Aliasy i foldery współdzielone

Typy zasobów pocztowych

Sprawna wymiana informacji wymaga posługiwania się tym samym językiem. Między pracownikami lub studentami Politechniki Gdańskiej a pracownikami Centrum Usług Informatycznych może dochodzić do pewnych nieporozumień, ze względu na operowanie dość specyficznym słownictwem. Usprawnienie tej komunikacji wymaga wyjaśnienia kilku terminów, jakimi określamy zasoby CUI. Jednym z zakresów tematycznych powodujących najwięcej nieporozumień jest poczta elektroniczna. W centrum Usług informatycznych wyróżniamy następujące zagadnienia związane z pocztą:

• skrzynki pocztowe

• aliasy pocztowe

• foldery współdzielone

• listy dystrybucyjne

Poniżej znajduje się szczegółowe omówienie tych zagadnień wraz z przykładami.

Skrzynka pocztowa –  zasób na serwerze pocztowym, gdzie gromadzone są listy związane z kontem użytkownika, dla której bezpośredni adres pocztowy ma postać login@nazwa_serwera. Na Politechnice Gdańskiej skrzynkami pocztowymi nazywamy konta o adresach adaprzyk@pg.edu.pl lub s123456@student.pg.edu.pl (dla przykładowej osoby nazywającej się Adam Przykładowy). Należy również pamiętać, że studenckie skrzynki pocztowe nie są już dłużej zarządzane przez PG, lecz firmę Microsoft. Także adresy typu adaprzy1@pg.edu.pl (z jedynką i kolejnymi cyframi, jeśli skrzynki należą do różnych osób nazywających się tak samo) wskazują na skrzynki pocztowe.

Alias pocztowy – adres pocztowy kierujący pocztę do skrzynki pocztowej skojarzonej z podaną nazwą skrzynki użytkownika lub do wielu skrzynek lub innych aliasów. Standardowo dla skrzynek pracowniczych tworzone są aliasy w postaci adam.przykladowy@pg.edu.pl. Mogą także istnieć aliasy funkcyjne. Przykładowo wysyłając maila na adres instruktorsekcjikarate@pg.edu.pl (taki adres oczywiście nie istnieje) mail może trafić do wszystkich instruktorów karate na Politechnice. Alias pocztowy może także kierować maile do folderu współdzielonego.

Folder współdzielony – folder pocztowy, do którego dostęp posiada wielu użytkowników przy czym dostęp ten może być udzielany na różnym poziomie uprawnień (część użytkowników może mieć dostęp do folderu z prawami tylko do odczytu podczas gdy inni mogą posiadać prawo do zapisu bądź usuwania wiadomości z folderu). Folder współdzielony podpinany jest do kont pocztowych użytkowników, mających mieć do niego dostęp.

W tym miejscu należałoby wyjaśnić pewne istotne różnice między aliasami a folderami współdzielonymi (z aliasami), które z punktu widzenia osoby wysyłającej maila na taki adres są w ogóle niezauważalne:

• maile wysyłana na "zwykły" alias trafiają bezpośrednio do skrzynek odbiorców (mieszają się z innymi, bardziej osobistymi mailami)

• po dodaniu kolejnego odbiorcy do danego aliasu, nie uzyska on dostępu do poprzednio wysyłanych wiadomości

• po odebraniu dostępu do danego aliasu, odebrane wiadomości nadal pozostają dostępne dla takiej osoby

• w przypadku obsługi aliasu przez wiele osób pozostałe osoby nie widzą, czy ktoś inny już nie odpowiedział na otrzymaną wiadomość

• w przypadku odpięcia aliasu od wszystkich skrzynek pocztowych (np. przy tymczasowej modyfikacji) wysłane na ten adres maile nigdy nie trafią do odbiorców

Są to wady, które dzięki zastosowaniu folderów współdzielonych można wyeliminować:

• maile wysłane na alias połączony z folderem współdzielonym trafiają do tego folderu (nie mieszają się z innymi, bardziej osobistymi mailami)

• po dodaniu kolejnego odbiorcy do danego folderu współdzielonego uzyskuje on dostęp do historii wiadomości

• po odebraniu dostępu do danego folderu współdzielonego osoba traci dostęp do wiadomości (minimalizujemy ryzyko nieuprawnionego wykorzystania już otrzymanych danych)

• w przypadku obsługi aliasu przez wiele osób pozostałe osoby widzą, czy ktoś inny już odpowiedział na otrzymaną wiadomość (i co odpowiedział – poprawia to jakość i spójność działania zespołu), dodatkowo wiadomości można grupować w wątki

• w przypadku odpięcia folderu współdzielonego od wszystkich skrzynek pocztowych (np. przy tymczasowej modyfikacji) wysłane na ten adres maile będą czekały w folderze współdzielonym

Jak widać powyżej alias pocztowy powiązany ze skrzynką pocztową daje mniejsze możliwości niż alias powiązany z folderem współdzielonym. W instrukcji zarządzania folderami współdzielonymi (w menu obok) jest przedstawione proponowane ustawienie klienta pocztowego Thunderbird, które zapewnia wykorzystanie najlepszych cech duetu "folder współdzielony z aliasem".

Lista dystrybucyjna – lista adresów email, na które przekazywane są wiadomości email przesłane na listę. W odróżnieniu od aliasu, lista dystrybucyjna posiada możliwość ograniczania użytkowników posiadających prawo wysyłania na listę.

Uprawnienia do zasobów pocztowych

W aliasach i folderach współdzielonych należy jeszcze pamiętać o uprawnieniach:

• ma mieć możliwość odczytu folderu współdzielonego, zapisu i kasowania plików

• możliwość wysyłania maili jako alias

• możliwość wglądu do folderu współdzielonego

• możliwość zapisu w folderze współdzielonym

• możliwość usuwania danych z folderu współdzielonego

• możliwość wysyłania z tożsamości związanej z tym adresem
  (znaczy że może wysyłać jako nadawca)
  lub

• pełne uprawnienia

W praktyce wygląda to tak, że możemy nadać pracownikowi np. dostęp do odczytu wiadomości w folderze współdzielonym (taki pracownik będzie mógł odczytywać wszystkie wiadomości wysłane na alias, trafiające do folderu współdzielonego) lub jednocześnie do odczytu i wysyłania maili w imieniu danego aliasu (pełna obsługa skrzynki). Istnieje także możliwość nadania uprawnień tylko do wysyłania maili, bez możliwości odczytu.

Powiązane artykuły