Spotkania PG

Administratorzy aplikacji (pracownicy CUI), zgodnie z otrzymanym wnioskiem tworzą tzw. zespół (grupę osób). Wniosek o utworzenie zespołu należy kierować drogą elektroniczną na adres helpdesk@pg.edu.pl.
Przesłany wniosek powinien zawierać:

• listę osób, które mają zostać przypisane do tworzonego zespołu (imię, nazwisko, adres e-mail w domenie pg.edu.pl) – inne adresy mailowe (wydziałowe, zewnętrzne) będzie mógł później dopisać Organizator spotkania,

• wskazanie przynajmniej jednej osoby z tworzonego zespołu, która uzyska uprawnienia Organizatora spotkań.

Osoba będąca Organizatorem spotkań za pomocą aplikacji Spotkania PG będzie:

• edytować i obsługiwać propozycje terminów spotkania,

• powiadamiać członków zespołu o propozycjach terminów,

• powiadamiać członków zespołu o finalnie przyjętym terminie spotkania.

W głównym widoku aplikacji przedstawionym na poniższej ilustracji, wejdź w zdefiniowany zespół.

Open

Po kliknięciu w określony zespół, znajdziesz się w widoku przedstawiającym szczegółowe informacje (patrz ilustracja poniżej). Na tym poziomie możesz dodać kolejnych członków zespołu:

• pracowników PG możesz wyszukiwać po nazwisku (w polu Dodaj pracownika),

• osoby spoza PG możesz dodać za pomocą pola Dodaj e-mail, podając adres poczty elektronicznej deklarowanych osób.

Po ustaleniu składu zespołu, kliknij w niebieski przycisk Dodaj nowe.

Następnie ustal nazwę (tytuł) spotkania. Zaznaczona na ilustracji opcja Dodaj wszystkie osoby automatycznie spowoduje uwzględnienie wszystkich wcześniej wybranych członków zespołu oraz zaproszenie ich na tworzone przez Ciebie spotkanie (zaproszenie wysyłane jest w formie e-maila). Zatwierdź czynność, klikając na niebieski przycisk Dodaj nowe.

Po kliknięciu na wspomniany przycisk Dodaj nowe, udostępniony zostanie widok terminu, jak na poniższej ilustracji.

W polu Terminy wskaż proponowane terminy spotkań (możesz zaproponować jeden lub więcej terminów). Po wskazaniu daty i godziny kliknij Dodaj. Powtórz czynność dla kolejnych proponowanych przez Ciebie terminów.

W tym samym widoku aplikacji możesz zweryfikować listę uczestników spotkania i ewentualnie wprowadzić korekty, wykorzystując wspomniane pola do dodawania pracownika PG lub osoby spoza Uczelni. Możesz również usunąć tych uczestników wydarzenia, do których zaproszenie nie powinno zostać wysłane.

Kolejną czynność stanowi wysłanie zaproszenia do uczestników spotkania. Zaproszenie przesłane będzie w formie wiadomości elektronicznej z proponowanymi terminami. W celu wysłania zaproszenia, kliknij na przycisk Wyślij wiadomość e-mail z zaproszeniem.

Podgląd wysyłanej wiadomości, jej rodzaj (w tym przypadku jest to Propozycja spotkania) oraz osoby zaznaczone jako adresaci zaproszenia, widoczni będą w kolejnym etapie, który przedstawiony jest na poniższym zrzucie ekranu.

Kliknij na przycisk Wyślij wiadomości, aby wysłać zaproszenie z propozycją spotkania.

W tym samym widoku aplikacji możesz zmienić treść stopki, która umieszczana jest w wysyłanej wiadomości (przycisk Konfiguracja stopki). Widok edycji treści stopki ukazany jest na rysunku:

Przy wysyłaniu wiadomości wyświetlane jest okno potwierdzenia decyzji:

Po zatwierdzeniu wysłania zaproszenia, wyświetlone zostanie potwierdzenie wykonania zadania, tak jak na poniższej ilustracji.

Wykaz wszystkich spotkań zdefiniowanych przez organizatora spotkania widoczny jest na stronie głównej aplikacji i wygląda analogicznie jak na poniższym rysunku.

Zestawienie przedstawia niezbędne informacje, jednoznacznie wskazuje rolę danej osoby (role Uczestnik lub Organizator), a także umożliwia wykonywanie czynności:

• szybkie wyszukiwanie spotkań (pole Szukaj),

• dostęp do szczegółów spotkań – przy pomocy odnośników (którymi są nazwy w kolumnie Spotkanie),

• oddanie głosu (swojej opinii nt. terminu danego spotkania).

We wspomnianej powyżej tabeli w kolumnie Twoja odpowiedź możesz udzielić odpowiedzi w sprawie dopasowania terminu spotkania. W tym celu kliknij na link Oddaj głos – w odpowiednim wierszu tabeli. Po kliknięciu, wyświetlony zostanie następujący widok:

Wybierz dogodny dla siebie termin poprzez zaznaczenie pola wyboru w dolnej części widocznej tabeli. Jeśli każdy z proponowanych terminów jest dla Ciebie odpowiedni, możesz wybrać TAK dla wszystkich proponowanych terminów. Aby zapisać swoją dyspozycję, kliknij przycisk Zapisz.

Aby przejrzeć odpowiedzi uczestników w sprawie ich preferencji co do terminu spotkania, w widoku Zarządzaj spotkaniem kliknij przycisk Pokaż odpowiedzi / wybierz datę, jak na rysunku.

Po kliknięciu wspomnianego przycisku, wyświetlony zostanie widok dostępnych terminów spotkań oraz odpowiedzi uczestników. W celu finalnego zatwierdzenia określonego terminu spotkania, użyj opcji Kopiuj termin widocznej na poniższej ilustracji.

Spowoduje to skopiowanie terminu do sekcji Wybrany termin. Następnie kliknij na przycisk Zapisz znajdujący się w tej sekcji. Wpisana data i godzina stanie się ostatecznie przyjętym terminem planowanego spotkania.

Następnie należałoby poinformować wszystkich uczestników spotkania o finalnie ustalonym terminie. We właściwych polach tekstowych (zgodnie z poniższym rysunkiem) dodaj opis (komunikat) związany z organizacją spotkania i określ miejsce spotkania. Dostępna jest w tym miejscu opcja Ukryj odpowiedzi innych osób. Jej zaznaczenie spowoduje, że żaden z uczestników spotkania nie będzie widział odpowiedzi innych osób – w kwestii wyboru terminu spotkania.

Podgląd wiadomości, która zostanie wysłana do adresatów (uczestników spotkania), jak również lista adresatów powiadomienia, dostępne są z poziomu zarządzania spotkaniem przed wysłaniem wiadomości. Aby wysłać wiadomość e-mail do członków zespołu, kliknij przycisk Wyślij wiadomości.

Poniżej dla celów poglądowych zamieszczono ilustracje przedstawiające wygląd wiadomości wysyłanych przez aplikację Spotkania PG do uczestników spotkań: