Projekty - Zgłoszenia

Dodawanie zgłoszeń odbywa się na zakładce Zgłoszenia → Dodaj zgłoszenie:

Open

Po kliknięciu ikony otworzy się formularz dodawania nowego zgłoszenia, w którym w pierwszej kolejności wybieramy typ zgłoszenia, a poniżej rozwijanej listy znajduje się legenda, która ułatwia wybór odpowiedniego typu zgłoszenia:

Po wybraniu typu zgłoszenia otworzy się dalsza część formularza z odpowiednimi polami do wypełnienia. Pola oznaczone gwiazdką są polami obowiązkowymi. Domyślnie też wypełniony jest autor projektu (na podstawie danych osoby zalogowanej). W trakcie wypełniania formularza możemy spotkać listy rozwijane, wybór z wyszukiwaniem oraz pola do uzupełnienia.

W przypadku wątpliwości dotyczących konkretnego pola, wystarczy skorzystać z kontekstowej pomocy dostępnej pod ikoną ze znakiem zapytania, jak na rysunku poniżej.

Część pól jest definiowana od strony systemu (np. kursy walut) i osoba składająca wniosek nie ma wpływu na te wartości.

W każdej chwili wypełniania formularza możemy użyć znajdujących się na jego końcu przycisków, które pozwolą nam m.in. zapisać kopię roboczą (do której możemy potem powrócić), wyczyścić cały formularz lub anulować jego wypełnianie.

Po wypełnieniu całego wniosku możemy go wysłać do weryfikacji – od tego momentu nie będziemy mogli już wprowadzać do niego zmian. Po wysłaniu wniosku do weryfikacji system wyświetli dodatkowe informacje:

Zgłoszenia wysłane przez nas dostępne są na zakładce Zgłoszenia → Moje zgłoszenia.

Filtrowanie zgłoszeń odbywa się za pomocą wyszukiwarki, w której możemy określić kilka kluczowych danych. Lista wyników wyszukiwania prezentowana jest w postaci tabeli, w przypadku większej ilości wyników tabela dzielona jest na strony:

Istotna w tej tabeli jest kolumna Status oraz Operacje, które zmieniają się w zależności od statusu zgłoszenia – możemy nasze zgłoszenie podejrzeć, pobrać lub edytować.

Dodatkowymi opcjami do dyspozycji zgłaszającego są:

• ustawianie asystenta, który otrzymuje takie same uprawnienia jak osoba zgłaszająca,

• możliwość dodawania plików i organizacji ich w folderach.

W celu wykorzystania powyższych opcji należy wyszukać swoje zgłoszenie i na liście wyników kliknąć w kolumnie Operacje ikonę lupy:

Wyświetlone zostaną szczegóły naszego zgłoszenia oraz dwie zakładki: Asystenci i Pliki:

Po przejściu na zakładkę Asystenci mamy możliwość wybrania osoby lub osób, które będą miały w ramach danego zgłoszenia uprawnienia podobne do naszych. Najpierw klikamy Dodaj:

Otworzy się okno, w którym możemy wybrać asystenta. W celu łatwiejszego zarządzania asystentami należy skorzystać z dostępnej wyszukiwarki, która ograniczy nam ilość wyników. W celu wybrania konkretnej osoby klikamy link Wybierz znajdujący się w kolumnie Operacje:

Dodany przez nas asystent pojawi się na liście. W tym momencie możemy dodać kolejnego asystenta klikając Dodaj lub możemy zakończyć edycję.

W celu dodania plików należy przejść na zakładkę Pliki, gdzie mamy możliwość utworzenia katalogu i dodania pliku:

Po kliknięciu w Utwórz katalog możemy stworzyć folder o wybranej przez nas nazwie:

Utworzony katalog widoczny jest na liście – możemy go usunąć lub zmodyfikować korzystając z ikon w kolumnie Operacje, jeżeli chcemy otworzyć nowo utworzony katalog, klikamy na jego nazwę:

Po wejściu do katalogu możemy kliknąć Dodaj plik, otworzy się wówczas okno, w którym możemy wkleić ścieżkę do pliku lub otworzyć standardowe okienko przeglądania poprzez kliknięcie przycisku Wybierz:

Dodane pliki widoczne są w tabeli, dodatkowo w kolumnie Operacje mamy możliwość pobrania pliku, edycji i usunięcia:

Możemy teraz dodać kolejne pliki i/lub katalogi.

Edycja zgłoszenia możliwa jest w przypadku zgłoszeń zapisanych jako kopia robocza lub w przypadku zgłoszeń odesłanych do poprawy. 

Aby zobaczyć powód odesłania wniosku do poprawy należy kliknąć ikonę lupki, która odeśle nas do szczegółów wniosku. Na samym dole w sekcji Historia zmian statusu, znajdziemy uzasadnienie odesłania wniosku do poprawy oraz osobę, która sprawdzała wniosek. 

Z tego miejsca możemy od razu przejść do poprawy wniosku, klikając Edytuj.

Edycję kopii roboczej możemy dokonać wykonać klikając ikonę ołówka w tabeli ze zgłoszeniami. Po naniesieniu niezbędnych poprawek/uzupełnieniu wniosku możemy ponownie zapisać (jako kopia robocza) lub zapisać i przekazać do ponownej weryfikacji.

Po zaakceptowaniu wniosku przez Centrum Zarządzania Projektami status wniosku zmieni się, a sam wniosek zostanie przeniesiony do zakładki Projekty.

Po zweryfikowaniu zgłoszenia przez Centrum Zarządzania Projektami autor zgłoszenia otrzyma powiadomienie o zaakceptowaniu zgłoszenia.

Następnie autor zgłoszenia powinien uzyskać podpisy, osób akceptujących projekt. Może to zrobić na dwa sposoby, wykorzystując elektroniczną formę obiegu zgłoszenia (zalecana) lub tradycyjną formę obiegu zgłoszenia (alternatywna).

Elektroniczna forma obiegu dokumentu (zalecana)

Aby skorzystać z elektronicznego obiegu dokumentów należy:

1. Otworzyć zgłoszenie projektowe klikając ikonę lupki w tabeli ze zgłoszeniami.

2. Następnie w zakładce eZgłosznie wybrać opcję Dodaj eZgłoszenie.

3. W wyświetlonym oknie wybrać szablon eZgłoszenia. Należy wybrać podpis zgłoszenia standardowy (dla projektów realizowanych w jednej jednostce) lub - międzywydziałowy (dla projektów realizowanych w dwóch jednostkach) i kliknąć Utwórz.

4. Pojawi się tabela ze zgłoszeniem.

5. Aby podpisać takie zgłoszenie i przesłać je do dalszej akceptacji, należy kliknąć Wypełni w kolumnie Operacje. Wyświetli się szczegóły tego zgłoszenia. 

6. W sekcji Autor będzie wyświetlona osoba, która wysyła zgłoszenie oraz wolne pole do wskazania osoby upoważnionej do dalszej akceptacji (po wpisaniu pierwszych liter nazwiska wyświetli się podpowiedź).

7. Po wskazaniu osoby do akceptacji należy kliknąć Podpisz i wyślij.

8. Pojawi się komunikat o pomyślnym wysłaniu eDokumentu.

9. Postęp w akceptacji zgłoszenia można obserwować wchodząc w szczegóły zgłoszenia w zakładkę eZgłoszenia.

Tradycyjna forma obiegu zgłoszenia (alternatywna):

1. Należy pobrać formularz zgłoszenia w postaci PDF i go wydrukować.

2. Podpisać wydrukowane zgłoszenie, uzyskać podpisy władz jednostki, a następnie przekazać dokument w formie papierowej do Centrum Zarządzania Projektami (Gmach B pok. 402 A).