Witryny w Repozytorium

Korzystanie z repozytorium dokumentów w witrynie nie różni się znacząco od korzystania z repozytorium "w ogóle". Po kliknięciu w Biblioteka dokumentów zostaniemy przeniesienie do plików i folderów. W tym widoku, w zależności od posiadanych uprawnień możemy pobierać pliki, umieszczać je (np. poprzez przycisk Wczytaj) oraz tworzyć nowe foldery:

Przykładowo po kliknięciu Nowy folder system poprosi nas o podanie nazwy folderu (która jest obowiązkowa) i innych, opcjonalnych danych:

Dzięki temu możemy stworzyć przejrzystą strukturę dokumentów. Dokumenty umieszczone w repozytorium zachowują się dokładnie tak, jak np. dokumenty umieszczanie przez Biuro Rektora i rozsyłane do wszystkich pracowników, mechanizm ten jest dobrze znany na Uczelni. Kluczową opcją, dla osób posiadających odpowiednie uprawnienia, jest opcja Edytuj offline oraz Wyślij nową wersję. Ze względu na to, że teoretycznie mogłoby zdarzyć się, że więcej niż jedna osoba pracuje nad danym dokumentem, należy każdorazowo edycję dokumenty rozpoczynać od kliknięcia Edytuj offline a kończyć poprzez Wyślij nową wersję.

Przestrzeganie tego schematu postępowania zapobiegnie powstaniu kilku różnych wersji tego samego dokumentu, ponieważ po użyciu opcji Edytuj offline dokument jest zablokowany do edycji przez innych użytkowników witryny.

Użytkowników do witryny dodajemy poprzez wysłanie zaproszenia. W tym celu przechodzimy do części Członkowie, gdzie znajduje się wyszukiwarka osób – wystarczy użyć nazwiska danej osoby i kliknąć Szukaj:

Po chwili (czasami kilka sekund) otrzymamy wszystkie pasujące wyniki – klikając przycisk Dodaj przy poszczególnych osobach…

… przenosimy wybrane osoby do prawej części okna:

Po dodaniu kilku interesujących nas osób klikamy przycisk Ustaw wszystkie role na i wybieramy odpowiedni poziom uprawnień (możemy także pojedynczo ustawiać role przyciskiem Wybierz rolę, ale przy kilkunastu osobach będzie to zbyt pracochłonne):

Używane w witrynach role:

Kierownik – pełne uprawnienia do witryny
Współpracownik – możliwość zarządzania plikami, ale nie uprawnieniami osób
Współtwórca – możliwość umieszczania nowych wersji dokumentów
Konsument – możliwość odczytu dokumentów

Kiedy wszystkie osoby mają już ustawioną właściwą rolę, klikam na przycisk Zaproś:

Wybrane osoby otrzymają mailowe zaproszenie do witryny z linkiem, po kliknięciu którego dołączą do witryny i zyskają nadany wcześniej dostęp.

Osoby z uprawnieniami kierownika, przechodząc do sekcji "Członkowie" mają możliwość zapoznania się z listą osób należących do witryny oraz usunięcia poszczególnych osób (przycisk Usuń):

Możliwe jest także wykonanie zmiany uprawnień poszczególnych użytkowników witryny (rozwijając aktualną rolę możemy wykonać zmianę):

Uwaga – w przypadku, gdyby ktoś maila z zaproszeniem zignorował, zgubił, skasował, itp. należy w pierwszej kolejności wejść w sekcję Członkowie i dalej w Oczekujące zaproszenia, po czym należy usunąć wcześniej wysłane zaproszenie. W tym momencie poprzednie zaproszenie traci ważność a my możemy wysłać nowe zaproszenie.