Aliasy i skrzynki współdzielone, uprawnienia do zasobów pocztowych oraz informacje wymagane do zgłoszenia

Pamiętaj, że administratorzy poczty, jak też inni pracownicy Centrum Usług Informatycznych NIGDY nie proszą o przesłanie/podanie LOGINU wraz z HASŁEM do poczty jednocześnie (albo samego HASŁA) w jakimkolwiek celu (np. dla potwierdzenia ważności konta, odzyskania danych, do potwierdzenia tożsamości, powiększenia skrzynki pocztowej lub do odblokowania skrzynki pocztowej).
Nie ujawniaj hasła dostępowego do swojego konta żadnej osobie.

Typy zasobów pocztowych

Sprawna wymiana informacji wymaga posługiwania się tym samym językiem. Między pracownikami lub studentami Politechniki Gdańskiej a pracownikami Centrum Usług Informatycznych może dochodzić do pewnych nieporozumień, ze względu na operowanie dość specyficznym słownictwem. Usprawnienie tej komunikacji wymaga wyjaśnienia kilku terminów, jakimi określamy zasoby CUI. Jednym z zakresów tematycznych powodujących najwięcej nieporozumień jest poczta elektroniczna. W centrum Usług informatycznych wyróżniamy następujące zagadnienia związane z pocztą:

skrzynki pocztowe
aliasy pocztowe
listy dystrybucyjne

Poniżej znajduje się szczegółowe omówienie tych zagadnień wraz z przykładami.

Skrzynka pocztowa

To zasób na serwerze pocztowym, gdzie gromadzone są wiadomości związane z kontem użytkownika. Każda skrzynka pocztowa ma przypisany unikalny adres e-mail w formacie login@nazwa_serwera. Na Politechnice Gdańskiej skrzynkami pocztowymi nazywamy konta o adresach takich jak adaprzyk@pg.edu.pl lub s123456@student.pg.edu.pl (dla przykładowej osoby o nazwisku Adam Przykładowy). Ważne jest, aby pamiętać, że studenckie skrzynki pocztowe są zarządzane przez firmę Microsoft, a nie przez Politechnikę Gdańską. Ponadto, adresy typu adaprzy1@pg.edu.pl (z dodatkowymi cyframi, jeśli użytkowników o podobnym nazwisku jest więcej) również oznaczają skrzynki pocztowe.

Skrzynka pocztowa współdzielona:

Skrzynka pocztowa współdzielona to specjalny rodzaj skrzynki e-mail, która umożliwia wielu użytkownikom dostęp do jednego, centralnego konta e-mail. Jest to bardzo użyteczne narzędzie w organizacjach, gdzie współpraca w zakresie obsługi poczty jest niezbędna, np. w zespołach wsparcia technicznego, obsługi klienta czy projektach wymagających wspólnego zarządzania wiadomościami.

Główne cechy skrzynki pocztowej współdzielonej:

Centralna lokalizacja wiadomości: Wszystkie wiadomości wysyłane na adres skrzynki współdzielonej trafiają do jednego folderu "Odebrane", który jest dostępny dla wszystkich użytkowników mających odpowiednie uprawnienia. Dzięki temu cała korespondencja związana z danym projektem, klientem czy działem jest przechowywana w jednym miejscu.
Wspólny dostęp: Użytkownicy mają wspólny dostęp do skrzynki, co oznacza, że mogą przeglądać, odpowiadać i zarządzać wiadomościami. Uprawnienia mogą być dostosowane – np. niektórzy użytkownicy mogą mieć tylko prawo do odczytu, inni zaś pełny dostęp, w tym możliwość usuwania wiadomości.
Historia wiadomości: Nowi użytkownicy, którzy zostaną dodani do skrzynki współdzielonej, mają automatycznie dostęp do całej historii wiadomości. Dzięki temu mogą zapoznać się z wcześniejszą korespondencją bez potrzeby przekazywania starych wiadomości.
Wysyłanie wiadomości: Użytkownicy mający odpowiednie uprawnienia mogą wysyłać wiadomości z adresu skrzynki współdzielonej. Odbiorca widzi, że wiadomość została wysłana z adresu skrzynki współdzielonej, co jest przydatne, gdy np. zespół odpowiada na zgłoszenia pod wspólnym adresem e-mail.
Śledzenie korespondencji: Każdy użytkownik skrzynki współdzielonej może widzieć, kto już odpowiedział na daną wiadomość, co zapobiega duplikacji odpowiedzi i usprawnia współpracę w zespole. Wiadomości mogą być grupowane w wątki, co ułatwia śledzenie ciągłości korespondencji.
Bezpieczeństwo danych: Po odebraniu dostępu do skrzynki współdzielonej użytkownik traci dostęp do całej korespondencji, co minimalizuje ryzyko nieuprawnionego dostępu do danych. To istotne, gdy pracownicy zmieniają stanowisko lub opuszczają organizację.
Nie wpływa na osobiste konto e-mail: Wiadomości z folderu skrzynki współdzielonej nie mieszają się z wiadomościami osobistymi użytkownika. Dzięki temu można oddzielić korespondencję zawodową związaną z konkretnym projektem lub działem od prywatnych maili.

Alias pocztowy

Alias pocztowy to dodatkowy adres e-mail, który przekierowuje wiadomości do jednej lub wielu skrzynek pocztowych. Pracownikom standardowo tworzy się aliasy w formie imię.nazwisko@pg.edu.pl. Alias może również pełnić funkcję dystrybucyjną – na przykład wysłanie maila na adres instruktorsekcjikarate@pg.edu.pl (przykładowy adres) może spowodować dostarczenie wiadomości do wszystkich instruktorów karate na Politechnice. Alias może również kierować wiadomości do folderu współdzielonego.

Różnice między aliasami a skrzynkami współdzielonymi

Alias pocztowy:

Funkcja przekierowania: Alias jest dodatkowymi adresem e-mail, który przekierowuje wiadomości do jednej lub wielu skrzynek pocztowych. Nie jest to osobna skrzynka, a jedynie adres, który "maskuje" docelową skrzynkę lub skrzynki.
Brak oddzielnej przestrzeni na wiadomości: Alias nie przechowuje wiadomości w osobnym folderze. Wszystkie wiadomości przychodzące na alias trafiają do głównej skrzynki użytkownika lub użytkowników, mieszając się z ich osobistymi mailami.
Brak dostępu do historii wiadomości: Nowi odbiorcy dodani do aliasu nie mają dostępu do wiadomości, które były wysyłane na ten adres przed ich dołączeniem. Alias nie umożliwia zarządzania wcześniejszymi wiadomościami.
Ograniczona kontrola: W przypadku obsługi aliasu przez wiele osób, nie ma możliwości śledzenia, czy ktoś inny odpowiedział na wiadomość. Brakuje mechanizmów do śledzenia odpowiedzi i zarządzania wiadomościami grupowymi.
Przykład zastosowania: Alias może być przydatny, gdy chcesz, aby wiele osób mogło otrzymywać wiadomości przesyłane na jeden adres (np. alias funkcyjny), ale nie jest to skuteczny sposób na współpracę przy zarządzaniu wspólnymi wiadomościami.

Skrzynka współdzielona:

Oddzielna przestrzeń na wiadomości: Skrzynka współdzielona to fizyczna skrzynka e-mail, która ma własny folder „Odebrane” i inne foldery pocztowe, dostępne dla wielu użytkowników. Wiadomości są przechowywane w jednym miejscu, niezależnie od prywatnych skrzynek użytkowników.
Dostęp do historii wiadomości: Nowi użytkownicy dodani do skrzynki współdzielonej mają dostęp do całej historii wiadomości znajdujących się w tej skrzynce. Wszyscy użytkownicy mogą przeglądać te same wiadomości, co ułatwia śledzenie korespondencji i historii działań.
Zaawansowane zarządzanie: Użytkownicy mają kontrolę nad wiadomościami w skrzynce współdzielonej. Mogą sprawdzać, kto już odpowiedział na wiadomość, co poprawia koordynację i spójność działań zespołu. Wiadomości mogą być grupowane w wątki, co ułatwia organizację korespondencji.
Uprawnienia i kontrola dostępu: Po odebraniu dostępu użytkownik traci możliwość przeglądania wiadomości, co zwiększa bezpieczeństwo danych.
Przykład zastosowania: Skrzynki współdzielone są idealne do zarządzania korespondencją zespołową, gdzie kilka osób musi współpracować nad odpowiedziami i obsługą maili. Są one używane w sytuacjach, gdy wiadomości muszą być dostępne dla całego zespołu, np. w obsłudze klienta lub w pracy nad projektem.

Podsumowanie:

Alias jest prostym przekierowaniem wiadomości bez dodatkowej funkcjonalności zarządzania nimi, natomiast skrzynka współdzielona zapewnia pełną przestrzeń e-mail, która jest udostępniana wielu użytkownikom z możliwością zaawansowanego zarządzania korespondencją.

Lista dystrybucyjna

To lista adresów e-mail, na które są przekazywane wiadomości wysłane na określoną listę. W przeciwieństwie do aliasów, listy dystrybucyjne umożliwiają ograniczenie osób, które mogą wysyłać wiadomości na tę listę.

Uprawnienia do zasobów pocztowych - Informacje wymagane do zgłoszenia

W przypadku aliasów i skrzynek współdzielonych należy zwrócić uwagę na uprawnienia użytkowników:

dostęp tak/nie

Pełna kontrola: Użytkownik ma pełne uprawnienia do przeglądania, odpowiadania, przekazywania i usuwania wiadomości.
Brak dostępu: Użytkownik nie ma dostępu do skrzynki ani możliwości przeglądania wiadomości.

możliwość wysyłania maili jako alias tak/ nie

Wysyłanie jako alias: Użytkownik może wysyłać wiadomości z adresu aliasu, nie mając jednak pełnego dostępu do zarządzania zawartością skrzynki.
CopyToUser: Istnieje możliwość, aby kopie wiadomości wysyłanych na skrzynkę trafiały bezpośrednio do wskazanej osoby.

Warto pamiętać, że uprawnienia w skrzynkach współdzielonych są globalne i nie można selektywnie blokować funkcji, takich jak kasowanie wiadomości.

Aby uzyskać dostęp do skrzynki współdzielonej lub aliasu, należy podać:

Imię i nazwisko osoby, która ma uzyskać dostęp.
Numer pracownika lub krótki login do jednoznacznej identyfikacji.
Datę ważności dostępu do skrzynki współdzielonej/aliasu (zgodnie z decyzją władz CUI, nie można wnioskować o dostęp na czas nieokreślony; dostęp można przedłużać po wysłaniu maila do Helpdesku).
Potwierdzenie prośby o utworzenie aliasu lub skrzynki musi być zatwierdzone przez Kierownika lub Dyrektora wydziału/jednostki.