Anulowanie i archiwizowanie eDokumentów
- Marek Joskowski
Anulowanie i archiwizowanie - różnice
Wnioski składane w postaci eDokumentów mogą być anulowane lub archiwizowane. Wyróżniamy trzy sytuacje:
eDokument nie został podpisany przez składającego → składający (np. Student) może samodzielnie anulować eDokument, co spowoduje usunięcie go z systemu (przydatne w przypadku omyłkowego pobrania niewłaściwego eDokumentu, którego nie mamy zamiaru składać)
eDokument został podpisany, ale nie został w pełni zrealizowany, ponieważ jednostka realizująca eDokument (np. Dziekanat) stwierdziła, że dokument jest nieprawidłowy - został wypełniony powtórnie i dubluje inny, obsługiwany już dokument, został wybrany zły eDokument do wypełnienia itp. → Kierownik Dziekanatu może taki dokument anulować
eDokument został obsłużony do końca, zawiera wszystkie podpisy - w takiej sytuacji nie można dokumentu anulować, można go jedynie zarchiwizować co może wykonać Kierownik Dziekanatu
W przypadku eDokumentów obsługiwanych poza Dziekanatami (niedotyczących Studentów) anulowanie i archiwizację przeprowadza Helpdesk - należy wysłać zgłoszenie z numerem ID dokumentu do anulowania oraz powodem.
Operacje pojedyncze i grupowe
Dokumenty możemy anulować/archiwizować pojedynczo jak i grupowo. Operację na pojedynczych wnioskach wykonujemy wchodząc w szczegóły wniosku i przechodząc na sam dół wniosku, pod historią:
W zależności od aktualnego stanu wniosku będziemy mieli opcję anulowania (dla wniosków w trakcie wypełniania) lub możliwość archiwizowania (dla wniosków wypełnionych).
Grupowo natomiast zaznaczamy wybrane dokumenty (w poniższym przykładzie jest tylko jeden dokument - tak też można, ale oczywiście idea grupowych operacji jest taka, że zaznaczamy tu kilka eDokumentów):
Po zaznaczeniu dokumentów klikamy jedną z wybranych (zaznaczonych powyżej) opcji.
Należy pamiętać, że nie można zarchiwizować wniosków niewypełnionych (te podlegają anulowaniu) oraz nie można anulować całkowicie wypełnionych wniosków (te podlegają archiwizacji) - jeśli będziemy próbować wykonać te operacje w niepoprawny sposób, to Moja PG wyświetli nam taki komunikat. Z tego powodu nie można też w jednym podejściu zaznaczyć wniosków częściowo wypełnionych z całkowicie wypełnionymi, bo komunikat o błędzie będzie się pojawiał zarówno przy próbie grupowego anulowania jak i grupowej archiwizacji.
Podgląd “usuniętych” wniosków
Anulowane lub zarchiwizowane wnioski nie są usuwane - operując odpowiednio statusem w trakcie wyszukiwania wniosków możemy dotrzeć do nich:
Dodatkowo, jeśli chcemy zobaczyć wszystkie eDokumenty (np. danego z danego Wydziału) wystarczy odpowiednio ustawić filtry, po czym status ustawić na wybierz zaznaczając dodatkowo pole pokaż zarchiwizowane:
Centrum Usług Informatycznych Politechniki Gdańskiej 2024