Archiwizacja poczty w kliencie Thunderbird - metoda "starsza" (klasyczna)

Poczta e-mail w domenie pg.edu.pl domyślnie przechowywana jest na serwerach Uczelni. Dlatego też standardowa wielkość skrzynki pocztowej pracownika jest ograniczona i domyślnie wynosi 4 GB. Ograniczenie to związane jest z czasem potrzebnym na tworzenie kopii zapasowych oraz kosztów: utrzymania poczty oraz kopii zapasowych poczty elektronicznej. W ramach codziennie wykonywanych zadań może się okazać, że pojemność posiadanego konta jest niewystarczająca i cała pojemność skrzynki zostanie wykorzystana. Wówczas klient pocztowy zasygnalizuje w taki czy inny sposób brak miejsca na serwerze. W takim przypadku możesz przeprowadzić archiwizację poczty elektronicznej. Ponieważ najbardziej popularnym klientem (z racji posiadanych cech) jest program Mozilla Thunderbird, na przykładzie tego właśnie klienta pokazany zostanie sposób wykonywania archiwizacji. Jeżeli nie posiadasz zainstalowanego i skonfigurowanego programu Thunderbird, możesz zainstalować i skonfigurować program samodzielnie na podstawie tej instrukcji.

Aby sprawdzić procentową zajętość skrzynki, przejdź do właściwości swojej skrzynki odbiorczej w programie Thunderbird: zaznacz (podświetl) folder Odebrane na liście folderów programu pocztowego. Prawym klawiszem myszy wywołaj menu podręczne i wybierz z niego pozycję Właściwości. Opisany krok został pokazany na poniższym rysunku.

Open

W wyświetlonym oknie przejdź do zakładki Limit miejsca, gdzie wyświetlają się dane o zajętości skrzynki pocztowej PG.

Open

Po upewnieniu się, że skrzynka jest w 100% zajęta lub gdy jej zajętość zbliża się do tej wartości, kliknij prawym klawiszem myszy na pozycji Lokalne foldery i z menu wybierz pozycję Nowy folder:

Sugerujemy, aby dla archiwizowanej korespondencji przychodzącej przygotować folder o nazwie Odebrane:

W analogiczny sposób utwórz nowy folder o nazwie Wysłane, w którym umieszczona zostanie korespondencja wychodząca. Według własnego uznania (zgodnie z potrzebami), w nowo utworzonych folderach możesz zdefiniować dodatkowe podfoldery, aby dzięki temu podzielić wiadomości e-mail tematycznie lub według określonych kryteriów (możesz np. utworzyć podfoldery 2010, 2011, 2012… w folderze Odebrane w celu przechowywać poczty podzielonej według kolejnych lat).

Po utworzeniu odpowiedniej struktury katalogów (z własnego punktu widzenia), możesz rozpocząć wykonywanie archiwizacji. Przejdź do folderu, który zamierzasz zarchiwizować (np. do katalogu Odebrane) i zaznacz wiadomości, które chcesz przenieść z serwera PG do lokalnego archiwum (tj. na dysk własnego komputera). Przy zaznaczaniu wiadomości, pomocne mogą być poniższe rady:

• e-maile możesz posortować według tematu, nadawcy lub według daty – wystarczy w kliknąć na nazwę danej kolumny Temat, Nadawca itd. Kolejne kliknięcie na tej samej kolumnie odwróci kolejność sortowania, np. z rosnącego na malejące.

• możesz zaznaczyć pojedynczy e-mail,

• możesz zaznaczyć kilka różnych wiadomości – w tym celu wciśnij i przytrzymaj klawisz CTRL w trakcie klikania na określone e-maile,

• możesz zaznaczyć wiele wiadomości, pomiędzy dwoma wybranymi wiadomościami – w tym celu kliknij w jedną wiadomość, przytrzymaj klawisz SHIFT, a następnie kliknij inną wiadomość,

• możesz zaznaczyć jednocześnie kilka odrębnych wiadomości oraz kilka kolejnych e-maili – w tym celu użyj kolejno klawisza CTRL i SHIFT,

• możesz zaznaczyć wszystkie wiadomości umieszczone w danym folderze – w tym celu użyj kombinacji CTRL+A,

• pamiętaj, że zaznaczenie kilkuset (lub więcej) wiadomości, zależnie od wydajności komputera, może trwać kilka lub kilkanaście sekund (w skrajnych przypadkach nawet kilka minut). Nie należy wówczas klikać w przypadkowe miejsca, próbując „obudzić” komputer, lecz cierpliwie zaczekać na uzyskanie stanu zaznaczenia wiadomości.

Po zaznaczeniu interesujących wiadomości, kliknij na zaznaczeniu prawym klawiszem myszy i wybierz: Przenieś do → Lokalne foldery → np. Odebrane (jeśli archiwizujesz wiadomości przychodzące) → ew. wskaż podkatalog, jeśli zastosowano podział e-maili tematycznie lub wg latami, tak jak pokazano na poniższej ilustracji.

W tym momencie rozpocznie się proces przenoszenia wiadomości, który może (w zależności od ilości jednorazowo przenoszonych wiadomości oraz wydajności komputera) trwać od kilku sekund do nawet kilku godzin. Bieżący status przenoszenia będzie widoczny na dole okna klienta Thunderbird:

Po zainicjowaniu archiwizacji, warto po kilku minutach sprawdzić, czy w programie Thunderbird pojawił się komunikat o długo wykonywanym skrypcie. Jeśli pojawi się taka informacja, należy ją zaakceptować i pozwolić klientowi poczty na dalsze wykonywanie zadania. Po zakończeniu archiwizacji może się pojawić pytanie, czy chcesz uporządkować foldery. Porządkowanie jest tym procesem, który faktycznie usuwa z serwera zarchiwizowane przez nas emaile. Tak więc należy potwierdzić zamiar przeprowadzenia porządkowania:

Bieżący status porządkowania będzie widoczny na dole okna programu Thunderbird:

Po zakończonej archiwizacji oraz po uporządkowaniu folderów, zarchiwizowane wiadomości e-mail będą dostępnie jedynie w lokalnym archiwum, domyślnie zapisywanym na dysku własnego komputera. Zarchiwizowane wiadomości zostaną usunięte z serwera pocztowego, zwalniając w ten sposób miejsce w skrzynce pocztowej. Archiwizację poczty warto przeprowadzać cyklicznie, np. raz w roku. W razie konieczności, można ją wykonywać częściej. Pamiętaj, że zarchiwizowane wiadomości elektroniczne (tj. usunięte z serwera i zapisane w lokalnym archiwum) umieszczone są jedynie na lokalnym dysku Twojego komputera. W razie utraty sprzętu albo awarii dysku, możliwa jest utrata zarchiwizowanej w ten sposób korespondencji. We własnym zakresie należy więc dbać o wykonywanie kopii zapasowej lokalnego archiwum. Poniżej przedstawiono sposób wykonywania kopii zapasowej archiwum.

Aby wykonać kopię bezpieczeństwa, sprawdź lokalizację plików lokalnego archiwum: kliknij prawym klawiszem myszy na Lokalne foldery i wybierz pozycję Ustawienia:

Otwarte zostanie okno, w którym będzie się znajdować ścieżka położenia naszego folderu:

Zaznacz kursorem powyższą ścieżkę i skopiuj ją. Następnie wklej ją w systemie Windows, w polu Start → Uruchom. Otwarty zostanie folder zawierający pliki archiwów klienta Thunderbird. Pliki znajdujące się w tym folderze skopiuj (użyj opcji Kopiuj – Wklej, a nie Wytnij) na inny nośnik, najlepiej dysk zewnętrzny lub pendrive USB. Powinien to być dysk inny niż umieszczony wewnątrz Twojego komputera.

Pamiętaj, że maile przeniesione do lokalnego archiwum będą dostępne jedynie z poziomu komputera, na którym znajdują się zarchiwizowane pliki – nie będzie ich więc na serwerze PG (czyli z poziomu klientów poczty on-line Webmail i Roundcube będą niewidoczne).

Jeżeli, pomimo skutecznie wykonanej archiwizacji, nie udało się Tobie istotnie zmniejszyć zajętości skrzynki pocztowej lub jeśli posiadasz potrzebę utrzymywania na serwerze pewnych maili (np. w związku z prowadzeniem ważnego projektu), które w dużym stopniu zajmują pojemność skrzynki, możesz złożyć drogą elektroniczną wniosek o powiększenie przestrzeni skrzynki pocztowej. W tym celu wypełnij https://gdansktech.atlassian.net/servicedesk/customer/portal/3/group/5/create/36 i odpowiednio uzasadnij swoją prośbę. Zgłoszenie zostanie przekazane do rozpatrzenia przez Dyrektora Centrum Usług Informatycznych. Jeśli wniosek zostanie rozpatrzony pozytywnie – pojemność Twojej skrzynki pocztowej zostanie zwiększona. Przed złożeniem wniosku o zwiększenie skrzynki pocztowej, należy jednak w pierwszej kolejności podjąć próbę archiwizacji poczty. Przesłanie wniosku o powiększenie skrzynki pocztowej bez wcześniejszego podjęcia skutecznej archiwizacji, może skutkować decyzją odmowną.

Powiązane artykuły