Moja PG - eDziekanat - przypisywanie dokumentów, protokoły

Przeznaczeniem poniższych instrukcji jest opisanie jakie możliwości daje portal Moja PG oraz jakie posiada funkcje. Poniższe instrukcje zostały sporządzane tak, aby użytkownik w łatwy sposób mógł zdobyć konkretną wiedzę merytoryczną oraz jasne wskazówki na temat realizacji zadań we wspomnianym systemie.

Przypisywanie dokumentów do kursu

Przypisanie dokumentu

1. Wyszukujemy kurs w zakładce Kursy -> Lista kursów. W polu Pełna nazwa kursu wpisujemy pożądany przez nas kurs. Klikamy Szukaj.

   Open

   
   Open

   

2. Klikamy na znaleziony kurs i przechodzimy do widoku jak poniżej:

3. Następnie zakładka Studenci na kursie.

4. W tym miejscu pojawi nam się lista wszystkich studentów.

5. Załóżmy, że tym studentom chcielibyśmy przypisać ślubowanie. Przypisywanie umów i regulaminów odbywa się w następującej ścieżce: Administracja -> Dydaktyka -> Zarządzanie regulaminami/umowami:

6. Regulamin, który chcemy studentom przypisywać, musimy stworzyć. Aby to zrobić klikamy Dodaj (1).

7. Wyświetli nam się nowe okno:

8. Nadajemy:

   1. Nazwę np. Ślubowanie.

   2. Symbol powinien się składać z unikalnego skrótu. Na naszym przykładzie niech będzie to Reg_S_WE_I_NST_2023_2024_Z czyli Regulamin ślubowania na Wydziale Ekonomicznym I stopnia, niestacjonarne w roku 2023/2024. Symbol ten będzie się również wyświetlał, gdy taki regulamin będziemy przypisywać do studenta. Pozwoli to nam na łatwiejsze odnalezienie dokumentu.

   3. Plik regulaminu/umowy, to nic innego jak dołączenie pliku do formularza.

   4. Opis widoczny dla studentów, który może być znaczenie szerszy niż na naszym przykładzie.

   5. Niestandardowy tekst aplikacji. Pole do zaznaczenia lub nie. Daje nam to możliwość jak sama nazwa wskazuje, umieszczenia tekstu niestandardowego. Domyślnie jest: „Zapoznałem się z regulaminem…”. Dzięki tej opcji możemy sobie takie tekst spersonalizować.

   6. Jednostka administracyjna. W tym polu wybieramy wydział, który jest obsługiwany przez osobę w dziekanacie.

   7. Tytuł emaila. Tytuł emaila.

   8. Treść emaila.  Treść, którą chcemy zawrzeć w emailu.

9. Klikamy Zapisz. Następnie pojawi nam się widok utworzonego przez nas dokumentu.

10. Po prawej stronie widzimy Akcje (1).

    1. Lupą możemy podejrzeć szczegóły.

    2. Ołówkiem edytujemy dokument.

    3. Drukarka pozwala nam na wydruk dokumentu. Możemy wydrukować Regulamin z potwierdzeniami bądź Tylko potwierdzenia.

    4. Dezaktywacja, dokument stanie się nieaktywny.

11. Wracamy do naszego kursu.

12. Wyświetli nam się lista studentów. Aby zaznaczyć wszystkie osoby na liście, klikamy Wszystko (1), następnie wszystkie ptaszki w polu (2) zaznaczą się nam. W akcjach poniżej, klikamy Przypisz umowę/regulamin (3).

13. Pojawi się kolejne okno:

14. Wybieramy nasz Wydział i Nazwę umowy/regulaminu (którą wcześniej stworzyliśmy). Klikamy Zapisz. Pokaże nam się kolejne okienko. Zatwierdzamy, że chcemy przypisać umowę dla 60 studentów.

15. Powinno pojawić się okno, że Przypisywanie zakończono pomyślnie.

16. Aby zobaczyć nasze wyniki z poziomu dziekanatu, znajdźmy konto studenta.

17. Jeśli rozdzielczość naszego monitora jest za mała, to musimy przesunąć pasek w prawo zgodnie z kierunkiem strzałki. Na monitorach z większą rozdzielczością nie powinno być problemu.

18. Klikamy w Umowy/Regulaminy. Wyświetli nam się lista dostępnych dokumentów. Z tego poziomu widzimy, że dokument nie jest jeszcze zaakceptowany (1). Możemy również wykonać Akcje (2) czyli wycofać dokument.

Widok interfejsu od strony studenta

Po zalogowani się do aplikacji Moja PG ukaże nam się okno:

Widzimy w niej, że mamy 2 nieprzeczytane wiadomości oraz 1 niezaakceptowany regulamin/umowę.

Okno wiadomości wygląda następująco. Pokazują nam się tutaj emaile, czy to z dziekanatu, czy też z poziomu nauczyciela, który może wysłać emaila do studentów z którymi miał do tej pory zajęcia. 

Po przeczytaniu wiadomości, wracamy do widoku głównego. Informacja o nieprzeczytanych wiadomościach już zniknęła.

Następnie klikamy na Niezaakceptowane regulaminy/umowy. Z dokumentem możemy się zapoznać (1) i zaakceptować go (2).

Po Zaakceptowaniu dodatkowo wyświetli się nam podgląd. Klikamy na checkboxa Zapoznałem się (1), a następnie Zapisz (2). Taki regulamin/umowę możemy również podejrzeć w pliku PDF.

W tabelce Zaakceptowany widnieje status zaakceptowany oraz Data akceptacji.

Wracając do zakładki Start na samym dole widzimy również informacje o tym do jakich kierunków jesteśmy przypisani.

Natomiast w zakładce Studia (1) -> Przedmioty (2), student może posłużyć się linkami aktywnymi, aby zobaczyć przedmioty jakie ma przypisane w ramach każdego kursu. W naszym przykładzie wybierzemy kierunek Międzynarodowe stosunki gospodarcze (3).

Student zawsze będzie miał możliwość podejrzenia jakie przedmioty ma realizować. Możemy to połączyć również z kartami ECTS.

Wróćmy jeszcze na stronę dziekanatu, aby zobaczyć jak wygląda dokument, który jest już zaakceptowany. Przekonamy się jakie zaszły zmiany.

Pobieramy dokument i otwieramy go. Pojawił nam się ciąg znaków, liter oraz cyfr. Znajdziemy go również poniżej na kolejnej stronie (1) w Potwierdzeniu podpisania dokumentu. Jeśli jest taka potrzeba możemy, to wydrukować i przechowywać w teczce studenta.

Widok zaakceptowanych regulaminów/umów

1. Wchodzimy w Dane -> Zestawienia -> Zaakceptowane regulaminy/umowy.

2. W tym miejscu możemy wyfiltrować studentów, którzy podpisali oświadczenia bądź nie.

3. Jest to miejsce z którego korzystamy, aby zweryfikować stan podpisania ślubowań, jak również innych dokumentów.

Zamawianie zaświadczenia z perspektywy studenta

1. Wchodzimy w zakładkę Student -> Dokumenty -> Złóż wniosek. W karcie znajdują się również eDokumenty. Ważnym jest, aby student wybrał kurs na którym faktycznie chciałby mieć to zaświadczenie wydane.

2. Po wybraniu kursu, naciskamy przycisk Dalej.

3. Następnie należy kliknąć w listę Rodzaj wniosku (1).

4. Wybrać z listy rozwijalnej potrzebny nam dokument.

5. W naszym przykładzie wybierzemy Zaświadczenie do Urzędu Skarbowego.

6. W polu Liczba sztuk: wybieramy ilość dokumentów.

   W Informacjach dodatkowych: wpisujemy informacje, które dodatkowo chcielibyśmy zawrzeć.

7. Klikamy przycisk Wyślij wniosek.

8. Po poprawnym złożeniu wniosku wyświetli się nam komunikat:

9. Jest to moment, w którym student oczekuje na informacje z dziekanatu, że dany wniosek jest gotowy.

   List gotowych wniosków będzie wyglądała jak ta poniżej.

Miejsce, do którego wpływają wnioski wysłane przez studenta

1. Przechodzimy do kafelka Dziekanat. Wybieramy Wnioski -> Aktywne.

2. Gdy studenci składają prośbę o zaświadczenie, to we wnioskach Aktywnych pojawiają się wszystkie zamówienia, które wpłynęły do dziekanatu.

Możliwość wygenerowania zaświadczenia dla studentów po stronie dziekanatu

1. Należy znaleźć studenta po numerze albumu bądź po innych danych. Wybrać zakładkę Zaświadczenia/Decyzje i kliknąć w potrzebną nam opcje.

2. Generuj zaświadczenie, wybieramy rodzaj zaświadczenia, “nr zaśw. automatycznie” zostawiamy zaznaczone i koniecznie musimy wybrać kurs.

3. Wyświetli nam się okienko z Podglądem wydruku, który możemy wygenerować do PDFa.

4. W podglądzie wydruku, możemy przekonać się czy treści, których potrzebujemy faktycznie zawierają się w dokumencie.

    

5. Natomiast, gdy naciśniemy przycisk Generuj, będzie to już gotowy dokument z nadanym numerem zaświadczenia.

6. Aby wyświetlić dokument klikamy ikonę PDFa (1), który wyświetli nam gotowy dokument i będzie miał już nadany numer zaświadczenia.

    

7. Przygotowany dokument drukujemy i wydajemy studentowi. Należy pamiętać jeszcze o tym, aby nacisnąć opcję Wydaj (2). Następnie wyskoczy kolejne okno Druk potwierdzenia odbioru zaświadczenia/decyzji. Kolejny raz naciskamy ikonę PDFa w celu wygenerowania druku potwierdzenia odbioru.

8. Student takie potwierdzenie musi podpisać i wtedy taki dokument odkładamy do teczki studenta. Gdy zaświadczenie zostanie wydrukowane i podpisane w naszej tabelce pojawi się informacja z datą, kiedy dokument został wygenerowany i wydany.

9. W tabelce wyświetli się nam data wydania pisma.

10. Jeśli okazałoby się, że na powyższej liście brakuje jakiegoś zaświadczenia, to możemy wygenerować tzw. Zaświadczenie generyczne.

11. Okno w całości wypełniamy. Po wypełnieniu, możemy skorzystać z podglądu, który wygeneruje nam się w pliku PDF.

12. Jest to zwykły dokument na białym szablonie, w którym są wszystkie treści, które wpisujemy w oknie Generacji zaświadczenia.

13. Po naciśnięciu na przycisk Generuj dokument wyświetli nam się na liście.

14. Dokument należy Wydać, wygenerować w PDFie potwierdzenie odbioru, pobrać podpis od studenta i przechowywać w teczce.

Zdejmowanie prognozy

Zdjęcie prognozy

1. Przechodzimy do zakładki Kurs.

2. Znajdźmy dowolnego studenta na kursie. Poniżej szybkie przypomnienie, jak to zrobić.

3. Widzimy, że powyższa studentka ma ustaloną prognozę, ponieważ mówi nam o tym zielone tło wierszy. Prognozę będziemy ściągać dla całego kierunku i wtedy te przedmioty staną się wymagalne. Taki zabieg przeprowadzamy przed sesją. Zdjęcie prognozy jest również możliwe od strony pojedynczego studenta.

4. Zdjęta prognoza przybiera różowy kolor tła.

5. Gdy przejdziemy do pełnej listy studentów, możemy zauważyć, że ściągniecie prognozy na jednym przedmiocie skutkuje odjęciem 2 punktów. Natomiast Suma punktów przypisanych do studentki wynosi 2 i Dług również 2.

Masowe zdjęcie prognozy

1. Zaznaczamy wszystkich studentów, a następnie klikamy Zdejmij prognozę.

2. Możemy wybrać również Semestr akademicki. Klikamy Zapisz.

3. Pojawi się lista studentów u których powinny zajść zmiany. Jeśli taka zmiana się nie dokonała, należy kilka razy odświeżyć listę poprzez opcję Szukaj.

Operacje na protokołach

Wprowadzenie

1. Wybieramy Kurs. Następnie Przedmioty na kursie.

2. Naszym oczom ukaże się tabela, która mówi nam o tym, że znajdujemy się na Semestrze 4 (1) oraz osobą odpowiedzialną za przedmiot jest (2).

3. Wejdźmy w Seminarium magisterskie. Warto wspomnieć, że jeśli chodzi o protokoły, to do jednego przedmiotu jest przypisany jeden protokół. Jeżeli przedmiot jest międzywydziałowy albo mamy wiele grup zajęciowych danego typu, to możemy protokół podzielić względem wydziałów albo grup zajęciowych.

4. W poniższym przykładzie widoczne dla nas są Grupy zajęciowe (1), nauczyciele przypisani (2), osoba odpowiedzialna za przedmiot (3) oraz przypisani studenci (4).

5. Lista studentów przypisanych do danych ćwiczeń, wygląda następująco:

6. W głównym widoku seminarium magisterskiego, możemy zauważyć, że przedmiot jest wieloprotokołowy (1), gdybyśmy chcieli odznaczyć tę opcję, klikamy w Edytuj (2).

7. Jeśli chcemy „zdjąć” zaznaczenie, klikamy na checkboxa.

8. Jeśli przedmiot ma być wieloprotokołowy, to następnie Dzielimy studentów na protokole po Wydziale studentów.

9. Lub po Grupach ćwiczeniowych, gdzie z kolei nadajemy Rodzaj zajęć dla protokołów.

10. Nadawanie osób odpowiedzialnych za przedmiot. W ramce (1) widzimy wszystkie odpowiedzialne osoby za dany przedmiot. W opcji nr (2) możemy dopisać taką osobę.

11. Wypełniamy wszystkie zaznaczone czerwoną ramką. Następnie Wybierz (3).

12. W kolejnym oknie zatwierdzamy nasz wybór opcją Zapisz.

13. W poprawnie wypełnionych oknach, pojawi nam się osoba odpowiedzialna za dany przedmiot.

Generowanie protokołów na różne sposoby

Generowanie protokołu bezpośrednio w przedmiocie - metoda 1

1. Wybieramy przedmiot.

2. Klikamy Otwórz protokół.

3. Ustawia się tutaj datę dzień po, po sesji podstawowej i wówczas nauczyciel odsyła protokoły.

Generowanie protokołu bezpośrednio w przedmiocie - metoda 2

1. Wybieramy przedmiot.

2. Klikamy Otwórz protokół.

3. Ustawiamy tutaj datę końcową sesji poprawkowej i zostawia się tutaj dowolność nauczycielom w wysyłce protokołu. Nauczycieli obowiązuje ostatni termin, gdyż dziekanat potrzebuje tych danych, aby móc już rozliczać sesje.

Jaka jest różnica pomiędzy tymi dwoma metodami?

1. Będąc dalej na przedmiocie, wchodzimy w zakładkę Protokół.

2. Wyświetli nam się podgląd protokołu. Widnieją tutaj wszystkie podstawowe informacje. Status, rodzaj zaliczenia, nauczyciel, rok akademicki oraz asystent do protokołu, którego możemy sobie przypisać od strony nauczyciela. W niektórych przypadkach kierownicy dziekanatów, również mają taką możliwość.

3. W tym widoku możemy zobaczyć jak wygląda wysłany protokół do nauczyciela. W naszym przypadku do Pani Wioletty Braun. Na tę chwilę nie widzimy żadnych ocen końcowych, dat oraz zaliczonych zajęć. Zauważyć możemy dane studentów i to czy ocena jest zatwierdzona bądź nie.

4. Aby znaleźć taki protokół wejdźmy w Przedmioty -> Protokoły.

5. W poszukiwaniu naszego protokołu zaznaczmy filtry, tak jak na poniższym przykładzie. Możemy jeszcze zaznaczyć interesujący nas Wydział lub Kierunek.

Tworzenie masowych protokołów

1. Wchodzimy w Przedmioty -> Lista przedmiotów. Ustawiamy potrzebne nam filtry.

2. Jeśli chcemy wygenerować masowy protokół, to klikamy na Wszystko (1), po lewej stronie ptaszki zaznaczą każdego checkboxa. Możemy też wybrać samodzielnie interesujące nas checkboxy (2). Następnie klikamy Utwórz protokół (3).

3. Ustawiamy datę. Klikamy Zapisz.

4. Pojawia się informacja o generowaniu plików w tle.

5. Przechodzimy na zakładkę Start (1). Widzimy rezultaty operacji wykonywanych w tle (2) oraz nasze protokoły (3).

6. Gdy klikniemy w Tworzenie protokołów system wyświetli nam następujący widok:

7. Żeby zobaczyć utworzone protokoły, musimy wrócić do zakładki Kursy -> Wybrany Kurs.

8. Wejdźmy w nasze seminarium magisterskie. Następnie Protokoły.

Widok protokołów od strony dziekanatu

1. Na stronie głównej moja.pg.edu.pl przechodzimy do aplikacji Dziekanat.

2. Przechodzimy na zakładkę Przedmioty -> Protokoły.

3. Zwróćmy uwagę jakie filtry mamy zaznaczone. Nas interesują Wysłane do dziekanatu.

4. Wejdźmy na jeden z wysłanych protokołów.

5. W czerwonym polu mamy podstawowe informacje o protokole. Możemy również przejść do Historii zmian.

6. W historii zmian możemy zauważyć poniższe zmiany oraz listę studentów, którą należałoby odpowiednio sformatować, aby była bardziej czytelna.

7. Gdy klikniemy w trójkącik skierowany do góry w Ocenie końcowej (1) możemy wyfiltrować tak, aby oceny układały się od najmniejszej do największej. W tabeli (2) można zaznaczyć wszystkie pola lub wybrane. Zakładamy, że chcemy zaznaczyć wszystkie oceny pozytywne.

8. Zjeżdżamy na sam dół, aby zatwierdzić dokument. Klikamy Oznacz jako zatwierdzone.

9. Oceny zatwierdzone również możemy przefiltrować klikając mały trójkącik. I tak oto tym sposobem widzimy wszystkie zatwierdzone osoby.

10. Gdyby zdarzyło się tak, że doszło do jakiejś pomyłki, to możemy taka osobę odznaczyć. Wystarczy kliknąć na checkboxa przy nazwisku studenta i użyć opcji Oznacz jako niezatwierdzone.

11. Wtedy student ponownie będzie miał ocenę niezatwierdzoną.

Masowe zatwierdzanie protokołów

1. Na stronie głównej moja.pg.edu.pl przechodzimy do aplikacji Dziekanat.

2. Przechodzimy na zakładkę Przedmioty -> Protokoły.

3. Zwróćmy uwagę jakie filtry mamy zaznaczone. Nas interesują Wysłane do dziekanatu.

4. Zaznaczamy wszystkie checboxy i używamy opcji Zatwierdź. I wtedy możemy wysłać je na kolejny termin.

5. Określamy datę składania protokołu.

6. Dodatkowe opcje:

   1. Wyślij na kolejny termin protokół ponownie pojawi się u nauczyciela i wówczas wyświetla się on w protokołach aktywnych.

   2. Zwróć do nauczyciela protokół nie będzie posiadał statusu nowy, tylko zwrócony.

Operacje na protokołach jako nauczyciel

Wypełnianie protokołu

1. Na stronie głównej moja.pg.edu.pl wybieramy aplikację Nauczyciel.

2. Widok, który się wyświetli to Lista aktywnych protokołów. Są to protokoły, które zostały utworzone przez dziekanat. Przechodzimy do wypełniania takiego protokołu. Klikamy np. w Przedsiębiorstwo w kryzysie.

3. Na wyświetlonej karcie znajdują się wszystkie podstawowe informacje o danym protokole.

4. Aby wypełnić oceny ręcznie, przejdźmy do zakładki Oceny.

5. Zakres ocen mieści się od 2.0 do 5.0 (1). Gdyby był to przedmiot tylko na zaliczenie, to zamiast ocen widniałaby ZAL albo BRAK.

6. Gdy wybierzemy ocenę, podświetlą nam się na czerwono Zaliczone zajęcia.

7. Jeżeli ocena jest pozytywna, to zarówno Wykłady (W) jak Ćwiczenia (Ć) będą zaznaczone. Jeśli ocena będzie negatywna, to obie opcje będą odznaczone. Oczywiście prowadzący ma możliwość przy negatywnej ocenie, zaznaczenia checkboxa, bo np. student nie zaliczył wykładów, ale zaliczył ćwiczenia, pomimo tego, że ocena z przedmiotu pozostaje negatywna. Gdy dziekanat będzie zapisywał studenta na powtarzanie przedmiotu, to student zostanie zapisany tylko na wykład (W), którego nie ma zaliczonego. 

8. Kolejnym oknem jest data, którą można wpisywać indywidualnie bądź na innym etapie – zbiorczo.

10. Aby zapisać nasze oceny, zjeżdżamy na dół tabelki i klikamy Zapisz zmiany.

11. Wyświetli się nam potwierdzenie w którym musimy określić zbiorczą datę. Następnie klikamy Zapisz oceny.

12. I taka data zostanie dopisana do pól, które wcześniej były nieuzupełnione.

Eksport oraz import ocen w wygenerowanym pliku .xls

1. Należy wrócić do zakładki Dane protokołu. Klikamy na Export listy studentów do protokołu dla pliku xls.

2. W takim pliku nauczyciel może wypełniać Oceny końcowe (1), Daty (2) oraz Zaliczenia (3), które należy oznaczać literą Z. Następnie taki plik zapisuje oraz importuje w Danych protokołu. Wygenerowany plik powinien wyglądać następująco:

3. Po wypełnieniu pliku klikamy Import ocen z pliku xls oraz wczytujemy wypełniony plik.

Wysyłka protokołu

1. Przechodzimy do widoku głównego, w którym znajdują się wszystkie protokoły do wysyłki.

2. W dalszym ciągu mamy możliwość edycji takiego protokołu. W akcjach widzimy statystyki m.in. ocen zatwierdzonych bądź niezatwierdzonych.

3. Wchodzimy w interesujący nas przedmiot. Następnie w oceny.

4. Po czym możemy kliknąć Zapisz zmiany (1) zapisze nam się wtedy data zaliczonych przedmiotów bądź od razu możemy Wysłać protokół. Ta opcja sprawi, że zmiany zostaną zapisane i wysłane.

5. W Dacie zaliczeń dla niewypełnionych pól (1) wybieramy datę zaliczeń dla pozostałych przedmiotów, a następnie klikamy Wyślij do dziekanatu (2), co jak sama nazwa wskazuje sprawi wysyłkę do dziekanatu.

Widok protokołu od strony nauczyciela

1. Przechodzimy do zakładki Protokoły, a następnie Wszystkie. Filtrujemy protokoły, jednak uwagę trzeba zwrócić na filtr Zwrócone do nauczyciela.

2. Wybieramy dany przedmiot z listy, np. Przedsiębiorstwo w kryzysie.

3. Wyszukujemy wybranego studenta.

4. Zmieniamy studentowi ocenę. Zapisujemy zmiany.

5. Określamy datę zaliczenia dla niewypełnionych pól oraz naciskamy przycisk Zapisz oceny.

6. Wyfiltrujmy sobie jeszcze listę studentów, którzy nie mają zatwierdzonej osoby.

7. W czerwonej ramce poniżej widzimy osoby z negatywną oceną

8. Możemy je poprawić oraz ponownie wysłać protokół. Ustalamy datę i naciskamy przycisk Wyślij do dziekanatu.

9. Następnie powinien on już być widoczny w aplikacji Dziekanat.