Konfiguracja folderów współdzielonych (Thunderbird)

Wstęp

Sprawne wykorzystywanie folderów współdzielonych i przypisanych do nich aliasów wymaga poprawnego skonfigurowania klienta pocztowego u wszystkich użytkowników tych folderów. Poniżej przedstawiamy zalecaną konfigurację wraz z przykładami użycia. W poniższej instrukcji aby lepiej zobrazować sam proces konfiguracji, posługujemy się fikcyjną jednostką organizacyjną o nazwie "CUI test PG", która posiada alias mailowy cui.test.pg@pg.gda.pl przypisany do folderu współdzielonego. Dzisiaj bardzo rzadko stosuje się domenę pg.gda.pl, większość usług uniwersyteckich przeszła na domenę pg.edu.pl.

Menedżer subskrypcji

Po otrzymaniu uprawnień do folderu współdzielonego należy w kliencie pocztowym Thunderbird (konfiguracja samej skrzynki pocztowej jest przedstawiona w oddzielnej instrukcji) kliknąć prawym klawiszem myszy na jednym z folderów w skrzynce:


Zostanie otwarte menu kontekstowe zawierające wiele opcji, nas interesuje Menedżer subskrypcji:

Open

Po otwarciu menedżera mamy możliwość określenia, które z folderów dostępnych dla nas na serwerze będą wyświetlane w kliencie pocztowym. Wszystkie foldery współdzielone, do których mamy dostępy, znajdować się będą w gałęzi Shared Folders:



Po rozwinięciu tej gałęzi zobaczymy foldery, do których posiadamy uprawnienia odczytu:


Zaznaczamy te foldery, które chcemy subskrybować (w naszym przypadku jest to jeden folder cui.test.pg):



Po zaznaczeniu folderu klikamy OK by zamknąć menedżera subskrypcji.

Odczyt folderu współdzielonego

Zasubskrybowane przez nas foldery będą się wyświetlały w drzewku folderów naszej skrzynki w gałęzi Shared Folders:



Po rozwinięciu tej gałęzi możemy wejść do folderu, po prawej stronie zobaczymy znajdujące się w nim wiadomości:

Open

Domyślnie Thunderbird może nie grupować wątków, aby włączyć tą opcję klikamy na belce z ikoną przedstawioną poniżej:

Od tego momentu mamy podgląd wiadomości znajdujących się w folderze wraz z widokiem wątków

Zarządzanie tożsamościami

Jeżeli mamy możliwość także wysyłania maili z aliasy przypisanego do folderu współdzielonego, zaleca się ustawienie wysyłania kopii wiadomości na ten alias, dzięki czemu w folderze współdzielonym odkładać się będzie cała historia korespondencji. Aby ustawić wysyłanie takich kopii należy kliknąć prawym klawiszem myszy na nazwie skrzynki (nie tak jak poprzednio na dowolnym folderze, ale na pierwszej pozycji jaką widzimy w swojej skrzynce, często będzie tu wpisany po prostu nasz adres mailowy), tak jak przedstawiono na rysunku poniżej, następnie należy kliknąć na Ustawienia:

W ustawieniach, po upewnieniu się że w lewej kolumnie jest wybrana nasza skrzynka, klikamy znajdujący się na dole po prawej stronie przycisk Zarządzaj tożsamościami

W oknie, które wyświetli dostępne tożsamości klikamy Dodaj

Następnie na pierwszej zakładce (Ustawienia) wpisujemy kolejno imię i nazwisko (takie dane będą się wyświetlały u odbiorców wysłanych przez nas wiadomości), adres email i zwrotny adres email (tu wpisujemy alias przypisany do naszego folderu współdzielonego) i nazwę organizacji. Mamy od razu możliwość ustawienia sygnaturki jaka będzie doklejana do wysłanych wiadomości – w naszym przykładzie użyjemy nazwy naszej fikcyjnej jednostki organizacyjnej "CUI test PG", ale poza tym warto dopisać także swoje imię i nazwisko, aby odbiorcy naszych wiadomości i pozostałe osoby obsługujące folder wiedziały kto jest faktycznym autorem wiadomości):

Następnie przechodzimy na zakładkę Kopie i foldery i zaznaczamy pozycję wysyłaj kopię do:

Adres naszej tożsamości powinien pojawić się automatycznie w polu obok:

Następnie klikamy OK i zamykamy okienko zarządzania tożsamościami:

W tym momencie mamy skonfigurowaną możliwość wysyłania wiadomości z "tożsamością naszej jednostki organizacyjnej".

Przykłady użycia

Wysyłanie wiadomości w imieniu naszej jednostki (czyli z użyciem aliasu) jest bardzo proste – wystarczy kliknąć na polu Nadawca:

Rozwinie się lista, z której wybieramy tożsamość jakiej chcemy użyć przy wysyłaniu wiadomości:

Proszę zwrócić uwagę, że automatycznie zmienił się adres Odpowiedź do, zostało zaplanowane wysłanie kopii oraz zmieniła się doklejona sygnaturka:

Standardowo wypełniamy pole Do wpisując adresata, wpisujemy treść wiadomości i wysyłamy wiadomość:

Po wysłaniu, kopia wysłanej przez nas wiadomości trafia do naszego folderu współdzielonego (inne osoby mające dostęp także zobaczą tą wiadomość):

W przypadku otrzymania odpowiedzi, podepnie się ona do pierwotnej wiadomości:

W ten sposób cała jednostka korzystająca z aliasu i folderu współdzielonego może prowadzić razem korespondencję ze swoimi interesantami.

Pojawiające się problemy

W trakcie pracy z folderami współdzielonymi mogą pojawić się następujące problemy:

• brak nowych wiadomości, mimo że powinny być w folderze

• brak możliwości zapisania wysłanych wiadomości

• brak możliwości wysłania wiadomości

W przypadku braku nowych wiadomości w folderze współdzielonym, jeżeli mamy pewność że wiadomość została do nas wysłana, wystarczy wyjść z tego folderu (np. wejść w Odebrane w swojej skrzynce pocztowej) i ponownie wejść do współdzielonego folderu.

Brak możliwości zapisania wysłanych wiadomości może zdarzyć się przy nieco innej konfiguracji niż przedstawiona w powyższej instrukcji (przy zapisywaniu wysłanych wiadomości bezpośrednio w folderze zamiast wysyłania kopii wiadomości na nasz alias) – jeżeli sytuacja się powtarza należy zmienić konfigurację na przedstawioną powyżej w części zarządzania tożsamościami.

Brak możliwości wysyłania wiadomości wynika z braku uprawnień użytkownika do wysyłania maili jako dana jednostka

Powiązane artykuły