należy również zaznaczyć checkboxa, że zapoznaliśmy się z raportem. Następnie naciskamy przycisk Do recenzji.
Jako opiekuni pracy wypełnimy recenzje i wystawimy ocenę. W tym celu naciskamy przycisk Edytuj. Wszystkie pola muszą być wypełnione (minimum 150 znaków). Na samym dole możemy dodać ocenę.

Następnie klikamy Zakończ recenzowanie.
Potwierdzamy operację przyciskiem Zakończ.
Status zmienił się na Wysłana.
Pod tabelką widnieją jeszcze dwa przyciski. W tym przypadku, żeby z nich skorzystać recenzja musiałaby być negatywna. Wówczas zgodnie z regulaminem Dziekan powołuje dodatkowego recenzenta bądź komisję i wtedy zwracamy się do Helpdesku z prośbą o dodanie dodatkowego recenzenta.
W momencie, gdy wszystkie recenzje mają już oceny, to promotor je widzi.
Przejdźmy do zakładki Dziekanat, aby przekonać się jak będzie wyglądało, to po stronie dziekanatu.
Wchodzimy w Szczegóły dyplomu. Na samym dole będą widniały oceny.

Naciskamy przycisk Ostatecznie zatwierdzam recenzje i przekazuję pracę do JSA. Dzięki temu możemy przygotowywać dla studenta egzamin dyplomowy.
Pojawi się potwierdzające okienko w którym należy zaznaczyć checboxa i kliknąć OK.
W dziekanacie możemy zauważyć, że po zatwierdzeniu raportu zniknął nam wykrzyknik. Mamy wtedy pewność, że student i promotor dopełnili wszelkich obowiązków.
Aby znaleźć wszystkich studentów, którzy przystąpili do egzaminu dyplomowego, którzy mają potwierdzoną pracę i są po dwóch pozytywnych recenzjach, należy wejść w zakładkę Dziekanat -> Studenci -> Dyplomy.
Interesują nas wszystkie prace zatwierdzone w JSA i w tym celu należy ustawić taki filtr:
Następnie Szukaj. Pojawi nam się wynik wyszukiwania. W naszym przykładzie mamy jedną pracę zaakceptowaną w JSA. Widzimy, że tylko jedna osoba spełnia warunek, aby zająć się tą osobą i przygotowywać jej egzamin dyplomowy. Należy pamiętać o tym, żeby zweryfikować czy dana osoba posiada zaliczenia ze wszystkich przedmiotów!
Aby to sprawdzić klikamy w zakładkę Przedmioty oraz wybieramy Kierunek.
Weryfikujemy oceny, czy wszystko się zgadza. Możemy wejść w Zestawienie w którym również możemy zweryfikować wszystkie przedmioty studenta.
Możemy wejść również w specjalność, ale widok ocen będzie ograniczony.

Edycja dyplomu

W aplikacji Dziekanat, będąc w podglądzie studenta, przechodzimy do zakładki Dyplomy.
Następnie klikamy Edytuj.

Zobaczyć możemy poniższe pola:
1. Data złożenia pracy data zaktualizowała się w momencie, gdy przeszliśmy przez proces weryfikacji JSA,
2. Przedłużony termin jest to informacja dla pracowników dziekanatu. Jeżeli student uzyska zgodę od Dziekana na przedłużenie terminu złożenia pracy, to w tym polu możemy taką datę uzupełnić.

Protokół pracy dyplomowej

Klikamy na ikonkę w czerwonej ramce.
Powinny wyświetlić się nam pliki do pobrania.
Ścieżka starego typu, pobranie Protokołu dyplomowego – PDF w języku polskim. Pobrał nam się dokument starego typu, który wygląda następująco:
Wracamy do Edycji pracy.
Wypełniamy poniższe rubryki.

Należy wypełnić pozostałe pola, jak:
- Opiekun pracy,
- Recenzent,
- Przewodniczący komisji,
- Członkowie komisji, powinni być dodani wszyscy, niezależnie od tego czy wcześniej występowali jako opiekun bądź recenzent.
Istnieje również możliwość Wpisania ręcznie osoby spoza PG, ale dążymy do tego, żeby takie osoby, które mają być recenzentem, przewodniczącym komisji czy członkiem komisji, miały utworzone konta w systemie i żeby elektronicznie podpisały się w odpowiednich miejscach. Z takimi osobami na wydziale podpisywana jest umowa cywilnoprawna, dzięki czemu dane osoby znajdują się w naszym systemie.
Jeśli ręcznie dopiszemy osobę spoza PG, to należy wypełnić Dane osoby i wtedy taka informacja będzie podświetlona na czerwono.
Zależy nam, aby osoba była dopisana do systemu i gdy już się w nim znajdzie, to wtedy klikamy Usuń, następnie Wybierz i wyszukujemy osobę w oddzielnym oknie.
Obok nazwiska widnieje również checkbox o treści Wysyłaj powiadomienia o terminie egzaminu. Gdy go zaznaczymy opiekun pracy, recenzent, przewodniczący komisji oraz studenci otrzymają informację o planowanym terminie oraz miejscu obrony.
Gdybyśmy mieli wypełnionych członków komisji, to zaznaczenie checkboxa poniżej sprawiłoby, że oni również dostaliby powiadomienia o terminie i miejscu obrony egzaminu.
Wypełniamy dalsze pola:

Data i godzina egzaminu, jak sama nazwa mówi uzupełniamy datę i godzinę,
Miejsce egzaminu, podajemy dokładną lokalizację,
Średnia ocen, po naciśnięciu Przelicz załadują się informację względem tego co możemy zobaczyć u studenta
Punkty kredytowe, pracujemy na studiach II stopnia, które są trzysemestralne (na każdym semestrze, student zdobywa po 30 punktów ECTS), gdyby okazało się, że punktów ECTS jest mniej niż 90, to jest to oznaka tego, że powinniśmy sprawdzić, czy nie ma jakiś braków.

Ocena z pracy dyplomowej, wypełnia pracownik dziekanatu na podstawie dwóch recenzji,
Ocena z egzaminu oraz Wynik studiów, przy protokole elektronicznym nie musimy tych wartości przeliczać przyciskami “Przelicz mgr” oraz “Przelicz inż.”. Sytuacja się zmienia w przypadku protokołu papierowego. Powyższe wartości wprowadza pracownik na podstawie dokumentu, który otrzymuje od przewodniczącego po obronie,
Praktyki, pracownik wypełnia to na etapie przygotowania dyplomu studenta na podstawie zawartości teczki, a później osoba, która wystawia dyplomy i suplementy, weryfikuje poprawność tych wpisów,
Suplementy, w tym oknie wpisujemy dodatkowe informacje o studencie, np. Udział w programie Erasmus+.

Klikamy na przycisk Zapisz. Jeżeli ustawiliśmy datę i godzinę egzaminu, to system zapyta się nas, czy chcemy wysłać powiadomienie. Klikamy tak lub nie.
Jeśli wybierzemy nie, to na dalszym etapie wchodząc w Szczegóły, możemy takie powiadomienie wysłać.
Zjeżdżamy na dół i widzimy przycisk Wyślij powiadomienie o obronie.
Po wypełnieniu niezbędnych informacji, wracamy do podglądu dyplomów. Możemy pobrać je w edytowalnej wersji DOC lub w wersji PDF.
Do naszych potrzeb, pobierzemy wersje PDF. Dokument wygląda następująco:

Stworzenie elektronicznego protokołu

Gdy wszystko mamy już wypełnione, należy wejść w Szczegóły.
Musimy zjechać na sam dół do Protokołów. Następnie klikamy Dodaj protokół dyplomowy.
System zapyta się nas, czy na pewno chcemy dodać protokół dyplomowy. Klikamy Tak.
Odświeżamy stronę, po czym pojawi nam się nowa tabelka. Zobaczyć tutaj możemy podpisy przewodniczącego i członków komisji. Możemy protokół usunąć (1) lub wygenerować dokument w PDFie (2).

Wypełnianie protokołu

Protokół wypełnia nauczyciel. Przechodzimy więc do tej zakładki.
Przy naszym dyplomie widnieje ikonka wykrzyknika. Oznacza to, że Protokół dyplomowy wymaga podpisu.
Wejdźmy w Szczegóły. W dokumencie widzimy wszystko, to co zostało przez nas wcześniej wypełnione.
Nas interesuje Protokół nauczyciela. W protokole możemy pobrać Kartę przebiegu studiów i podejrzeć jakie przedmioty student do tej pory realizował. Zakładamy, że robimy to online i mamy przed sobą studenta, któremu będziemy zadawać pytania na podstawie przedmiotów.
Aby wypełnić protokół, należy wejść w Edycje.
I na tym etapie przewodniczący komisji wypełnia protokół.
Jest również możliwość dodania kolejnego pytania poprzez naciśnięcie opcji z ikonką plusa Dodaj pytanie. Można też zaznaczyć Podwyższenie oceny wraz z uzasadnieniem.

Gdy już wszystko wypełnimy, klikamy Zapisz i wyślij. Widzimy już, że pojawił się Podpis przewodniczącego. Powinny się tutaj znaleźć również podpisy członków, które należy wprowadzić po stronie dziekanatu.
Na tym etapie możemy podejrzeć Szczegóły.

Zatwierdzenie protokołu po stronie dziekanatu

Przechodzimy do Dziekanatu.
Następnie Dyplomy i Szczegóły.
Ponownie zjeżdżamy na sam dół do protokołów. Widzimy już podpis przewodniczącego oraz jednego z członków. Klikamy na przycisk Zatwierdź.
System zapyta się nas czy na pewno chcemy zatwierdzić protokół? Klikamy Tak.
Możemy taki protokół “Odtwierdzić” lub wydrukować protokół w PDFie.
W pliku widać już pytania oraz oceny, podpisy członków i przewodniczącego.
Jesteśmy już po obronie, ocena jest wystawiona, więc czas nadać numer dyplomu.

Po zatwierdzeniu pojawią się nam dodatkowe opcje. Możemy zauważyć, że pojawił się nam numer dyplomu oraz szereg innych dodatkowych opcji. Jeśli wejdziemy w Kursy studenta, to możemy zauważyć, że kurs, który był macierzystym kursem, zmienił status na Absolwenta.

Wróćmy do dyplomów studenta. Opcji Usuń numer (1) dziekanat nie posiada, ale zawsze można zwrócić się do Helpdesku, który taka opcję już posiada. Przekazujemy nasz dyplom do EZD (2). Praca dyplomowa trafia w formie elektronicznej do naszego archiwum.
Zatwierdzamy opcję, że na pewno chcemy przekazać pracę dyplomową do archiwum.
Praca dyplomowa pojawia się w EZD na koncie pracownika, który wykonał tę operację pod numerem sprawy. Będzie ona widoczna w informacji, którą drukujemy do akt. Pracę przekazujemy do zarchiwizowania w EZD i drukujemy dokument do teczki akt osobowych z informacją, gdzie ta praca jest przechowywana i pod jakim numerem (1).
Załóżmy, że chcielibyśmy otrzymać odpis w języku obcym. Klikamy na przycisk Stwórz odpis w jęz. Obcym.
Wybieramy interesujący nas język oraz klikamy Zapisz.

Wybieramy interesującą nas datę.
Obecnie głównie bazujemy na dyplomach elektronicznych, ale finalnie student otrzymuje dyplom w formie papierowej. Dyplomy te są drukowane i składają się z dwóch części. Pierwsza część to wydruk dyplomu, który otrzymujemy z drukarni z napisem Dyplom, a w drugiej części jest treść, którą my drukujemy. Aby wydrukować treść, klikamy na przycisk Drukuj.

Następnie wypełniamy pola w poniższym formularzu:
- Rodzaj, im więcej jest tytułów na początku, tym niżej musimy wydrukować tekst, po to, aby nie wydrukować tekstu na nagłówku, dzięki temu dopasowujemy pionowe rozmieszczenie tekstu,
- Typ wydruku,
- Język wydruku,
- Miejsce urodzenia, które zgodnie z informacją po prawej stronie, należy dokładnie zweryfikować,
- Dodatkowy dostęp, jest to kolejny odstęp pomiędzy całą treścią dyplomu, a uczelniami i wydziałami,
- Wersja druku, tak jak wcześniej wspomnieliśmy, przechowujemy również starsze wersje,
- Uczelnie współprowadzące,
- Dziedziny i dyscypliny naukowe, powinny się wypełnić automatycznie na podstawie danych z kursu. Aczkolwiek gdyby tych informacji zabrakło, to należy to wypełnić,
- Pieczątka Dziekana i pieczątka Rektora, są to wstępnie wypełnione dane na podstawie konfiguracji.
Po wypełnieniu formularza naciskamy przycisk Przygotuj wydruk.
Po kliknięciu, przycisk zmieni formę. Możemy pobrać dyplom w pliku PDF.
Dyplom drukujemy.
Zamykamy nasz formularz przyciskiem Zamknij.
Następnie drukujemy odpis. Proces wygląda tak samo jak i przy naszym dyplomie. Uzupełniamy brakujące parametry. Klikamy Przygotuj wydruk, pobieramy PDFa, fizycznie drukujemy i zamykamy okno.
Gdy już posiadamy wydrukowane dyplomy zostaje jeszcze kwestia uwiarygodnienia ich podpisami przez władze uczelni. Dyplomy są przekazywane w formie “jednej paczki” do Działu Kształcenia.
Przechodzimy do zakładki Studenci -> Dyplomy. W naszym przykładzie będziemy mieli tylko jedną osobę.
Ustawiamy odpowiednie filtry i klikamy Szukaj.
Zaznaczamy dokumenty, które chcemy przekazać do Działu Kształcenia w celu pobrania dla nas podpisów. W tym celu używamy przycisku Przekaż do DK i RD.
System zapyta się nas czy chcemy zmienić status dyplomów. Potwierdzamy Tak.
*Powinny być wyświetlone dwa dyplomy - błąd systemu.
Pobieramy protokół przekazania dla wybranych dyplomów.
Następnie klikamy Zamknij.
Z tym protokołem i paczka dyplomów udajemy się fizycznie do Działu Kształcenia, który odbiera od nas dyplomy. DK wyszukuje ID paczki oraz Potwierdza odbiór w DK i RD.
W następnym kroku należy potwierdzić odbiór w DK i RD. Klikamy Tak.
Status powinien ulec zmianie i przyjąć następujące parametry. Z tej informacji wiemy, że dokumenty dotarły do DK i właśnie ten dział zajmie się dalszym przygotowaniem paczki.
Na dalszym etapie DK może dokumenty Przekazać do poprawy lub Przekazać do podpisu do Rektora.
Potwierdzamy klikając Tak.
W tym momencie status się zmienił.
Gdy Rektor podpisze dyplomy, to trafiają one do statusu Podpisany – do odbioru w DK i RD.
Jest to sygnał dla pracownika, że można udać się do DK i odebrać gotową paczkę z dyplomami. Gdy znajdują się one w dziekanacie, to pracownik musi kliknąć w opcję Przekaż do odbioru.
Status zmienił się na Do odbioru w dziekanacie. Dzięki temu studenci wiedzą, że mogą odebrać dyplom w dziekanacie.
Przechodzimy do zakładki student, aby zobaczyć jak wygląda tak informacja.
Student nie zablokował powiadomień z systemu, więc również otrzyma smsa z informacją.
Wiemy już o tym, że dyplom jest gotowy, więc możemy udać się do dziekanatu w celu odebrania go.
Wyszukujemy studenta w wyszukiwarce.
Następnie naciskamy Dyplomy. Fizycznie wydajemy dyplom studentowi i naciskamy Odebrany.
Potwierdzamy przyciskiem Tak.
Potwierdzenie mamy w osobnym dokumencie gdzie student kwituje odbiór dyplomu, suplementu bądź czegokolwiek innego. Natomiast, gdy wejdziemy w Szczegóły możemy zobaczyć całą historię dokumentu.

Wypełnianie suplementu

Elektroniczna księga dyplomów

Wchodzimy w zakładkę Dane -> Zestawienia -> Księga dyplomów.
Ustawiamy odpowiednie filtry, następnie naciskamy Generuj.
Klikamy na plik PDF.
Wygeneruje nam się lista dyplomów.