Składanie wniosku

Aby złożyć wniosek Podróż służbowa/wyjazd krajowy, użytkownik musi zalogować się do systemu Moja PG, a następnie wejść do aplikacji Wyjazdy.  W zakładce Wnioskuj , należy wybrać rodzaj wyjazdu Podróż służbowa/wyjazd krajowy:

Open

Wnioskuj

Po kliknięciu przycisku Dalej  następuje przejście do kroku 2, w którym należy wypełnić pola formularza.

Open

Wnioskuj

Pracownik ma możliwość wypełnienia wniosku dla siebie, jak również w imieniu innego pracownika. Domyślnie zaznaczone jest pole Wypełniam dla siebie .  

Formularz podzielony jest na kilka sekcji. W pierwszej podane są Informacje o osobie wyjeżdżającej .  Pola imię i nazwisko, nr ewidencyjny pracownika, stanowisko oraz jednostka organizacyjna uzupełniane są automatycznie, na podstawie danych osoby zalogowanej do systemu.

Jeśli wniosek ma zostać wypełniony za innego pracownika, należy odznaczyć pole Wypełniam dla siebie a następnie wybrać z listy pracowników , odpowiednią osobę i kliknąć szukaj

Automatycznie zostaną uzupełnione dane o wybranym pracowniku:

W sekcji Miejsce docelowe należy podać informacje o docelowym miejscu wyjazdu: 

• Miasto docelowe –   pole obowiązkowe. Użytkownik podaje miasto, do którego ma zamiar wyjechać,

• Instytucja – pole nieobowiązkowe.

W sekcji Czas trwania podróży służbowej/wyjazdu należy podać czas trwania wyjazdu:

• Na czas od – do – pole obowiązkowe. Użytkownik określa datę rozpoczęcia i zakończenia delegacji. Należy podać datę wyruszenia z miejscowości początku delegacji oraz datę powrotu do miejscowości zakończenia  delegacji.

W polach Cel podróży służbowej/wyjazd należy podać:

• W celu – pole obowiązkowe. Użytkownik musi podać cel lub formę jego udziału na wyjeździe (np. prelegent, słuchacz, wykładowca),

• Typ wydarzenia – pole obowiązkowe. Użytkownik z rozwijalnej listy wybiera typ wydarzenia, na które ma się udać. Jeżeli zostanie wybrana konferencja, pojawią się dodatkowe obowiązkowe do wypełnienia pola „Początek pobytu na konferencji” oraz „Koniec pobytu na konferencji”

• Dodatkowe informacje – pole obowiązkowe. Użytkownik może podać tytuł wydarzenia i/lub odnośnik  do materiałów informacyjnych (np. strona konferencji, zaproszenia, formularz zgłoszenia udziału, itp.) .

W sekcji Szczegóły przejazdów użytkownik musi podać:

• Miejscowość początku podróży służbowej/wyjazdu – użytkownik w tym polu wpisuje nazwę miasta, w którym zaczyna delegację,

• Miejscowość zakończenia podróży służbowej/wyjazdu – użytkownik w tym polu wpisuje nazwę miasta, w którym kończy delegację,

• Środek lokomocji – z rozwijalnej listy użytkownik może wybrać środek lokomocji, którym będzie jechał np. pociąg, samochód czy samolot. W każdej z wybranych opcji znajdują się dodatkowe pola, które należy uzupełnić. Użytkownik może podać szczegóły określające wybrany środek transportu np. klasa pociągu/samolotu, rodzaj biletu, przysługująca ulga. Jeżeli zostanie wybrany samochód, pojawią się dodatkowe obowiązkowe pola: Numer rejestracyjny, Pojemność silnika, którą można wybrać z listy oraz pole Uzasadnienie użycia samochodu,

• Jadę jako pasażer – zaznacza osoba, która jedzie na wyjazd samochodem jako współpasażer, a nie kierowca i właściciel samochodu.

Przy wyborze samochodu jako środka lokomocji pojawia się również dodatkowy checkbox Proszę o rozliczenie kosztów podróży do wysokości cen biletów PKP/PKS. Należy go zaznaczyć, jeśli całkowity koszt podróży przekroczy koszty zwracane przez pracodawcę. Checkbox ten wpływa na późniejszy sposób rozliczenia delegacji.

Istnieje możliwość wybrania kilku środków lokomocji do jednej Delegacji jeżeli zachodzi taka potrzeba. Z listy rozwijalnej wybieramy kolejny środek lokomocji

Finansowanie podróży służbowej/wyjazdu to sekcja, w której można zawrzeć informacje dotyczące zakresu refundacji:

• Zakres refundacji – użytkownik ma możliwość zaznaczenia jednej z 3 opcji refundacji wyjazdu – Wyjazd nierefundowany (ustawiony domyślnie), Wyjazd częściowo refundowany, Wyjazd w całości refundowany.

• W przypadku wyboru wyjazdu częściowo refundowanego, pojawiają się dodatkowe obowiązkowe do wypełnienia pola informujące o tym, których usług nie finansuje Politechnika Gdańska.

• Pojawia się również pole Opis refundacji – pole obowiązkowe. Należy podać dodatkowe informacje dotyczące refundacji:

Dla wyjazdu całkowicie refundowanego pojawi się dodatkowe pole:

• Opis refundacji – pole obowiązkowe. Użytkownik może krótko napisać jak ma wyglądać refundacja wyjazdu.

Oświadczenia i deklaracje to sekcja, którą należy uzupełnić wtedy, gdy wyjazd dotyczy osoby prowadzącej zajęcia w tym samym terminie:

W tej sekcji należy również oznaczyć obowiązkowe oświadczenia. Są to pola typu checkbox:

W przypadku, gdy delegacja wypełniana jest przez osobę inną niż wyjeżdżająca, powyższe obowiązkowe oświadczenia, będą dostępne do podpisu dopiero na koncie osoby wyjeżdżającej przy akceptacji wniosku.

Wnioskuje o przyznanie zaliczki – jest polem nieobowiązkowym. Domyślnie nie jest ono oznaczone, a dalsza część formularza pomija pola związane z wnioskowaniem o zaliczkę.

W przypadku konieczności pobrania zaliczki, należy oznaczyć ten checkbox a następnie w kolejnym kroku wniosku wypełnić odpowiednie pola. Zostanie to opisane w dalszej części instrukcji.

Ostatnia sekcja formularza, to Akceptacja wyjazdu. Jest to sekcja obowiązkowa. Użytkownik musi wprowadzić nr projektu lub imię i nazwisko kierownika projektu . Automatycznie podstawi się nazwa projektu .

Następnie powinien wybrać z listy osobę, która zaakceptuje polecenie wyjazdu jako kierownik (bezpośredni przełożony osoby wyjeżdżającej), pod względem finansowym (dysponent środków finansowych) oraz jako zwierzchnik kierownika (np. dziekan, prodziekan).
Osoby będące dysponentami środków finansowych mają przypisane przez Kwesturę zadania. Po wyborze z rozwijalnej listy wybranego nazwiska, należy wybrać przypisany do danej osoby nr projektu. Obok numeru projektu znajduje się opis czego on dotyczy.

Pola dotyczące numeru projektów nie mogą pozostać puste, są obowiązkowe.

Na końcu formularza osoba wyjeżdżająca widzi jeszcze pole „Zatwierdzający zaliczkę”. Jest to tylko informacja, o tym, kto zatwierdza zaliczkę jako Kwestor i Kanclerz. Sekcji tej nie można edytować:

Po wypełnieniu całego formularza, użytkownik może zapisać wersję roboczą wniosku , bądź przejść do kolejnego kroku , w zależności od tego, czy wnioskował o zaliczkę, czy nie.

Jeżeli użytkownik zaznaczył checkbox Wnioskuje o przyznanie zaliczki, w 3 kroku formularza musi podać kwotę zaliczki o jaką wnioskuje.

Pracownik może pobrać zaliczkę w gotówce lub przelewem na konto bankowe. Określa to w sekcji Opcje wypłaty zaliczki poprzez zaznaczenie radiobuttona gotówka lub przelew bankowy.  W przypadku wybrania przelewu, użytkownik jest zobowiązany podać numer konta bankowego.

Po uzupełnieniu wszystkich danych w zakładce Zaliczka, po naciśnięciu przycisku Dalej system przekierowuje użytkownika do kroku 4 wniosku. Użytkownik ma możliwość podejrzenia wprowadzonych przez siebie danych. Może z tego poziomu anulować wniosek za pomocą przycisku Anuluj. Na każdym etapie składania wniosku, za pomocą przycisku Wstecz użytkownik może cofnąć się do poprzednich zakładek i zmienić wprowadzone dane, oraz zapisać formularz jako wersję roboczą.

Przed wysłaniem wniosku należy sprawdzić wprowadzone dane, ponieważ konsekwencje podania błędnych danych ponosi osoba wypełniająca wniosek. 

Aby wysłać wypełniony poprawnie wniosek, należy kliknąć przycisk Wyślij wniosek. Następuje przejście na zakładkę Informacje. Wyświetla się na niej komunikat Wniosek został złożony poprawnie:

Po naciśnięciu przycisku Zamknij, następuje przejście do zakładki Moje wyjazdy . Wprowadzony przez użytkownika wniosek znajduje się na początku listy. Ma ustawiony status W akceptacji

W zakładce Moje wyjazdy, użytkownik może podejrzeć status złożonego wniosku, bądź go anulować. Jeżeli wniosek został wystawiony za osobę wyjeżdżającą, to może ona zatwierdzić taką delegację również w tej zakładce naciskając w ostatniej kolumnie Zaakceptuj jako: Podpis osoby wyjeżdżającej. Nie może takiego wniosku anulować ze swojego konta. Może tego dokonać jedynie osoba wystawiająca delegację. Złożony wniosek będzie widoczny jednocześnie na koncie osoby go składającej i osoby wyjeżdżającej, jeśli nie jest to ta sama osoba.

Powiązane artykuły